Державний облік документів НАФ
1.1. Державний облік документів НАФ здійснюють у встановленому законодавством порядку.
1.2. Архів відповідно до своїх повноважень здійснює централізований державний облік документів НАФ, що зберігаються в архівних підрозділах державних наукових установ, музеїв, бібліотек, архівних підрозділах (архівах) юридичних осіб усіх форм власності, у власників приватних архівних зібрань, що перебувають у зоні його комплектування, за такими документами:
паспортом архівного підрозділу юридичної особи;
описами справ (документів) постійного зберігання;
описами справ з кадрових питань (особового складу);
анотованими переліками унікальних документів НАФ.
1.3. На підставі паспортів та інших облікових документів архів вносить відомості до річного звіту про стан та обсяг документів НАФ, що зберігаються в архівних підрозділах підприємств, установ і організацій та приватних архівних зібраннях.
1.4. Державний архів в Автономній Республіці Крим, державні архіви областей, міст Києва і Севастополя, крім того, узагальнюють і аналізують облікові показники, подані архівними відділами районних, районних у містах Києві та Севастополі державних адміністрацій, міських рад, у зведених формах паспорта архівної установи та звіті про стан та обсяг документів НАФ, що зберігаються в архівних підрозділах підприємств, установ і організацій та приватних архівних зібраннях.
1.5. Облікові документи для централізованого державного обліку, укладені державними науковими установами, державними і комунальними музеями, бібліотеками, архівними підрозділами юридичних осіб усіх форм власності, власниками приватних архівних зібрань, подаються архівами разом з власними обліковими документами до державної архівної установи вищого рівня у встановлені Укрдержархівом строки.
1.6. Головний архівний підрозділ у системі Національної академії наук України здійснює централізований державний облік документів НАФ, що зберігаються в установах Національної академії наук України.
Облікові документи для централізованого державного обліку документів НАФ, укладені установами системи Національної академії наук України, подаються головним архівним підрозділом у системі Національної академії наук України разом із власними обліковими документами Укрдержархіву у встановлені ним строки.
1.7. Централізований державний облік документів НАФ на рівні системи архівних установ України здійснює Укрдержархів у Центральному каталозі фондів та документів нефондової організації, зведеному паспорті архівних установ та зведеному звіті про стан і обсяг документів НАФ, що зберігаються в архівних підрозділах підприємств, установ і організацій та приватних архівних зібраннях на підставі облікових документів для централізованого державного обліку, укладених архівними установами, що здійснюють постійне зберігання документів НАФ, і власниками приватних архівних зібрань, а також зведених звітів архівів про стан і обсяг документів НАФ у зоні свого комплектування.
1.8. Обліку підлягають усі документи, що зберігаються в архіві, у тому числі неописані та непрофільні, страховий фонд документів та фонд користування ними, а також самі облікові документи.
1.9. Облік документів в архіві здійснює профільний структурний підрозділ або спеціально призначений наказом керівника архіву працівник, відповідальний за облік.
1.10. Облік документів в архівних відділах районних, районних у містах Києві та Севастополі державних адміністрацій, міських рад та документів, що зберігаються в архівних підрозділах юридичних осіб усіх форм власності та приватних архівних зібраннях, які перебувають у зоні комплектування архіву, здійснює керівник архівного відділу (підрозділу) і/або спеціально призначений працівник.
1.11. З метою правильної організації обліку архів розробляє:
Інструкцію з обліку документів в архіві (далі – Інструкція з обліку), яка визначає склад облікових документів та облікових баз даних, що ведуться архівом централізовано та по кожному архівосховищу, закріплює послідовність виконання робіт з обліку;
Схему обліку документів в архіві, яка є додатком до Інструкції з обліку та у графічній формі фіксує порядок ведення обліку та рух документів з відображенням взаємозв’язку між підрозділом обліку та іншими структурними підрозділами архіву.
Інструкція з обліку та Схема обліку документів в архіві затверджуються наказом керівника архіву.
1.12. Документи НАФ, що зберігаються в державних і комунальних музеях, обліковують згідно з цими Правилами, а також у порядку, встановленому законодавством.
1.13. Документи НАФ, що зберігаються в державних бібліотеках, обліковують згідно з цими Правилами, а також у порядку, встановленому законодавством.
1.14. Документи НАФ, що зберігаються в архівах громадян, обліковують їх власники в журналах і книгах довільної форми.
1.15. Облікові документи архіву (крім описів) користувачам не видають.
За обґрунтованої потреби та за рішенням керівника архіву облікові документи (справи фондів, реєстри описів фондів) надають для ознайомлення користувачам.