Тема 5.4. Особливості складання розпорядчих та організаційних документів
План
1. Управлінська документація
2. Розпорядчі документи: наказ, розпорядження, постанова
3. Ознайомлення з організаційними документами
4. Статут, положення, інструкція
Студенти повинні:
знати основні вимоги до складання й оформлення розпорядчих і організаційних документів, види документів, класифікацію і системи документації;
вміти правильно складати розпорядчі документи, грамотно їх оформляти.
1.Відповідно до діючого законодавства органи управління створюють:
Кабінет міністрів – постанови і розпорядження;
міністерства – накази, інструкції, вказівки;
державні комітети і комісії – постанови, інструкції, вказівки;
головні управління та управління при КМУ – накази, інструкції, вказівки;
виконкоми Рад народних депутатів, їх управління та відділи – рішення (виконкоми), розпорядження (виконкоми), накази (управління та відділи виконкомів);
власники промислових та виробничих об’єднань, фірм, трестів – накази, інструкції, вказівки;
власники, підприємств, установ, організацій – накази, інструкції, розпорядження (підприємства), вказівки.
Управлінські документи мають свої особливості:
створюються і використовуються органами управління у відповідності із встановленою компетенцією і поставленими завданнями;
служать засобом закріплення функцій органів управління;
містять інформацію довідкового і правового характеру, відображають природу виконавчої і розпорядчої діяльності певного органу управління;
процес їх створення, форма, зміст, межі дії регулюються правовими нормами, що надає їм загальнообов’язковість виконання.
Сукупність дій органів управління по створенню і використанню документів називається документуванням управлінської діяльності.
Органи управління з найбільш важливих питань видають постанови, рішення, накази; а з менш важливих – розпорядження, вказівки.
Документування управлінської діяльності полягає у фіксації за встановленими правилами на паперових або магнітних носіях управлінських діл, тобто у створенні документів.
Підставою для створення документів в установах є необхідність засвідчення наявності та змісту управлінських діл, передавання, зберігання і використання інформації протягом певного часу або постійно.
В установах визначається конкретний комплекс документів, передбачений номенклатурою справ та необхідний і достатній для документування їх діяльності.
Управлінська діяльність установ здійснюється шляхом видання розпорядчих документів.
Видання розпорядчих документів установ визначається актами законодавства, положеннями (статутами) про них.
З питань, що становлять взаємний інтерес і належать до компетенції різних установ, можуть прийматися спільні розпорядчі документи.
Підставами для прийняття розпорядчих документів в установах є:
• Конституція і закони України, постанови Верховної Ради України, укази і розпорядження Президента України, декрети, постанови і розпорядження Кабінету Міністрів України, рішення та постанови Верховної Ради Автономної Республіки Крим, акти Ради міністрів Автономної Республіки Крим;
• провадження виконавчої і розпорядчої діяльності з метою виконання установою покладених на неї завдань і функцій;
• потреба у правовому регулюванні діяльності.
Розпорядчі документи, що надходять до установи від органів вищого рівня, доводяться до організацій, що належать до сфери її управління. Установа має право розсилати ксерокопії документів органів вищого рівня організаціям, що належать до сфери її управління, разом із супровідним листом.
Документи, що видаються на підставі розпорядчих документів органів вищого рівня, повинні мати посилання на них із зазначенням найменування цих документів, дат, номерів і заголовків.
Хід обговорення питань і рішення, що приймаються в колегіальних органах, на зборах, засіданнях, нарадах фіксуються в протоколах. Протоколи оформляються на підставі записів і стенограм, зроблених у ході засідань.
У разі коли засідання стенографується, зміст виступів до протоколу не заноситься. Розшифрована та оформлена належним чином стенограма додається до протоколу.
Якщо хід засідання фіксується на магнітній плівці шляхом запису на магнітофон чи диктофон, після засідання записані на ній тексти виступів передруковуються і заносяться до протоколу.
Рішення колегіальних органів доводиться до виконавців і організацій, що належать до сфери управління установи, шляхом надсилання їм рішень.
Рішення колегій установ провадяться в життя наказами установи (керівника установи).
Установа під час здійснення оперативних зв'язків з організаціями, що належать до сфери її управління, іншими установами та організаціями, окремими громадянами може надсилати листи.
