Дополнительные сведения о физических лицах (Свойства и категории)
В справочнике «Физические лица» предусмотрена возможность разделений физических лиц по определенным свойствам и категориям, которые могут быть присвоены физическим лицам и используются для проведения дополнительного анализа в отчетах.
Для каждого физического лица могут быть назначены значения видов свойств различного типа.
В сведениях о физическом лице в закладке «Дополнительно» нажать кнопку «Добавить» и ввести новое свойство «Номер вкладыша» (для примера: к трудовой книжке). Затем определим «назначение» свойства – выберем характеристику «Справочник «Физические лица». Для свойства объектов могут быть назначены различные типы значений свойств.
На закладке «назначения свойств» можно указать конкретные объекты, для которых будет предназначено данное свойство. В нашем примере мы будем указывать номер вкладыша всем физическим лицам, поэтому уточнять объекты не будем.
Если в поле ввода «Тип значения» выбрать тип значения «Значения свойств объектов», то на закладке «Значения свойства» вводится список возможных значений для данного вида свойства. Например, создать возможные значения свойства цвет глаз. В примере мы выбрали тип строка.
Рис. 52
Также каждому физическому лицу можно назначить и принадлежность к определенной категории.
В табличной части «категории» формы элемента физического лица на закладке «Дополнительно» можно создать новые категории и отмеченным флажком пометить принадлежность к категории. После создания категории у одного элемента, данные категории автоматически появятся во всех элементах справочника.
Стажи
Рис. 53
На вкладке «Стажи» программа автоматически рассчитывает накопившийся стаж работника на расчетную дату. Данные берутся из той информации, что внесена в «Трудовую деятельность» (см. 9.2.4 Трудовая деятельность).
На вкладке «Ученые степени, звания» можно указать ученые степени и ученые звания физического лица, а также зафиксировать факт наличия научного труда или изобретения.
На вкладке «Конкурсы, кадровый резерв»отображается информация об участии физического лица в конкурсах и о зачислении его в кадровый резерв в виде ссылок на документы.
На вкладке «Приказы» отображается список всех приказов (так же в виде ссылок) по данному физическому лицу, которые заведены в информационной базе.
В информационной базе можно хранить информацию о лицевых счетах и медицинских полисах физических лиц. Пункт меню «Перейти» – «Медицинские страховые полисы»:
Рис. 54
Рис. 55
В справочнике «Физические лица» существует возможность присоединить к физическому лицу произвольные файлы, а также отдельно файлы, содержащие графическую информацию. Для этого необходимо нажать кнопку 
в форме элемента физического лица.
Из карточки физического лица можно вывести на печать небольшой отчет (Рис. 56), в котором отображается срез по всем данным, которые мы занесли в данную форму. Ее можно вывести на печать, раскрыв любую часть формы, нажав 
.
На основании введенной информации так же можно сформировать отчеты в унифицированной форме Т-2 и Т-2ГС: вкладка «Кадровая работа» → «Личная
карточка Т-2ГС».
Рис. 56
Кадровый учет
Прием на работу
Вкладка «Поступление на ГГС»
Документом «Прием на работу» регистрируется прием на работу сотрудников, а так же необходимые расчеты для этих работников. В программе реализована возможность на вкладке «Поступление на ГГС» ввести данный приказ, разделенный по типам: «Приказ о назначении по конкурсу», «Приказ о назначении без конкурса», «Приказ о приеме по ТК».
Рис. 57
Открывается журнал документов о приеме на работу. Документы, отображающиеся в нем, могут иметь несколько пометок: проведенный 
, записанный 
, помеченный на удаление 
. В данном журнале можно установить определенный отбор по виду документов, дате заведения документа, ответственному лицу или сотруднику. Если у документа статус записан, то он хранится в базе и доступен для редактирования. После проведения документа, выполняются соответствующие проводки (например, меняется должность сотрудника при проведении приказа о перемещении и вносится запись в личную карточку) и документ становится недоступным для редактирования.
Если пользователю нужно просмотреть весь журнал приказов, без разделения на типы, нужно отключить «отбор» 
- кнопка на панели меню окна.
