Документальне оформлення доходів готелю від здачі номерів
Найбільшу питому вагу в загальному обсягу доходів готелю займають, як правило, доходи від здачі номерного фонду. Документальне оформлення реалізації готельних послуг залежить від форми надання цих послуг і форми розрахунків. Основними формами розрахунків з гостями готелю є: готівка, кредитними картками та безготівкова форми.
При наданні послуг фізичним особам за готівку розрахункова служба повинна затребувати від них пред'явлення документа, який підтверджує особистість споживача. Останній заповнює анкету ф. №1-Г, а якщо він є іноземним громадянином, то його дані записують в журналі реєстрації іноземних громадян ф. №2-Г.
Представник розрахункової служби повинен також видати споживачеві квитанцію, або інший документ, який підтверджує укладання договору з надання послуг і містить найменування готелю, прізвище, ім'я, по-батькові споживача, інформацію про надання місця в номері, інші необхідні дані.
Гість може сплатити своє перебування в готелі повністю або частково не при виїзді, а перед проживанням або в ході його, і тоді йому виставляють попередній рахунок або рахунок на аванс ф. №4-Г. При виїзді гостя представник розрахункової служби виписує споживачеві кінцевий рахунок, в який включають і конкретну вартість послуг за період, який було сплачено попередньо. Після цього гість вносить суму, якої не вистарчає або оформляє повернення грошей з одержанням квитанції. На підставі кінцевих рахунків касир складає касовий звіт ф. №8-Г. Розрахунковою частиною готелю складається також Журнал обліку громадян, які проживають в готелі ф. №5-Г, а для іноземців – ф. №6-Г, Відомість обліку руху номерів у готелі ф. №9-Г.
Взаємовідносини готелю з покупцями послуг можуть складатися на тривалій основі і виникають безпосередньо по мірі надання послуг в момент продажу проживання в готельному номері. В таких випадках між організацією-замовником і готелем укладається договір, в якому вказується: ліміт поселення в готель мешканців, оплата за бронювання місць, термін оплати, порядок оплати за готівку і безготівковий розрахунок, попередня оплата послуг, що надаються.
Перед поселенням проживаючих організація-замовник направляє на адресу готелю заявку, в якій вказує кількість проживаючих, термін проживання, категорії номерів, порядок оплати і додаткові послуги. На підставі цих документів визначається вартість проживання.
На підставі договору служба приймання та розміщення готелю відкриває картку на бронювання номерів, в якій вказується: номер заявки, найменування організації-замовника, підстава для відкриття картки (договір або гарантійний лист), період і умови проживання, плановий і фактичний заїзд проживаючих, номер, наданий для проживання та його ціна, дата і година бронювання номеру, дата і час заїзду.
Відповідно даним карток на бронь номерів бухгалтерія виписує рахунок на обслуговування заявки. В рахунку вказується вартість проживання та додаткових послуг і вартість броні. Вартість проживання визначається множенням кількості ліжко-діб проживання на ціну.
Документом, що відображає стан розрахунків при безготівковій формі, є Звіт про проживання по безготівковому розрахунку, який складається для визначення оплати мешканцями, що бронювали місця в готелі. В ньому вказується номер кімнати або місця, час приїзду або початок броні, час виїзду або закінчення броні, кількість людино-діб, ціна і сума. В підсумку Звіту вказується кількість людино-діб, використаних по тій чи іншій броні мешканцями за весь період проживання і сума, що належить до сплати за проживання.
Перший примірник Звіту разом з карткою на бронь номерів передається до бухгалтерії для складання кінцевого рахунку на ім'я організації, що бронювала місця в готелі. Другий примірник Звіту залишається в розрахунковій частині готелю.