Тема 5.3. Текстове оформлення довідково — інформаційних документів
План
- Види службових листів
- Ділове листування.Етикет ділового листування
- Загальні вимоги до оформлення ділової кореспонденції
- Телеграма. Факс
- Оформлення довідково-інформаційних документів: оголошення, запрошення, доповідні і пояснювальні записки, виробничі звіти
- Протокол. Витяг з протоколу
Студенти повинні:
знати нормативи оформлення довідково-інформаційної документації, класифікацію службових листів, правила ділового листування, склад реквізитів;
вміти оформляти довідково-інформаційні документи, складати різні види ділових листів, правильно писати виробничі протоколи та витяги з протоколів.
1.Види службових листів
Інформаційні листи – це службові листи, в яких адресант інформує адресата про якісь факти чи заходи. Як правило, адресат пропонує свої вироби чи послуги. Інформація, наведена в такому листі, повинна бути якомога ширшою.
Рекламні листи – це різновид інформаційних листів. Вони містять детальний опис товарів чи послуг і надсилаються конкретним адресатам, щоб спонукати їх скористатися запропонованим. Незважаючи на те, що рекламні листи оформляють на фірмових бланках, поштову адресу, номери есу, номери телефонів, розрахункових рахунків зазначають також у тексті.
Листи-запрошення – це такі службові листи, в яких адресатові пропонують взяти участь у якихось заходах. Листи-запрошення адресують конкретним особам, підприємствам, установам, організаціям. Починати ці слова можна з таких зворотів: “Просимо взяти участь у...”, Запрошуємо...” та ін. Далі розкривають характер заходів, умови участі в них, зазначають строки їх проведення.
Супровідні листи – це такі службові листи, в яких адресата інформують про направлення йому документів, що додаються до листа. Супровідні листи складають, коли потрібно доповнити чи роз’яснити основні документи. Супровідні листи слід починати словами: “Надсилаємо...”, “Направляємо...”. У текстах повинні зазначатися заголовки, індекси і дати документів, що направляються.
Листи-повідомлення – це такі службові листи, в яких повідомляється про щось чи стверджується якийсь факт. Їх направляють конкретному адресатові.
Листи-підтвердження – це службові листи, в яких підтверджується той або інший факт, наприклад одержання переказів, вантажів, цінних паперів тощо. Текст таких листів починається словами, утвореними від дієслова “підтверджувати”.
Листи-нагадування – це службові листи, в яких нагадується про наближення чи закінчення терміну якихось завдань, проведення заходів і необхідність внаслідок цього вжити відповідних заходів. Тексти таких листів можуть складатися з одного-двох речень і починаються словами, утвореними від дієслова “нагадувати”.
Гарантійні листи – це такі службові листи, в яких гарантується виконання чогось, наприклад оплати за послуги чи товари тощо. Якщо гарантійний лист містить відомості фінансового чи матеріального характеру, то, незважаючи на те, що банківські реквізити адресанта є на фірмовому бланкові, необхідно продублювати їх у тексті. Гарантійні листи підписують керівник і головний бухгалтер підприємства.
Ініціативні листи – це такі службові листи, що спонукають адресата дати відповідь адресантові. Залежно від викладеного в листі відповідь може бути позитивна чи негативна. У разі негативної відповіді дається обґрунтування.
Листи-відповіді – це такі службові листи, в яких дають відповідь на ініціативні листи. Якщо в ініціативному листі викладено кілька питань, то в листах-відповідях відповідають на кожне з них.
2.Ділове листування передбачає дотримання певних правил. Розглянемо основні з них.
1. Починати листа необхідно із звертання, яке є загальноприйнятою формою ввічливості.
Найпоширенішими є такі звертання:
Шановний (ім 'я та по батькові)!
Вельмишановний (ім'я та по батькові)!
Глибокошановний (ім 'я та по батькові)!
Високошановний (ім 'я та по батькові)!
Шановний пане ...! (Шановна пані ...!Шановні панове!)
Шановні колеги!
У листі прийнято зазначати звання адресата чи вказувати його професію:
Високоповажний міністре! Вельмишановний професоре! Високоповажний пане прокуроре!
В українській мові звертання ставляться у формі кличного відмінка. Вживання у звертанні іменників у називному відмінку є ненормативним.
