Рекомендации по использованию цифр и слов, обозначающих количе-
ство или порядок.Особенностью официально-деловых текстов является нали-чие большого количества цифровой информации, неправильная запись которой может стать источником помех, возникающих при чтении, изучении и обработ-ке подобных текстов.
Отдельные виды информации подаются в словесно-цифровой форме. На-пример: 207 000 записывается так:
207 тыс. Количество, выраженное однозначным числом, воспроизводится словом, а не цифрами. Например: дефектных изделий должно быть не более трех. Аналогично обозначаются временные границы или периоды.Например:
испытания должны, продолжаться два-три месяца.
Если однозначное число сопровождается обозначением массы, размера и т.д., оно записывается цифрами.
Например: требуется 3кг сахара. При записи многозначных чисел цифры делятся пробелами на классы. Например: 387 874 руб.
Запись с помощью цифр порядковых числительных отличается от записи количественных: если она делается арабскими цифрами, то используется нара-щение, соответствующее падежному окончанию. Например: шероховатость поверхности по 4-му классу точности. При перечислении нескольких порядко-вых числительных наращение ставится только один раз. Например: изделия 1,2
и 3-го сорта.
Некоторые порядковые числительные обозначаются в документах с помо-щью римских цифр, но уже без наращения. Римскими цифрами принято запи-сывать порядковые номера месяцев, кварталов.
С помощью цифр можно записывать прилагательные , выраженные слож-ным словом, включающим указание на число. Например: 99-процентный, 12-километровый, 3-миллиметровый. Допускается сокращать вторую часть прила-гательного, означающего единицу измерения: 12-км; 3-мм.
Сокращения как заменители слов и словосочетаний.Использованиесокращенных слов (аббревиатур) порой необходимо, чтобы сократить текст, избежать повторения длинных названий либо часто встречающихся слов или словосочетаний.
Существуют лексические и графические сокращения. Пример лексическо-го сокращения — КВН, кавээновец. Графические сокращения — это условные, только письменные сокращения, не являющиеся словами-аббревиатурами. У них нет аббревиатурного произношения , от них не образуются производные слова. Пример графического сокращения — т.к. (читается как «так как»).
При составлении делового письма нередко возникает вопрос, как сокра-тить слова. В настоящее время стандартизированы некоторые виды сокраще-ний:1) почтовые сокращения слов, обозначающих населенные пункты (г., обл.);
2) названия месяцев (янв.); 3) условные обозначения физических величин и единиц измерения (В,
кВт, см, мм, кг);
4) сокращения, принятые в учетно-отчетной документации (Госбанк, квит.
№, расч. счет);
5) названия документов (ГОСТ);
6) наименования должностей, ученых званий и степеней (проф., член-
корр.; к.э.н„ зав., зам., И.О.; ком.).
Из соображений практического удобства возникли сокращения длинных названий. Чтобы правильно их написать, следует воспользоваться «Словарем сокращений русского языка».
Этикет в деловой переписке.В мировой практике к настоящему временисложились устойчивые правила поведения и общения в официальных ситуаци-ях. В деловой переписке приняты определенные формы обращения, изложения просьб, выражения признательности, аргументации. Официальный этикет рег-ламентирует и выбор слов, и построение фраз. Например: в деловой переписке используется обращение «Уважаемый...», при этом запятая после обращения придаст письму более будничный и личный характер, а восклицательный знак подчеркнет значимость и официальный тон письма.
Обращение «Уважаемые коллеги» применяется по отношению к лицам од-ной профессии.
Вводные конструкции в письме смягчают категоричность изложения и тем самым вносят непринужденность в официальное письменное общение. Напри-
мер: Совет просит, если это возможно, выслать необходимые данные.
В современной деловой переписке не принято употреблять местоимение «я». Вместо «Я прошу ...» нужно писать «Прошу ...», вместо «Я выполнил ...» пишут «Мною выполнено ...».