Йымдастыру қызметінің қалыптасуы
Менеджмент басты қызметтерінің бірі ұйымдастыру болып табылады. Бұл функцияны менеджерлер өздерінің қызмет дәрежелеріне қарамастан атқарады. Ұйымдастыру- кәсіпорын құрылымын қалыптастыру процесі. Ол мақсатқа жету үшін адамдардың бірігіп тиімді жұмыс істеуіне мүмкіндік береді. Сонымен қатар жай адамдардың бірігіп жұмыс істеуі әлі ұйым құрылды деген сөз емес. Басқаша айтқанда, жұмысты жобалаудан ұйым құруға көшу деген сөз жұмыс (қызмет түрлері) пен оны іске асыратын жұмыскерлерді өзара жалғастыруды білдіреді. Жалғастыру осы жұмыстарды орындайтын адамдар мен жұмыстардың арасында өзара әрекеттестікті қамтамасыз етуі қажет. Бұл әрекеттестік ұйым құрылымында көрінетін статистикамен және ұйымда жүргізіліп жатқан процестерде көрініс беретін, оның сыртқы орта өзгерістеріне беімделуіне байланысты “тірі организм” ететін динамикамен сипатталады.
Әдетте жүйе өзгерістерге, әсіресе оны ұйымдастыру әдістерін өзгерту кезінде қарсылық көрсетеді. Сондықтан жүйені жобалау нақты жағдайда ұйым өз мақсатына жету жолында қажеттілік туындаса өзін - өзі түрлендіріп және жетілдіріп отыруы керек. Әрбір ұйымның өзіне тән ерекшелігі бар белгілі бір дәрежеде күрделі техника экономикалық және әлеуметтік жүйе болып табылады. Бұл жүйеге сипаттама беру үшін: “ұйым – сыртқы орта ”, “бөлімше –бөлімше”, “индивид-ұйым” деген ұғымдардың арасындағы қарым – қатынасты анықтап алған жөн. Осы қарым – қатынасты пайымдау арқылы ұйымның негізгі мақсаты индивид пен сыртқы орта арасындағы өзара әрекеттістіктің қаншалықты тиімді дәрежеде қалыптасқанын көруге болады. Сонымен қатар жоғарғылардың өзара әрекетестігін қалыптастыруда ұйымның құрылым да маңызды орын алады, яғни кең мағынада алғанда менеджердің міндеті – ұйымның мақсты мен міндеттеріне барынша толық жауап беретін және оған әсер ететін ішкі және сыртқы факторларға оңтайлы ұйымдастырып отыратын құрылымды таңдау. “Ең жақсы” құрылым – ұйымның сыртқы ортмаен қатынасының барынша тиімді деңгейін қамтамасыз етеді, сондай-ақ ондай құрылым өз қызметкерлерінің күш – жігерін еңбек өнімділігін арттыруға бағыттайды және соның нәтижесінде элемен,ттердің сұранымен қанағаттандыруға жағдай жасайды.
“Бөлімше” түсінігі де маңызды ұғым болып табылады. Басқару аппаратының құрылымдық бөлімшесі бір басқарудың бірнеше фунцияларын орындайтын дараланған бірнеше әкімшілік бөлімшелерден тұрады. Фирманы басқару аппаратының құрылымы оның бөлімдерінің құрамы мен жекелеген лауазымды қызметкерлердің өзара байланысын сипаттайды. Демек, фирманың басқау аппаратының құрылымы оның бөлімдері, жекелеген лауазымды қызметкерлер, олардың қызметтері туралы түсінік береді. Басқару буындарына құрылымдық бөлімшелер, сондай – ақ басқару қызметін орындайтын жекелеген мамандар жатады. Басқару буындарына бірнеше құрылымдық бөлімдердің қызметін реттеумен және үйлестірумен шұғылданатын менеджерлерді де жатқызуға болады. Басқару сатылары бір буының екінші буынға төменнен жоғары қарай тізбектеле бағынуын білдіреді.
Менеджерлер өздеріне келіп түскен ақпараттар бойынша шешім қабылдап, орларды нақтылап, төменгі бөлімшелерге жібереді.
Мақсаттар мен жоспарларды орындау үшін ұйымдастыру шараларын жүзеге асыру қажет. Төмендегі негізгі ұғымдар олардың орындалуымен тікелей байланысты:
1. Ұйымның қызметі – жоспардың орындалуына қажет барлық шараларды алдын ала дайындау;
2. Ұйым – белгілі бір жоспарларды басшысымен бірге орындауға ұмытылатын адамдар тобы:
3. Ұйымдық құрылым ұйымның элементтері арасындағы қатынасты білдіреді.
4. Ұйымдық принциптерге ұйымдық құрылымның пәрменділігін қамтамассыздандыруды жүзеге асыруға көмектесетін жағдайлар жатады.
Ұйымның негізгі мақсаты- формальдыдық құрылымды қалыптастыру және кадрларды дұрыс таңдау. Соынмен қатар жоспарды орындау үшін құрал – жабдық, материалдар, жұмыс орындарымен және т.б. қамтамасыз ету. Ресторанда тамаша тағам жоспарланып дайындалса, бірақ оны тұтынушыға ұстанатын сәйкес ыдысы болмаса, онда оның беделінің өсуі белгісіз жағдай .
Кейбір басшылардың жұмыс процесін дұрыс ұйымдастыра алмауынан уақыт пен құрал – жабдық шығыны мөлшерден тыс көп борлатын жағдайлар да болады. Жоспарларды орындауға көшкенде, ондапй шығындарды болджырмау үшін сіз келесі жағдайларды есіңізде ұстаңыз:
1. Қажетті көлемде, құрамда және маманданған жұмысшылар юолу керек.
2. Әрбір жұмысшы ұйымдағы өз орнын және өз жұмысының басқалардың мінднттерімен қалай байланысатынын білуі керек.
3. Әрбір жұмысшы өзінің жоспарың бөлігіне жауапты екенің білуі керек.
4. Әрбір жұмысшының өзі жауап беретін жоспардың бөлігін орындай алатындай дайындығы болуы керек.
5. Жоспардың орындалуы үшін жұмысшыларға барлық қажеттіліктері (құрал- жабдықтар, материалдар мен құрылғылар) дәл уақытында және бекітілген орынға жеткізіліп берілуі керек.
Қалыптасқан теория мен практикаға сәйкес “ұйым мен сыртқы ортаның” өзара әрекеттестігі механистикалық немесе органикалық әдістердің көмегімен қалыптасады, осыған орай ұйым осы сипаттардың біріне ие болады.
“Бөлімше – бөлімше ”деңгейіндегі өзара қарым – қатынас әртүрлі департаминизация типтерінің көмегімен іске асырылып, дәстүрлі, дивизионалдық және матрициалдық ұйымдық өқрылым шеңбреінде жүзеге асады. Ал “индивид- ұйым” қарым – қатынасы кезінде ұйым индивидуалдық немес корпоративтік сипатта болуы мүмкін.