Опрацювання та відправлення кореспонденції
Вихідні документи надсилаються адресатам з використанням засобів поштового зв’язку, електрозв’язку, а також доставляються кур’єрською, фельд’єгерською службою.
Опрацювання документів для відправлення поштовим зв’язком здійснюється службою діловодства установи відповідно до Правил надання послуг поштового зв’язку.
З використанням засобів електрозв’язку служба діловодства здійснює передачу телеграм, факсограм, телефонограм, електронних документів із застосуванням електронного цифрового підпису та документів у сканованій формі без електронного цифрового підпису.
У разі надсилання факсограм і документів у сканованій формі без електронного цифрового підпису необхідно надіслати також оригінал документа в паперовій формі.
Види документів, інформація з яких передається каналами електрозв’язку, а також необхідність і порядок посилання адресатові їх оригіналу в паперовій формі визначаються Інструкцією установи з урахуванням наявних в установі технічних і програмних засобів.
Інформаційні, телекомунікаційні та інформаційно-телекомунікаційні системи повинні забезпечувати захист від несанкціонованих дій, які можуть призвести до випадкових або умисних змін чи знищення інформації.
Вихідні документи опрацьовуються і надсилаються централізовано в день їх надходження від структурних підрозділів - виконавців або не пізніше наступного робочого дня.
Не допускається надсилання або передача документів без їх реєстрації у службі діловодства
Під час приймання від виконавців вихідних документів з паперовими носіями перевіряються:
— правильність оформлення документа (склад і розміщення на ньому всіх реквізитів);
— наявність і правильність зазначення адреси кореспондента;
— наявність на документі відмітки про додатки;
— наявність усіх необхідних підписів на документі та додатках до нього;
— наявність віз на копіях документів, що залишаються у справах установи;
— наявність на документі позначки про додатки;
— відповідність кількості примірників кількості адресатів.
На оригіналах документів, які підлягають поверненню, на верхньому правому полі першої сторінки ставиться штамп
ПІДЛЯГАЄ ПОВЕРНЕННЮ
Документи, що надсилаються одночасно одному і тому ж адресатові, вкладаються в один конверт (упакування). На конверті проставляються реєстраційні індекси всіх документів, які містяться у конверті.
Документи, що адресуються постійним кореспондентам, рекомендується відправляти у конвертах із зазначенням адреси одержувача та відправника, що виготовляються заздалегідь машинописним або друкарським способом.
Документи, що доставляються фельд’єгерською службою, передаються адресатам під розписку у відповідній книзі.
Досилання або заміна розісланого раніше документа здійснюється за вказівкою посадової особи, яка підписала документ, або керівника служби діловодства.
Структурні підрозділи та окремі виконавці зобов’язані передавати вихідні документи та інші поштові відправлення до служби діловодства у години, встановлені для цього інструкцією установи.
Оригінали наказів, планів, протоколів тощо необхідно залишати в установах — авторах цих документів. Підрозділам надсилаються їх другі примірники.
Документи, які адресують постійним кореспондентам, рекомендується відправляти у конвертах з адресою одержувача та відправника, що виготовляються заздалегідь друкарським способом.
У випадку надсилання кореспонденції до інших міст країни на конверті крім найменування установи, посади та прізвища адресата слід зазначати поштову адресу.
У разі відправлення кореспонденції за кордон після прізвища адресата також вказується спочатку номер будинку, вулиця, місто, графство або штат, країна і поштовий індекс. Приклади надсилання кореспонденції по Україні та за кордон наведені в додатку 5.16.
Можливе застосування європейських конвертів з невеликим пластиковим віконцем. Головне при цьому визначити, щоб місце підписання адреси на листі відповідало розмірам віконця.
У правому верхньому куті конверта поряд з марками іноді вказується порядок надсилання і особливості вкладеної кореспонденції. При цьому можуть використовуються такі написи: Air Mail(Авіа), Confidential (Конфіденційний),
Private (Приватний) Urgent (Рекомендований),
Express (Терміновий), Strictly confidential (Цілком таємний). Документи, що доставляються кур’єром, необхідно передавати адресатам під розписку у відповідному журналі.
Створені засобами обчислювальної техніки документи відправляються із супровідним листом в упаковці, що повинно відповідати технічним вимогам збереження носіїв з записаною на них інформацією. Копія супровідного листа долучається до відповідної справи на загальних підставах.
Уся вихідна кореспонденція та інші поштові відправлення передаються структурними підрозділами або виконавцями у визначені для цього години, встановлені інструкцією з діловодства конкретної установи.
Неоформлені або належним чином не оформлені документи повертаються виконавцеві на доопрацювання.
Вихідні документи та інші поштові відправлення структурні підрозділи та окремі виконавці зобов’язані передавати секретареві-референтові до встановленої години.
Секретар-референт реєструє вихідні документи в журналі реєстрації вихідних документів (додаток 5.7). При цьому кожному вихідному документу присвоюється номер, який складається з літер імені та прізвища документа, індексу структурного підрозділу та порядкового номера документа з початку року. Наприклад: ІТ/10-56, де IT — індекс, який вказує, що документ підписано керівником (І. Тимошенко), 10 — індекс автора документа, 56 — порядковий номер.
Перелік індексів, присвоєних, як приклад, підрозділам навчального закладу наведено в додатку5.16.
Позначку про вихідні документи-відповіді робить секретар-референт у журналах реєстрації вхідних документів, де проставляються номер і дата вихідного документа, вказуються прізвище керівника, що підписав документ.
Документи, що надсилаються одночасно одному адресатові, вкладаються в один конверт. Законвертована кореспонденція маркується і доставляється у поштове відділення.
Виконання вимог щодо раціональної організації як традиційного так і електронного документообігу можливе лише за умови ретельно продуманої технології оброблення документів дотримання послідовності виконуваних операцій. Для цього слід розробити схеми документообігу, маршрутні і технологічні карти на службову документацію.