Для создания нового документа о приеме на работу нажимаем кнопку «Добавить» или Insert на клавиатуре. В открывшемся окне заполняются дата документа, ответственное лицо. Нужно заполнить две вкладки: Сотрудники и Начисления.
Рис. 58
Табличную часть Сотрудники можно заполнить как подбором сотрудников из справочника «Работники», так и вручную, нажатием кнопки «Добавить».
В строке заполняются следующие данные:
· в какое подразделение и на какую должность принимается работники,
· дата приема. Если контракт срочный, то дата окончания договора,
· испытательный срок,
· график работы,
· статья (выбором из справочника «Статьи приема»),
· основание.
!Справочник «Статьи приема» так же разделен по типам приказов. Для удобства пользователей выдаются только те статьи, которые нужны в данном разделе. При помощи кнопки «Отключить отбор» можно просмотреть весь список статей и выбрать нужную. Если изначально приказ был создан для типа приказа, не соответствующего статье (например, в документ зашли «Приказ о назначении по конкурсу», а выбрана статья «назначение без конкурса»), то тип приказа автоматически смениться на новую статью.
Если сотрудник переведен из другого региона, то указать в табличной части откуда он переведен. Если сотрудник принимается на время, вместо другого сотрудника, то нужно поставить галочку «Временное замещение» и по кнопке выбора указать, вместо какого сотрудника он принят. Так же нужно указать причину, по которой замещается иной сотрудник.
Рядом с именем сотрудника отображается клавиша «лупы» 
. Нажав на нее можно посмотреть более подробную информацию о самом сотруднике или о соответствующем ему физическом лице.
На вкладке Начисления (Рис. 60) указываются полагающиеся сотруднику должностной оклад и денежные надбавки. Если при заведении сотрудника уже были указаны эти данные, то на вкладке Начисления они отобразятся автоматически. Эти данные можно редактировать.
Согласование приказов
По кнопке «Согласование» на верхней панели документа можно заполнить список лиц, подписавших лист согласования данного документа. Для каждого сотрудника из списка согласования данного документа можно проставить дату согласования (или проставить всем, еще не согласовавшим приказ, текущую дату с помощью кнопки «Все согласовали»). Если список согласования пуст, то при проведении документа появляется вопрос Рис. 59.При положительном ответе документ проводится, иначе – нет. Если список согласования заполнен, то провести документ можно только при условии, что для каждого сотрудника из списка согласования указана дата согласования.
Рис. 59
Рис. 60
После того, как пользователь убедился, в том, что документ заполнен правильно, его нужно провести 
. Теперь документ не доступен для редактирования. При проведении документа выполняются следующее:
· В справочник «Работники» добавляются сведения о дате приема на работу, месте работы, графике работы, табельном номере и т.д.
· В карточке сотрудника, на вкладке «Кадровые данные» появляется запись о месте работы и ссылка на данный документ.
Во время проведения документа открывается окно, предлагающее присвоить документу номер по книге приказов. Название приказа можно отредактировать. Номер не должен в себе содержать каких-либо знаков помимо чисел. Ставится дата подписания приказа. Так же можно выбрать, кем был введен этот приказ: Территориальным органом, Центральным аппаратом или Министерством Юстиции. Если ввести номер приказа, который уже содержится в базе за этот год, отобразится ошибка о невозможности проведения документа.
Рис. 61
Важно: Не надо редактировать Номер приказа (Пример: 0000000056), который программа присваивает автоматически. Для редактирования подходит только номер по книге приказов, который предлагается присвоить при проведении документа.
Печать приказов
Нажав на кнопку «Печать» можно выбрать макет для печатной формы «О назначении», «Прием и назначение граждан по конкурсу», «Служебный контракт». В программе можно выбрать один из двух вариантов печати приказов:
3. Печать приказов на бланках (без шапки);
4. Печать приказов с шапкой (названием организации и гербом).
Для этого нужно зайти в пункт меню «Настройка»,выбрать «Настройка дополнительных параметров» и поставить/снять галочку «Печатать приказы на бланках (без шапки)».
Для того чтобы в печатных формах приказов корректно склонялись названия должностей и подразделений, в справочниках «Должности» и «Подразделения» есть дополнительные поля для занесения названий должностей и подразделений в необходимых падежах.
