Створення та організація зберігання страхового фонду документів
8.1. Страховий фонд документів створюється для збереження документної інформації на випадок пошкодження чи втрати оригіналів документів, він є недоторканим і зберігається територіально відокремлено від оригіналів.
Страхові копії унікальних документів створюються незалежно від форми власності на ці документи.
8.2. Страховою копією документа на паперовому носії є негативна мікроформа (мікрофільм або мікрофіша) 1-го покоління, виготовлена на фотографічній галогенідосрібній плівці відповідного типу методом оптичного фотографування документів.
Страховою копією кінодокумента є перша суміщена копія оригіналу, виготовлена на плівці відповідного типу методом контактного друку.
Страховою копією фотодокумента є перша копія оригіналу, виготовлена на фотоплівці відповідного типу методом репродукування або контактного друку.
Страховою копією фонодокумента є перша копія оригіналу, виготовлена методом магнітного звукозапису на магнітній плівці відповідного типу. Страхові копії унікальних фонодокументів можуть виготовлятися шляхом магнітного звукозапису (граморигінал 1, граморигінал 2).
Страховою копією відеодокумента є перша копія оригіналу, виготовлена у форматі оригіналу шляхом відеозвукозапису на магнітній плівці.
8.3. Черговість страхового копіювання визначається з урахуванням інформаційної значущості документів, їх фізичного стану та інтенсивності користування ними.
Першочерговому копіюванню підлягають ті документи, які мають незадовільний фізичний стан або якими інтенсивно користуються.
8.4. Під час підготовки документів для страхового копіювання проводиться перевіряння їх фізичного стану, виявлення документів із слабоконтрастними або згасаючими текстами, а також документів, що потребують реставрації чи консерваційно-профілактичного оброблення.
8.5. Страхове копіювання здійснюється відповідно до систематизації одиниць зберігання в опису справ (документів). Страхові копії створюються на всі документи справи (одиниці зберігання).
8.6. У ході страхового копіювання справи не розшивають. У разі неможливості копіювання оправленої справи за погодженням із керівником архіву її розшивають. Після закінчення копіювання справу оправляють.
8.7. За збереженість документів, що копіюються, упродовж їх перебування в лабораторії відповідає виконавець.
8.8. Страхове копіювання унікальних документів, що не є власністю держави, здійснюють відповідно до Положення про створення і облік копій страхового фонду унікальних документів, що не є власністю держави, затвердженого наказом Державного комітету архівів України від 15 січня 2003 року № 5, зареєстрованого у Міністерстві юстиції України 04 лютого 2003 року за № 88/7409 (із змінами).
8.9. Страхові копії мають відповідати оригіналам за документною інформацією і частиною зовнішніх ознак, а також відповідати вимогам нормативно-технологічних документів із страхового копіювання.
8.10. Для встановлення фактичної наявності та відповідності кількості страхових копій даним облікових документів періодично проводяться перевіряння їх наявності. Водночас здійснюється контроль їх технічного стану, за необхідності - консерваційно-профілактичне оброблення.
8.11. Контроль технічного стану страхового фонду здійснюється один раз на три роки, при цьому контролю підлягають 20% страхових копій кожного року виготовлення.
8.12. Результати контролю фіксуються в акті технічного стану страхової копії, на підставі якого укладають висновок щодо необхідності та строків проведення профілактичних і реставраційних робіт, а також визначаються строки проведення наступного контролю.
8.13. Копії для фонду користування виготовляються:
у процесі створення страхового фонду;
цілеспрямовано на документи, якими найчастіше користуються;
під час розсекречування документів;
у результаті копіювання оригіналів документів, що зберігаються в інших архівосховищах;
у ході виконання інших видів робіт, пов’язаних з користуванням документами.
8.14. Фонд користування, створений під час страхового копіювання, повинен мати:
для документів на паперовій основі – одну мікроформу 2-го покоління на галогенідосрібній плівці (негативна або позитивна), виготовлену з негативної мікроформи 1-го покоління, і одну мікроформу 3-го покоління, виготовлену з мікроформи 2-го покоління;
для фотодокументів – один позитивний фотовідбиток і один дубль-негатив;
для кінодокументів – одну позитивну суміщену копію, один проміжний позитив зображення й один контратип фонограми (для звукових кінодокументів). Позитивна копія і проміжний позитив зображення мають входити до комплекту кінодокумента, що приймають на постійне зберігання. Допускається додаткове виготовлення копій фонду користування кінодокументів у вигляді відеофонограм у форматі Betacam та у цифровому форматі;
для фонодокументів – одну копію на магнітній плівці завширшки 6,25 мм та в цифровому форматі;
для відеодокументів – одну копію у форматі VHS та в цифровому форматі.
Фонд користування може створюватися у вигляді фотокопій, цифрових копій, ксерокопій тощо, придатних для подальшого копіювання. Облік різних видів копій фонду користування здійснюється в облікових документах довільної форми.
8.15. Порядок внесення до фонду користування копій документів, створених у ході виконання інших видів робіт, та вилучення їх для знищення архів визначає самостійно.
8.16. До фонду користування вносяться копії повністю відзнятих одиниць зберігання. Копії окремих документів вносяться до фонду користування як тематичні добірки документів або поодинично за умови особливої значущості оригіналу документа.
8.17. Обсяги і періодичність перевіряння наявності та стану копій фонду користування архів визначає самостійно з урахуванням загального обсягу, складу, умов зберігання фонду, інтенсивності видавання і частоти відтворення копій.