Основи функціонування автоматизованих систем діловодства
Автоматизація традиційного, паперового, документообігу є проміжним рішенням, яке використовується для підвищення ефективності роботи установи перед переходом на електронний документообіг
Для втілення цього рішення в конкретній установі потрібно створити тісно інтегрований комплекс програмних засобів, котрий повинен включати:
• операційні системи;
• систему управління базами даних (СУБД);
• систему автоматизованого діловодства і документообігу (САДЦ);
• систему автоматизації архівної справи (СААС);
• сервер обміну повідомленнями;
• програмні пакети.
Основа пропонованого рішення — це придбання діловодною службою системи автоматизації діловодства і документообігу (САДД), яка являє собою сучасне масштабоване рішення, розраховане на роботу з потоком вхідних паперових документів.
В автоматизованій системі управління документами можуть бути використані підсистеми обробки зображень документів, оптичного розпізнавання символів, управління документами та програмне забезпечення робочих груп. Характеристика підсистем автоматизації діловодства подана у додатку 5.10.
Сукупність новітніх технологій роботи з електронними документами. дозволяє організувати «безшовну» взаємодію зазначених підсистем та якісне виконання операцій обробки документів. У першу чергу до таких операцій можна віднести:
— розпізнавання текстів, що трансформують паперові документи в електронні;
— засоби передачі даних;
— засоби збереження електронної інформації;
— електронний аналог власноручного підпису.
Стратегічним завданням для сучасної установи є проблема вибору такої системи управління документообігом, яка була б здатна створювати, зберігати, здійснювати пошук, редагувати і розсилати документи. Проблема полягає в тому, що лише небагато програмних систем даної категорії наближаються до того рівня, на якому всі перелічені функції забезпечуються одночасно.
Система управління документообігом може вважатись повною, якщо вона в змозі виконати кілька ключових функцій, найголовніші з яких — надання можливості індексування і пошуку: відслідкувати стан документа, який знаходиться у будь-якому місці мережі підприємства, і швидко визначати його місцезнаходження у разі потреби. Система повинна також мати можливість групувати документи (зводити в один файл тексти, графіки, таблиці), формуючи, в разі необхідності, складний документ.
Одиницею збереження в системі управління документообігом залишається електронна реєстраційно-контрольна картка (далі ЕРКК) документа — електронний аналог традиційної реєстраційно-контрольної картки (див. додаток 5.8), що містить вичерпну інформацію про документ і зберігається в єдиній базі даних.
База даних, яка зберігає ЕРКК документів, за аналогією з традиційним документообігом називається картотекою, хоча підтримується вона сучасною високопродуктивною системою управління базою даних (СУБД). Функціональні можливості системи управління документообігом повинні підтримувати ведення ЕРКК на всіх етапах виконання документу, включаючи його реєстрацію, накладання на резолюцій, оформлення звітів виконавцями, списання документа, або передання його в архів.
Сучасні спеціалізовані системи автоматизації діловодства, як правило, мають функції підмножини даних: ведення довідників-класифікаторів, видів документів, що використовуються в системах, реєстраційних реквізитів документів, введення резолюцій і контролю виконання документів, організації пошуку документів, формування документів у справу, а також звітів про виконану роботу.
Короткий опис змісту функцій систем автоматизованого документообігу та діловодства наведено в додатку 5.11.3 узагальнюючою характеристикою основних етапів роботи автоматизованих систем діловодства можна ознайомитись скориставшись додатком 5.12.