Лабораторна робота № 14 Автоматизація створення та розсилання однотипних документів
Теоретичні відомості
Формування великої кількості однотипних документів (навіть простого змісту) без використання інструментів автоматизації є доволі трудомістким процесом.
Іноді потрібно створити складений документ, що містить основний текст, без змін або з невеликими змінами призначений деякому числу клієнтів, і джерело, яке містить змінюваний для кожного клієнта текст. Процес автоматичного створення таких документів називається злиттям документів.
У середовищі Microsoft Word 2007 для автоматичного генерування однотипних документів з можливістю їх розсилання різним адресатам передбачений механізм злиття.
Злиттю підлягають:
- основний документ (бланк, форма, лист, інструкція), в текст якого включені особливі поля підстановки або злиття;
- джерело даних, тобто файл, що містить персоніфіковану для кожного клієнта інформацію.
Змінна інформація для документів береться з джерела у вигляді таблиці (яка може знаходитися у текстовому файлі, файлі електронних таблиць або файлі бази даних) і розставляється у чітко визначені позиції. Також існує можливість безпосередньо під час злиття вводити конкретну інформацію стосовно адресатів розсилання чи інших критеріїв формування документів.
Документ стандартного змісту називається основним документом, а файл, у якому міститься змінна інформація – джерелом даних. Основний документ містить постійний текст (тіло документа) і змінний (поля злиття). Джерело даних містить записи, кожен з яких відповідає одному об’єктові розсилання. Кожен стовпець у джерелі даних називається полем і повинен мати рядок заголовку для однозначної ідентифікації цього поля (ім’я поля).
Процес злиття здійснюється, зазвичай, у три етапи:
1. Створення джерела даних.
2. Створення основного документа.
3. Виконання злиття з критеріями відбору або без них.
Хід роботи
Завдання.За допомогою текстового редактора Microsoft Word 2007 створити бланк, у якому автоматично формуватимуться запрошення запрошення на збори ОСББ для їх подальшого розсилання (рис. 14.1).
Рис.14.1 – Зразок заповненого бланку повідомлення
1. Створити та заповнити (щонайменше 10 записів) у редакторі електронних таблиць Microsoft Excel 2007 таблицю, що міститиме змінну частину повідомлень (рис.14.2).
Рис.14.2 – Таблиця – джерело даних
2. Закрийте і збережіть цю таблицю у свою папку під назвою Data.xlsх.
3. Створіть файл Blank.doсх як на рис.14.1.
4. Перейдіть на закладку Рассылки.
5. Для підключення джерела даних (файлу Data.xlsx) на панелі Начать слияние натисніть на кнопку Выбрать получателей і виберіть команду Использовать существующий список…. У вікні вибору відшукайте файл Data.xlsx, натисніть на кнопку Открыть та виберіть аркуш, у якому містяться дані.
6. Для автоматичного заповнення адрес учасників конференції помістіть курсор у потрібне місце документа (зазвичай у правому верхньому куті) і натисніть на кнопку Блок адреса у групі Составление документа и вставка полей.
7. У вікні Вставка блока адреса за допомогою опцій зліва і кнопки Подбор полей… сформуйте структуру адреси (рис.14.3).
Рис.14.3 – Додавання блоку адреси
8. Заповніть тіло основного документа, залишивши незаповненим закінчення у звертанні (воно генеруватиметься автоматично з урахуванням статі учасника конференції), а у місцях, де повинна бути інформація з джерела даних (родовий відмінок), натисніть на кнопку Вставить поле слития і вставте поле з відповідною назвою. Після цього основний документ має виглядати приблизно як на рис.14.4.
Рис.14.4 – Основний документ з полями
9. Для заповнення закінчення у слові “Шановн” помістіть курсор у кінець слова і, натиснувши на кнопку Правила, виберіть команду IF…THEN…ELSE та вкажіть параметри умови: закінчення “ий”, якщо стать чоловіча (літера “ч” у полі “Стать” джерела даних) та “а” у протилежному випадку (рис.14.5).
Рис.14.5 – Створення правила для вибору закінчення
10. Виконайте команду Изменить отдельные документы… з меню кнопки Найти и объединить у групі Завершить.
Якщо повыдомлення мають розсилатись не всім адресатам, то перед виконанням пункту 10 потрібно натиснути накнопку Изменить список получателей у групі Начать слияние і у вікні Получители слияния (рис.14.6) відзначити галочками або з допомогою фільтрування записи, для яких мають бути згенеровані листи. Для формування складніших критеріів відбору потрібно натиснути на гіперпосилання Фильтр в області Уточнить список получателей і заповнити умови відбору, використовуючи логічні оператори “і”, “або” та операції порівняння.
Рис.14.6 – Вибір одержувачів злиття
Контрольні питання
1. Для чого потрібне джерело даних?
2. Для чого потрібний основний документ?
3. Як відбувається процес злиття?
4. Що таке поле злиття?