Посмотреть номера приказов и их заголовки можно с помощью функции «Опись приказов» (пункт меню «Кадровый учет» → «Опись приказов» - «Сформировать»)
Печатные формы, которые выводятся из созданных приказов, так же зависят от типа приказа. Если пользователю нужно просмотреть все печатные формы, достаточно удалить «Тип приказа» у документа. По кнопке «Печать» выведется весь список печатных форм.
Выписки из приказов
Для формирования выписок из приказа необходимо нажать кнопку «Выписки» на верхней панели документа.
При этом открывается список строк документа, для идентификации строк указан реквизит соответствующей строки (обычно это Сотрудник) и ее номер. Для каждой строки можно указать произвольный номер выписки. Например, в приказе указано несколько сотрудников, но нам необходимо сделать выписку не на всех сотрудников, а на нескольких из них. Для этого напротив нужных сотрудников проставляем номер выписки (например, 1)
Рис. 62
Кроме того, можно указать сотрудника, который будет заверять данную выписку (по умолчанию подставляется сотрудник, соответствующий физическому лицу, указанному в карточке текущего пользователя – пункт меню «Сервис» - «Мои настройки» - «Физическое лицо»). При нажатии на кнопку «Запомнить строки выписок и закрыть форму» указанные номера запоминаются для данного приказа и форма закрывается. При нажатии на кнопку «Печать выписок» указанные номера запоминаются и формируются выписки: для каждого указанного номера выписки формируется выписка, заполненная информацией по всем сотрудникам с данным номером выписки. Печатная форма выписки похожа на печатную форму исходного приказа, но в заголовке вместо «ПРИКАЗ» указано «ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА», нет подписи утвердившего приказа, но добавлены строки с надписью «Верно», текущей датой и указанием должности, и ФИО сотрудника, который выбран в качестве заверяющего данную выписку.
Кадровое перемещение
Вкладка «Служебный контракт»
Документом «Кадровое перемещение» регистрируются все кадровые перемещения сотрудников: перевод на новую должность, в другое подразделение, смена оклада. Данный вид документа так же разделен по видам статей Федерального закона № 79-ФЗ. В документ можно попасть по пяти ссылкам:
· Перевод или перемещение на иную должность;
· Временное замещение иной должности (ст.30);
· Дополнительное соглашение: изменение существенных условий (ст.29);
· Продление срока гс и заключение срочно ск (ст.25.1);
· Перевод по ТК.
В журнале документов осуществляется отбор по типам статей, который можно отключить при помощи клавиши «Отключить отбор». Для создания нового документа нужно нажать клавишу «Добавить».
В документе в обязательном порядке заполняются:
· Список перемещаемых работников (документ может оформляться на одного или нескольких сотрудников);
· Подразделение и должность, куда перемещается работник;
· Дата перемещения;
· График работы;
· Количество занимаемых ставок;
· Указывается статья перемещения (перевода) – в справочнике статьи отображаются согласно типу статей.
Рис. 63
Так же можно заполнить следующие поля:
· Испытательный срок на новой должности;
· Основание перевода (перемещения) – заполняется автоматически на основании статьи перемещения/перевода;
· Установить отметку «Временное замещение» и указать сотрудника, на должность которого перемещается данный работник;
· Указать данные нового контракта, в случае перезаключения служебного контракта в графе «Новый контракт».
Если в результате проведения данного документа заключается новый контракт, то в графе «Новый контракт» проставляется отметка. Автоматически открывается окно, в котором указываются дата нового контракта и номер. Если контракт срочный, проставляется соответствующая отметка. После проведения данного приказа в карточке сотрудника отобразится информация по новому контракту.
Рис. 64
Если поставить галочку «Напоминать», то в обработке «Намеченные кадровые события» (вкладка «Кадровый учет») сформируется сообщение о кадровом перемещении сотрудника обратно на дату «По». Программа автоматически не вернет сотрудника на старую должность или в подразделение, сотрудник будет считаться на прежнем месте в базе. Нужно будет создать еще один документ кадрового перемещения для этого сотрудника. Этот вариант удобен, если сотрудника переместили на должность работника, который ушел в декрет (например). По возвращении работника из декрета, программа напомнит нам переместить сотрудника на новую должность.
