Проходження, опрацювання та відправлення ділової кореспонденції
Коло питань: визначення обсягів документообігу, організація передачі документів виконавцям, робота з традиційними документами у підрозділах; особливості роботи з електронними документами, опрацювання та відправлення кореспонденції, застосування електронного підпису, створення корпоративного центру сертифікації ключів.
Визначення обсягів документообігу
Обсяг документообігу установи — це сумарна кількість отриманих (вхідних) і створених в установі (внутрішніх, вихідних) документів за певний період (квартал, рік).
Метою обліку документообігу є одержання необхідних даних для:
- розрахунку штатної чисельності діловодного персоналу;
- розрахунку ефективності застосування засобів механізації й автоматизації діловодних процесів;
- визначення ступеня завантаженості діловодного персоналу, а також структурних підрозділів і окремих виконавців роботою з документами.
Обсяги документообігу в установі визначаються з урахуванням всіх документопотоків за певний період часу, як правило, за рік. У великих установах облік документообігу можуть проводити кожного місяця, що дає можливість визначити місяці найбільш інтенсивної роботи.
Підрахунок кількості документів здійснюється за реєстраційними формами вхідних, внутрішніх (як правило, за видами) і вихідних документів в місцях їх реєстрації. За одиницю обліку береться документ.
Вхідні і вихідні документи, незалежно від їх носіїв, обліковуються на етапі прийому і відправлення кореспонденції (експедиція, служба діловодства, секретар керівника). Внутрішні документи підраховуються за місцем їх реєстрації чи підготовки. Крім того, слід пам’ятати, що всі внутрішні документи підлягають реєстрації (доповідні записки, довідки, заяви тощо).
Розмножені примірники, опрацьовані службою діловодства, підраховуються окремо на основі прийнятої в установі системи обліку документів. При цьому кожен документ обліковується один раз. Для більш точного визначення обсягу документообігу варто враховувати і документи, що не підлягають реєстрації, оскільки для їх оброблення також потрібно витрачати час. Це можна зробити за реєстрами вхідної кореспонденції.
Облік документів може здійснюватися як за установою в цілому, так і за кожним структурним підрозділом, за групою документів. Облік документів може здійснюватися в службі діловодства, відділі кадрів, бухгалтерії, службі маркетингу, відділі науково-технічної інформації тощо. Розмножені примірники підраховують окремо в розмножувальному бюро, службі автоматизованої обробки документів, видавництві, типографії тощо, застосовуючи при цьому прийняту в установі систему
обліку. Окремо підраховуються звернення громадян, запити на інформацію.
Рекомендується також окремо підраховувати оригінали документів та копії, позначаючи їх у вигляді дробу, де в чисельнику записано кількість оброблених в установі документів, а в знаменнику — кількість копій. Наприклад: обсяг документообігу в Європейському університеті за 2012 рік складає 1588/1965.
Періодичність підрахунку документообігу визначає служба діловодства. У великих установах документообіг обліковують кожного місяця, що дає можливість визначити місяці найбільш інтенсивної роботи. Можна здійснювати підрахунок щоквартально. У невеликих установах достатньо підраховувати кількість документів за рік. Результати обліку документів узагальнюються службою діловодства і подаються керівництву установи для вжиття заходів для удосконалення роботи з документами.
Підсумкові дані обліку обсягу документообігу можуть бути подані в табличній формі (додаток5.14).