Як правило, листи складаються у разі, коли неможливо або важко здійснити бездокументний обмін інформацією, дати усні роз'яснення, вказівки (особисті або по телефону), провести інструктування тощо.
Якщо службовий документ потребує негайного виконання, передача тексту документа може здійснюватися по телефону, телеграфу або телефаксу.
2. Розпорядча діяльність в органах державної податкової служби документується шляхом прийняття рішень колегії, видання наказів та розпоряджень.
Постанова – це правовий акт, що приймається вищими і деякими центральними органами колегіального управління для розв’язання найважливіших і принципових завдань, що стоять перед даними органами і встановлення стабільних норм і правил поведінки.
Постанови видають Кабінети міністрів республік на основі законів у порядку їх виконання. У деяких випадках особливо важливі постанови приймають Верховна Рада, профкоми.
Текст постанови як правило, складається з двох частин – констатуючої та ухвалюючої. Перша мітить вступ, оцінку стану і при необхідності, підстави для видання або посилання на правовий акт вищестоячого органу. В ухвалюючій частині наводяться перелік запропонованих заходів, визначається виконавець та термін виконання.
Проекти постанови не рідко готують багато установ чи відомств. Постанови узгоджують з установами, інтересів яких вони торкаються і представляється для візування керівника. Якщо виникають розбіжності до проекту постанови додається довідка з викладом їх суті.
Проект документа разом супроводжуючим листом і довідками про погоджені писаними керівниками установ які складають проект, направляють в орган котрий відповідає за його видання. Наказ
Наказ – це правовий акт, що видається на підставі й і на виконання діючих законів, указів, постанов і рішень уряду, наказів та інструкцій вищестоящих органів. Це означає, що директор може видати наказ з усіх питань з своєї компентенції. Указаний документ є актом внутрішнього управління дія якого не виходить за межі конкретного підприємства, об за межі конкретного підприємства, обладнання, установи.
Накази бувають кадрові та з основної діяльності.
Накази по кадрах оформляють прийом на роботу, переміщення і переведення трудящих, увільнення робітників та службовців, заохочення, притягнення працівників до дисциплінарної і матеріальної відповідальності. На підприємствах з великою кількістю робітників та службовців накази подібного роду уніфікуються.
Накази з основної діяльності оформляються рішення керівника, пов’язані з організацією роботи, порядком діяльності підприємства або його структурних підрозділів. Вони видаються і тоді коли треба довести до відома керівника директивні документи, що надійшли вищестоящих органів. При чому це робиться для того, щоб продублювати акти інших інстанцій. Практика довила, що у багатьох випадках таку роботу можна виконати шляхом ознайомлення з ними виконавців, установлення дійового контролю за реалізацією директорів та інших організаційних дій.
Накази про ухвали вищестоящих органів повинні видаватися лише тоді, коли необхідно накреслити конкретні заходи, визначити відповідальних осіб і терміни та правил внутрішнього трудового розкладу на підприємстві є нормативним. Він загальний безособовий (оскільки маються на увазі не конкретні особи, а весь виконання вказівок. Накази можуть бути нормативними індивідуальними. Та правил внутрішнього трудового розкладу на підприємстві керівника. Він загальний безособовий (оскільки маються на увазі не конкретні особи), а весь виконання вказівок керівника про затвердження правил колективу підприємства.
Наказ про преміювання однієї чи кількох осіб вважається індивідуальним, оскільки не носить нормативного характеру.
Важливе значення має процедура складання та оформлення наказу. Вона визначається інструкціями з діловодства підприємств, правилами про порядок підготовки проекту наказу та іншими правовими актами. У них передбачається обов’язкове дотримання ряду вимог і правил, котрі повинні забезпечити юридичну повноцінність документів, оперативне їх виконання, правильні і всебічне вирішення питання.
Проект наказу обов’язково погоджується з усіма зацікавленими особами даної установи, а в разі необхідності інших організацій. Ці особі відповідно своєї компентенції повинні мати стосунок до питань, що містяться у проекті наказу.
До проекту наказу додаються документи обгрунтовуючи його доцільність. Він набуває чинності з моменту підписання керівним працівником підприємства, якщо інший термін не вказаний в самому наказі. Право підписання мають не тільки перший керівник, але і його заступники, а також інші посадові особи у відповідності до своїх обов’язків.
