Рекомендации по форматированию текста в программе Word
1. Форматируйте заголовки стилями типа Заголовок; в этом случае содержание (неправильно “оглавление”) создается автоматически.
2. Если необходимо специальное форматирование отдельных абзацев (например, Замечание или Обратите внимание), для них создается специальный стиль абзаца.
3. Если возникла потребность оформить слово или несколько слов нестандартным для документа способом, рекомендуется создавать специальный символьный стиль вместо ручного форматирования соответствующими кнопками (например, Полужирный или Курсив). Если такой стиль не используется, то при необходимости поменять начертание или размер шрифта сразу для многих однотипных элементов придется менять параметры каждого выделенного фрагмента вручную.
4. Рисунок в документе принято снабжать подрисуночной подписью. Если рисунок оказывается внизу страницы, подрисуночная подпись может переместиться на следующую страницу, что некрасиво, а главное, неудобно для рисунка. Чтобы избежать отрыва подрисуночной подписи от рисунка, рекомендуется создавать для подрисуночной подписи специальный стиль, обладающий свойством Не отрывать от следующего. Другой вариант форматирования рисунка состоит в том, что для него создается таблица в один столбец и две строки (или в два столбца и одну строку). В первую строку (столбец) помещается рисунок, во вторую строку (столбец) – подрисуночная подпись (со своим стилем), а границы таблицы делаются невидимыми (здесь речь не идет о плавающих рисунках).
5. При форматировании таблиц:
a) для строки заголовков столбцов рекомендуется задать свойство Повторять как заголовок на каждой странице. Тогда при перетекании таблицы со страницы на страницу заголовки столбцов будут дублироваться в начале каждого продолжения таблицы.
b) чтобы на той странице, с которой таблица начинается, никогда не оставалась только строка с заголовками столбцов, рекомендуется задать для последних свойство абзаца Не отрывать от следующего.
c) обычно разрыв строки таблицы (т.е. перетекание строки таблицы со страницы на страницу) смотрится плохо. Поэтому рекомендуется в свойствах таблицы отменять установленное по умолчанию свойство Разрешить разрыв строки.
6. При форматировании списков:
a) часто возникает ситуация, когда заголовок маркированного или нумерованного списка остается на одной странице, а сам список переносится на следующую. Чтобы избежать этого, назначайте заголовку списка свойство абзаца Не отрывать от следующего. Тогда под заголовком читатель будет видеть хотя бы первый пункт списка. Желательно создавать для заголовков списков специальный стиль.
b) если список состоит из 2-3 коротких пунктов, то целесообразно назначать свойство абзаца Не отрывать от следующего всем пунктам кроме последнего.
7. Принято вставлять неразрывный пробел (Ctrl+Shift+пробел) в следующих случаях:
a) между числом и обозначением единицы измерения;
b) перед длинным тире;
c) при оформлении перекрестных ссылок между элементами ссылки;
d) при указании на какой-либо фрагмент документации (глава, раздел и т.д.) между названием этого фрагмента и его номером, а так же в ряде других случаев.
8. Рисунки, как правило, должны вставляться в формате “В тексте”, расположение рисунка регулируется параметрами содержащего его абзаца. Вставка “плавающих” рисунков допустима только для рисунков без нумерации и подписей. Подписи к рисункам располагаются после рисунка. В конце подписи к рисунку точка не ставится.
9. Все уравнения выполняются либо при помощи приложения MS Equation, либо оформляются “в строку”, например:
C·D
В = –––– или В = (С×D)/E.
E
Если в уравнениях отсутствует переводимый текст, допускается вставка уравнения в виде рисунка (при условии, что остальные уравнения, имеющие в оригинале тот же стиль, будут и в переводе совпадать по стилю).