Если галочку «Напоминать» не ставить, то по окончании периода кадрового перемещения программа вернет сотрудника на старую должность. Этот вариант удобен, если сотрудник исполняет обязанности другого сотрудника на короткое время (до одного года).
На вкладке Начисления нужно указать полагающиеся сотруднику должностной оклад и денежные надбавки. У каждого начисления нужно поставить статус: «Не изменять», «Изменить», «Прекратить», «Начать».
Все разделы, касающиеся печати документов, согласования и проведения приказа, а также создания выписки из него, совпадает с информацией для документа «Прием на работу».
Так же этим документом можно сделать переиндексацию окладов для всех сотрудников.
По кнопке «Печать»выводятся печатные формы. Их список меняется в зависимости от выбранного типа статей в приказе.
Увольнение
Вкладки рабочего стола «Служебный контракт» и «Увольнение с ГГС»
Документом Увольнение регистрируются уволенные сотрудники. На вкладках рабочего стола «Служебный контракт» и «Увольнение с ГГС» размещен список ссылок на документ увольнения, разделенный по типам статей:
· Увольнение в связи с неудовлетворительным результатом испытания;
· Увольнение в связи с отказом гс от перевода;
· Увольнение в связи с сокращением должностей (ст.37 ч. 1 п. 8.2, 8.3);
· Увольнение по соглашению сторон (ст.33 ч.1 п. 1);
· Увольнение по истечению срока действия срочного ск (ст.33 ч.1 п. 2);
· Увольнение по инициативе гс (ст.33 ч.1 п. 3);
· Увольнение по инициативе представителя нанимателя (ст.33 ч.1 п. 4);
· Увольнение в связи с переводом (ст.33 ч.1 п. 5);
· Увольнение в связи с изменением существенных условий ск (ст.33 ч.1 п. 7);
· Увольнение по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон (ст.33 ч.1 п. 10);
· Увольнение в связи с нарушением установленных законом обязательных правил заключения ск (ст.33 ч.1 п. 11);
· Увольнение в связи с выходом гражданского служащего из гражданства РФ (ст.33 ч.1 п. 12);
· Увольнение в связи с несоблюдением ограничений и невыполнением обязательств, установленных законом (ст.33 ч.1 п. 13);
· Увольнение в связи с нарушением запретов, связанных с гражданской службой (ст.33 ч.1 п. 14);
· Увольнение по ТК;
· Увольнение в связи со смертью.
В табличное поле документа вносится список увольняемых сотрудников, даты и причины увольнения. В верхнем правом углу автоматически проставляется тип статьи на увольнение. От этого варьируется список выбираемых статей и печатных форм, выводимых из документа. Данные разграничения можно отключить в справочнике «Статьи увольнения» по кнопке «Отключить отбор».
Рис. 65
В табличной части документа указываются:
· Увольняемый работник (если в учреждении используется внутреннее совместительство, то не получится уволить сотрудника с основного места работы, если он предварительно не уволен с должности по совместительству);
· Дата увольнения;
· Статья увольнения;
· Основание;
· Автоматически рассчитывается остаток количества дней отпуска. Он рассчитывается на основании обработки «Остатки отпусков». Это значение можно отредактировать, как и рабочий период.
При проведении документа программой контролируются следующие события: не были ли работники, указанные в документе, уволены ранее и были ли работники ранее приняты на работу в учреждении.
Если статься увольнения под собой подразумевает возможность занесения работника в кадровый резерв, то при выборе данной статьи в табличной части документа появляются дополнительные 2 колонки:
· Добавить в резерв, если принято решение поместить работника в резерв, то нужно поставить галочку;
· Позиция - указывается позиция резерва.
Рис. 66
После проведения приказа, автоматически в «Кадровом резерве» возникнет запись с информацией по данному работнику.
По кнопке Печать можно вывести на печать следующие печатные формы: «Увольнение, Приостановление», «Увольнение в связи со смертью», «Прекращение трудового договора», «Прекращение после приостановления», «Записка-расчет» (унифицированная форма Т-61).