2. Першою частиною будь-якого листа є мотивація, що пояснює спонукальні мотиви, причини складання листа.
Стандартні вирази, що вказують на причину
Зважаючи на затримку оплати... З огляду на неотримання рахунка-фактури...
У зв'язку з невідповідністю Ваших дій раніше прийнятій домовленості...
Внаслідок затримки отримання вантажу... Враховуючи зміни цін на енергоносії,...
Стандартні фрази, якими підтверджується отримання листа (документів, повідомлення тощо)
3. Дуже важливим є вибір завершальних речень. Він залежить від змісту листа. Найчастіше у кінці листа повторюють подяку, вибачаються за турботи, висловлюють надію на подальшу співпрацю тощо.
Запевнення адресата в тому, про що йшлося у тексті
Запевняємо Вас у нашій підтримці. Будемо раді співпрацювати з Вами. Будемо раді допомогти Вам.
Висловлення сподівання
Сподіваємося, що наше подальше співробітництво буде таким само приємним і взаємовигідним.
Щиро сподіваємося, що це не останній наш спільний проект.
Вибачення за турботи
Щиро просимо вибачення за затримку. Просимо вибачення за зайві клопоти.
Ще раз просимо вибачення за неможливість вчасно виконати замовлення.
Ще раз перепрошуємо за завдані незручності. Дозвольте ще раз попросити вибачення.
Висловлення бажання співпрацювати у майбутньому
Із зацікавленням чекаємо від Вас нових пропозицій. Із задоволенням розглянемо інші Ваші проекти.
У кінці листа можна подякувати за допомогу, підтримку тощо, а також повторити подяку, висловлену на початку:
Ще раз дякуємо за Ваш благодійний внесок...
Дозвольте ще раз подякувати Вам...
Ще раз висловлюємо щиру вдячність...
Хочемо ще раз висловити вдячність за сприяння у...
4. Не слід забувати про завершальну фразу. Найчастіше ділові листи завершуються такими виразами:
З повагою
З найкращими побажаннями
З вдячністю і повагою
З пошаною і сподіванням на зустріч
З вдячністю і найкращими побажаннями
З належною до Вас пошаною
З щирою повагою (пошаною)
З найщирішою до Вас повагою
З повагою і побажанням успіхів
5. Дієслова вживаються переважно у формі 1-ї особи однини і множини:
Прошу Вас
Повідомляємо Вам
Бажаємо успіхів
3. Однією з форм ділового тексту є документ, зокрема ділова кореспонденція.
З роками склалися узвичаєні правила оформлення службової, урядової, приватної кореспонденції. Це і сувора нормативність і дотримання юридичних положень і також бездоганне володіння правилами української мови – графіки, орфографії й пунктуації.
Текст має бути логічним послідовним, диференційованим за сферами спілкування, відзначатися доведеністю структури, форми та викладу. Залежно від характеру основного змісту документа використовуються відповідні мовні структури із ретельно дібраними словами, що найточніше передають зміст документа.
Будь-яка ділова кореспонденція зазвичай готується на спеціальних бланках, реквізити яких містять постійну інформацію. Обов’язковими мають бути заголовок, адреса організації, установи, фірми, підприємства, куди надсилається документ.
Назва ставиться у називному відмінку. Якщо ж кореспонденція адресується конкретній особі, то посада і прізвище її пишуться в давальному відмінку.
У ділових паперах у звертанні до офіційної особи використовуються офіційні форми ввічливості: шановний, високошановний, вельмишановний. Після звертання ставиться кома, а текст починається з малої літери. Якщо ж звертання завершується знаком оклику, текст починається з абзацу із великої літери.
Важливе значення має питання мовного етикету, особливо тепер, коли відбуваються зміни у виробничих відносинах окремих підприємств та установ. Це стосується переважно тих, хто займається складанням листів-прохань, листів-вимог, листів-презентацій, бо від змісту таких документів залежать відносини між колективами та приватними особами.
Щоб не виказувати невдоволення діями партнера, рекомендується замінити активну форму дієслова на пасивну.
Наприклад: Ви не висловили своїх пропозицій щодо випуску нашої спільної продукції – Пропозиції щодо випуску нашої спільної продукції Вами ще не висловлені.
Особливого значення набувають у ділових документах вставні слова, які пом’якшують тон спілкування.
