Контроль фізико-хімічного та технічного стану архівних документів
6.1. Контроль фізико-хімічного та технічного стану документів, що зберігаються в архіві, проводять:
у цільовому порядку як планову роботу архіву;
під час перевіряння наявності та стану документів;
під час користування документами;
під час проведення інших видів робіт, пов’язаних з перегляданням документів.
6.2. Планове перевіряння фізико-хімічного та технічного стану документів проводять поетапно з урахуванням цінності архівних документів.
Цільовому перевірянню фізико-хімічного та технічного стану підлягають документи, що постраждали під час надзвичайних ситуацій.
За результатами контролю готуються висновки щодо необхідності проведення спеціального оброблення документів та, залежно від їх стану, встановлюють строки проведення наступного контролю.
6.3. Періодичність контролю фізико-хімічного та технічного стану документів на плівковій основі становить:
для кіно-відео-фонодокументів та фонодокументів з магнітною плівкою – один раз на 5 років;
грамофонних оригіналів і грамплатівок – один раз на 7 років.
Обсяг документів, які підлягають контролю, визначають з урахуванням можливостей архіву.
6.4. Контроль фізико-хімічного та технічного стану архівних документів під час перевіряння їх наявності здійснюється шляхом візуального перегляду.
6.4.1. Кіно- і фотодокументи (негативи) підлягають візуальному перегляду у відбитому й прямому світлі на фільмоперевірочному (монтажному) столі.
У разі неможливості визначити дефекти візуально документи переглядають під збільшувальним склом із шкалою або мікроскопом, виконуються необхідні геометричні заміри за допомогою спеціальних приладів.
Копії кінодокументів – проміжні позитиви і позитиви – переглядають візуально на монтажному столі з метою визначення видимих дефектів, а також на екрані в умовах оптичної проекції з метою визначення якості зображення, рівності планів по густині і кольору, синхронності фонограми із зображенням, стійкості кадру, різкості зображення й відсутності дефектів зображення.
6.4.2. Відеодокументи переглядаються та прослуховуються на відповідній апаратурі.
6.4.3. Фонодокументи на магнітній плівці, грамофонні оригінали грамплатівки, компакт-диски перевіряються шляхом прослуховування на професійній звуковідтворювальній апаратурі, а також шляхом перегляду у відбитому світлі.
Під час прослуховування перевіряються фізико-хімічні й електроакустичні властивості носія запису, якість звучання. У ході візуального перегляду перевіряється наявність на поверхні механічних пошкоджень і слідів забруднень, дефектів хімічного та біологічного походження (ураження пліснявою, корозія металу, інші наслідки окислення), наявність початкових і кінцевих ракордів, якість виконання склейок для документів на магнітній плівці.
6.4.4. Контроль стану електронних документів здійснюється відповідно до вимог законодавства у сфері захисту інформації.
6.5. Результати контролю фізико-хімічного та технічного стану документів під час перевіряння наявності відображаються в аркушах та актах перевіряння наявності та стану документів.
6.6. Під час приймання документів до архіву контроль їх фізико-хімічного та технічного стану проводиться з метою виявлення документів, уражених біологічними шкідниками (плісеневі гриби, комахи); з підвищеною вологістю; з пошкодженнями паперу і тексту; запилених.
6.7. Документи на паперових носіях, уражені біологічними шкідниками, ізолюють та направляються на санітарно-гігієнічне оброблення.
У разі виявлення вологих документів проводиться обов’язкова акліматизація до їх повного висушування. Акліматизацію розгорнутих на столах, стелажах документів проводиться у приміщенні приймання і тимчасового зберігання впродовж 7-14 діб шляхом інтенсивної вентиляції повітря.
6.8. Під час оцінки технічного стану аудіовізуальних документів та їх страхових копій встановлюється відповідність технічних характеристик документів відомостям, що містяться в актах технічного стану, виявляються документи з вогненебезпечною основою носія. Результати оцінки вносяться до акта технічного стану і визначається комплекс необхідних реставраційних робіт.
Оцінка стану документів, а також їх страхових копій проводиться не пізніше 3-х місяців з дати приймання на зберігання.
У разі виявлення дефектів складають акт у довільній формі, де відображається характер дефектів та зазначаються необхідні заходи щодо їх усунення.
Усунення дефектів, виявлених під час приймання документів до архіву, здійснюється власником, що передає документи на зберігання, або архівом на платній основі.
6.9. Результати контролю фізико-хімічного та технічного стану документів відображаються в аркушах і актах перевіряння наявності та стану документів; актах технічного стану (для електронних та кінодокументів), картках (книзі) обліку фізичного стану та аркуші-засвідчувачі (для документів з паперовими носіями), картках обліку технічного стану (для електронних та фото-фоно-відеодокументів).
6.10. На документи, документну інформацію яких втрачено, виявлені під час перевіряння наявності та стану справ, складають:
висновок реставраторів та відповідного структурного підрозділу архіву щодо неможливості відновлення основи документа та використання текстової та зображувальної інформації;
акт про невиправні пошкодження документів, схвалений ЕПК (ЕК) архіву за формою, наведеною в додатку 35.
Акт разом з висновком та актом про вилучення документів з НАФ подають на погодження ЦЕПК Укрдержархіву за формою, наведеною в додатку 5.
Після погодження ЦЕПК акта про вилучення документів з НАФ згідно з наказом керівника архіву документи знімають з обліку, вносять зміни до облікових документів архіву та знищують.
6.11. Облік контролю фізико-хімічного та технічного стану архівних документів дозволяється вести у вигляді бази даних.