Наприклад: На жаль, за такі результати праці Ви не можете одержати премії.
Займенник Ви в листах, офіційних документах пишеться з великої літери. Цим підкреслюється повага до адресата. Але надмірна ввічливість як і нав’язування своїх методів чи принципів у розв’язанні того чи іншого питання не сприяють позитивному результату.
Оформляємо лист. арх. 136 підручник Л.М.Паламар, Г.М.Кацовець “Мова ділових паперів”.
Серед ділової кореспонденції важливе місце займає листування.
Лист – це узагальнення назва документів (лист-повідомлення, лист-подяка, лист-нагадування, лист-прохання, листи супровідні, рекламні), що пересилаються поштою.
Листи друкуються на друкарській машинці або набираються на комп’ютері. Особисті листи пишуться ще й від руки.
Щодо змісту службового листа має бути вступ, виклад, висновки й закінчення. Текст складається довільно.
4.Факс – це службовий документ, одержаний за допомогою телефакса телефонними каналами зв’язку. Факс становить ксерокопію переданого документа. Факс оформляють так само, як і службовий лист.
Додаткові дані, що їх автоматично проставляє апарат – це: зазначення відправника (його коду), дата та час передавання документа, номер телефакса, з якого передано інформацію, кількість сторінок.
Відправник факса (адресант) має одержати підтвердження про те, що адресат одержав інформацію. Головною є графа “RESULTS”, в якій у разі одержання повідомлення повністю і без помилок проставляється “OK”; якщо були збої, - то “NG”.
Якщо одержані факси містять дуже важливу інформацію і призначені для тривалого користування, то їх слід скопіювати, оскільки папір, що використовують для факсів, дуже тонкий.
Здебільшого листування з комерційних питань зберігають 3 роки. Службове листування з інофірмами щодо найважливіших питань зберігають не менше 10 років.
Телеграма – це службовий документ, що становить буквенно-цифрове повідомлення, передане за допомогою телеграфного зв’язку (телеграфом).
Тексти телеграм друкують без абзаців. Вони повинні бути стислими і недвозначними. Не рекомендується вживати прийменники, сполучники, займенники, вигуки, частки (крім частки “не”). Не допускається: переносити слова тексту телеграми з одного рядка на інший; робити будь-які виправлення. У разі потреби замість розділових та інших знаків використовують умовні позначення: КРПК, КМ, ЛПК, НР (номер), ДВК (двокрапка). Знаки “-” (мінус), “+” (плюс), % (процент) пишуть словами; однозначні числа – переважно словами, багатозначні – цифрами.
Службові телеграми оформляють на поштових чи фірмових бланках або на чистих аркушах паперу (формат А5) у двох примірниках (перший передають до відділення зв’язку, другий підшивають у справу.
Розрізняють ініціативні телеграми і телеграми-відповіді.
У телеграмах відповідях на початку тексту зазначають номер документа, на який дають відповідь, а в кінці – вихідний номер, після чого зазначають назву підприємства (скорочено), посаду (в разі потреби), прізвище особи, яка підписала телеграму.
Оформляючи службову телеграму, зазначають: назва виду документа, категорія телеграми, вид телеграми, телеграфна адреса одержувача, номер документа, на який дають відповідь, текст, вихідний номер телеграми, скорочена назва підприємства, що надсилає телеграму, посада особи, яка підписала телеграму; поштова адреса та назва підприємства – відправника телеграми, підпис, дата підписання телеграми, відбиток печатки підприємства - відправника.
5.Більша частина документів, що утворюється в організаціях та ті, що надходять до неї зовні, мають інформацію про фактичний стан справ у даній чи іншій організації. Інформація є підставою для складання розпорядчих документів чи може бути прийнята до увага.
Документи цієї групи можна поділити на 3 підгрупи:
- докладні, пояснювальні записки, посвідчення, розписки, акти, заяви;
- протокольні документи, стенограми, звіти;
- службові листи, телеграми, телефонограми.
Докладні пояснювальні та службові записки. Докладні, пояснювальні та службові записки - документи, які інформують про вже здійснивши сі явища і факти, виконані роботи, склавшуся ситуацію.
Записки в залежності від змісту можуть бути ініціативного, інформаційного або звітного характеру. З точки зору адресності розрізняють внутрішні доповідні записки (керівнику підприємства або підрозділу, де працює складач) та зовнішні - (керівнику вищої організації).
Пояснювальна записка, яка не виходить за межі установи оформлюється на бланку або на стандартному листу паперу формату А4 (підписує укладач). Якщо направляється за межі організації - оформляють на бланку та реєструють, підписується керівником.
Реквізити доповідної записки:
1. Посада, П. І. Б. керівника, на чиє ім'я адресується доповідна записка.
2. Найменування структурного підрозділу.
3. Посада, П. І. Б. автора доповідної записки.
4. Найменування документа.
5. По якому питанню укладена записка (заголовок до тексту).
6. Текст.
7. Перелік додатків,
8. Дата та місце укладання доповідної записки.
9. Підпис посадової особи, яка уклала записку.
10. Вихідний номер.
Пояснювальна та службова записки мають аналогічні реквізити.
Пояснювальні записки поділяються на дві групи:
1) документи, що супроводжують основний документ та пояснюють зміст його окремих положень (оформляються на загальному бланку установи);
2) з приводу ситуацій, випадків (оформляються на листах бумаги, підписує виконувач).
Приклад укладення службової записки:
Відділ стандартизації Головному технологові
СЛУЖБОВА ЗАПИСКА
25.09.00 №72-15/138
Про подання матеріалів до проекту СТП
Прошу в термін до 5 жовтня 2000 року подати до відділу стандартизації перелік фрез, що використовуються на підприємстві, для занесення до стандарту підприємства «Інструмент різальний. Фрези. Посібник з вибору.»
Начальник відділу стандартизації (підпис) П. Р. Діденко
Оголошення - це документ, у якому подається потрібна інформація, адресована певному колу зацікавлених осіб. За змістом оголошення поділяються на два види:
- оголошення про майбутню подію;
- оголошення про потребу в послугах або можливість їх надання.
Оголошення про майбутню подію має такі реквізити:
Назва виду документа.
Текст, що містить: - дату;
- місце;
- організатора;
- зміст (порядок денний) події;
- коло осіб, які запрошуються на подію;
- умови входу (платний чи вільний).
Підпис (назва установи або колегіального органу, прізвище або посада особи, яка дає оголошення) — якщо потрібно.
Оголошення про потребу в послугах або можливість їх надання містить такі реквізити:
Назва виду документа.
Заголовок.
Текст.
Адреса автора оголошення.
Часто в оголошеннях цього виду на місці назви документа („Оголошення”) розміщують (для економії місця, стислості та інформаційної насиченості) заголовок, функцію якого виконує ключове слово чи словосполучення з тексту: „Найму”, „Продам”, „Потрібні”, „Робота за кордоном” тощо. Обсяг адреси визначає автор оголошення (поштова, телефакс, маршрут проїзду).
Текст оголошень обох видів може бути різним за обсягом: від максимально стислого до розгорнутого, який наближається до проспекту. Сучасні економічні відносини створюють передумови того, що часто оголошення наближаються до реклами за стилем викладу: в них використовуються риторичні звертання та запитання, оцінні, емоційно насичені слова, прикметники у формі ступенів порівняння, неповні речення тощо.
Зразок :
До уваги акціонерів ВАТ "Київелектромонтаж"!
10 липня 2002 року о 15-й годині
за адресою: м. Київ, вул. Саксаганського, 67
відбудуться загальні збори акціонерів.
На порядку денному зборів:
1. Затвердження основних напрямів діяльності на 2002 рік.
2. Затвердження статуту.
З. Вибори голови правління.
Початок реєстрації о 12-й годині.
Організаційна комісія працює з 9:00 до 18:00 год.
Тел. 220-16-89
Звіт – це письмове повідомлення про виконання певної роботи. Звіти бувають статистичні й текстові. Статистичні звіти пишуться на спеціальних, виготовлених друкарським способом бланках, текстові – на звичайному папері.
Реквізити:
Штамп установи.
Назва виду документа.
Заголовок (вказуються установа, напрям діяльності, звітний період).
Текст, який має такі частини:
- вступ (вказуються завдання, які було поставлено перед установою за
звітний період):
- основна частина (опис та аналіз виконаної роботи);
- висновки (пропозиції, зауваження, перспективи на майбутнє).
Підпис керівника установи або особи відповідальної за складання звіту.
Дата складання.
Печатка.
Великий за обсягом звіт поділяється на частини, кожна з яких має свій заголовок.
У звітах, які не виходять за межі структурного підрозділу, печатка, штамп установи не ставляться.
Зразок:
Звіт
Про педагогічну практику з 12.02.03 по 12.03.03
Студентки філологічного факультету Мандрики Н. Й.
Педагогічну практику проходила у СШ №34 м.Львова. У школі було створено належні умови для проходження практики. Усі вчителі української мови та літератури мають великий стаж роботи і високу фахову, методичну підготовку. Хоча шкільні кабінети української мови та літератури недостатньо обладнані технічними засобами навчання, проте добре забезпечені наочними посібниками та методичною літературою.
За час практики провела 14 контрольних уроків з мови та літератури. Всі уроки були обговорені з учителем і методистом. Практика в школі допомогла здобути практичні уміння і навички: проводити уроки різних типів, перевіряти будь-які види письмових робіт, планувати роботу з розвитку мовлення, виготовляти дидактичний матеріал для уроків.
Під час проведення уроків з мови та літератури особливих труднощів не виникало, за винятком аналізу контрольних робіт та диктантів.
Педагогічна практика поглибила і закріпила знання, здобуті в університеті, з фахових і психолого-педагогічних дисциплін, виробила вміння проводити навчально-виховну роботу з дітьми середнього шкільного віку, випробувати себе як класний керівник.
12.03.03 підпис
6.Протокол - це документ, у якому фіксуються хід і результати роботи нарад, засідань, зборів, конференцій. У протоколах відображаються всі виступи з питань, що розглядаються, а також рішення, прийняті в результаті обговорення.
Протокол веде секретар або інша спеціально призначена особа.
Протоколи загальних зборів (засідань, нарад) підписують голова й секретар, а протоколи засідань комісій — усі члени комісій.
Текст протоколу складається з двох частин: вступної та основної. У вступній частині вказується дата проведення зборів, зазначаються прізвища та ініціали всіх присутніх. При великій кількості присутніх на засіданні їх список складається окремо й додається, а в протоколі зазначається лише загальна кількість присутніх. У цій частині подається також порядок денний зборів з переліком питань, що розглядаються. Основний текст протоколу поділяється на розділи, які відповідають пунктам порядку денного. Кожен розділ містить такі частини:
— слухали;
— виступили;
— ухвалили.
Слово СЛУХАЛИ, як правило, друкується великими літерами, після нього ставиться двокрапка. У наступному рядку з абзацу вказуються ініціали й прізвище доповідача, тема доповіді. Далі викладається основний зміст доповіді або вказується, що текст додається.
Так само оформляється розділ ВИСТУПИЛИ.
У розділі УХВАЛИЛИ повністю записується прийняте рішення, яке може складатися з одного чи кількох пунктів або з констатуючої й резолюційної частин.
За обсягом фіксованої інформації протоколи бувають трьох видів:
1) короткі (записуються обговорювані питання, прізвища доповідачів, прийняті рішення);
2) повні (відрізняються від коротких стислим поданням виступів доповідачів і учасників);
3) стенографічні (дослівно фіксують увесь хід засідання).
Реквізити:
Назва виду документа, яку пишуть посередині рядка.
Порядковий номер протоколу.
Назва зборів, конференції, засідання, наради із зазначенням їх характеру (загальні збори, виробнича нарада, розширена нарада).
Назва установи, підприємства чи організації, де відбулися збори, конференція.
Дату проведення зборів, засідання, наради, яку пишуть нижче від назви організації з лівого боку. У цьому ж рядку з правого боку пишуть місце проведення (назву міста).
Кількісний склад учасників, який пишуть з нового рядка. При великій кількості присутніх на засіданні їх список складають окремо й додають, а в протоколі зазначають лише загальну кількість. Якщо кількість учасників сягає 10—12 осіб, то вказують усіх присутніх.
Посади, прізвища, ініціали керівників зборів, конференції, наради (голови, секретаря, членів президії).
Порядок денний, тобто питання, що їх розглядають на зборах, нараді або конференції. Питання у порядку денному формулюють у називному відмінку.
Текст.
Перелік додатків до протоколу із зазначенням кількості сторінок;
Підписи керівників зборів, засідання, конференції (голови й секретаря).