У певних випадках дію наказу у часі обмежено законом. Слід відзначити, що накази як юридичні акти видають не тільки керівники підприємств, але і інші державні органи, діяльність яких грунтується на принципі єдиноначальності. У відповідності до законодавства накази видають міністри керівники центральних галузевих відомств, начальники відділів та управлінь виконкомів місцевих Рад народних депутатів, а також промислових виробничих об’єднань, фірм, трестів та комбінатів. Ці акти регулюють усі відносини пов’язані з певною галуззю господарства, культури чи управління.
Формуляр наказу має такі основні реквізити: назва виду документа, місце видання, номер, індекс за класифікатором та номенклатурою справ, дату підписання, заголовок, текст і підпис керівника.
Текст наказу з основної діяльності складається з двох частин: констатуючої та розпорядчої. У першій називаються причини, мета видання документа і наводяться для цього відповідні підстави, у другій – містяться приписи з указанням виконавців та терміну виконання. Розпорядча частина починається словом НАКАЗУЮ і викладається у наказовій формі. Розпорядження
Це правовий акт, що видається одноосібно керівником, головним чином колегіального державного органу, для вирішення оперативних завдань. Як правило цей документ має обмежений термін дії і стосується обмеженого кола осіб, організацій та громадян.
Розпорядження видаються головою Кабінету міністрів України. Голови виконкомів місцевих Рад народних депутатів також мають право видавати ці акти.
Реквізити розпоряджень в основному повторюють реквізити рішень. На розпорядженні може бути поставлений герб країни.
Розпорядження видаються від імені виконкому і підписується тільки головою, а не його заступником чи секретарем. Отже закон дає право керівникові одноосібно вирішувати деякі питання і відповідно видавати деякі правові акти.
Виконкоми місцевих Рад у порядку одноосібного розпоряджання можуть розв’язувати питання, з яких остаточне рішення виконком доручив голові чи його заступнику, а також пов’язані з внутрішньою організацією роботи виконкому.
Багато є спільного у розпорядженні і наказі. У правовому відношенні ці розпорядчі документи рівнозначні. У цьому випадку слова у тексті НАКАЗУЮ замінюють словами ЗОБОВ’ЯЗУЮ, ПРОПОНУЮ, ДОРУЧАЮ, ВИМАГАЮ. Між цими двома правовими актами різниця ще в тому, що накази пишуться із загальних, всеохоплюючих питань, а розпорядження частково. Їх можуть видавати керівники структурних підрозділів підприємств.
3.Організаційні документи
Органи управління міністерств, відомств, об’єднань, комбінатів, кооперативів, установ, підприємств поряд з актами вищих органів влади та управління керується у своїй діяльності організаційно-правовими документами – положеннями, статутами, інструкціями, правилами. У них закріплюються функції, обов’язки і права органів на тривалі строки.
Так, у положеннях про підприємство, об’єднання передбачуються права в галузі планування, фінансів, капітального будівництва і т. д.
Серед різних форм виконавчо-розпорядчої діяльності організацій, установ і підприємств провідне місце займає видання правових актів розпорядчого характеру, що підлягають у обов’язковому виконанню. Через них реалізується норми права у процесі керівництва господарським і соціально-культурним будівництвам, нормалізується нормативно-правові відносини. Іншими словами, з допомогою цих документів розв’язуються важливі завдання управління.
До найбільш поширених документів цього виду належать постанови, рішення, розпорядження, вказівки, інструкції і статути.
4. Статут -зведення правил, що регулюють:
а) основи організації та діяльності підприємств і установ певної галузі господарства;
б) умови утворення, склад, структуру і діяльність конкретного підприємства, організації або установи, певної галузі або сфери управління кооперативів, малих підприємств.
Статути покладені в основу діяльності керівних громадських, кооперативних організацій, спортивних добровільних товариств, радгоспів, колгоспів.
Статути господарських організацій мають свої особливості. Ними визначені порядок вступу в організацію, права та обов'язки її членів, органи управління, порядок виборів, сплати членських внесків та ін.
Статут може складатися для конкретної господарської, кооперативної чи іншої організації, у такому випадку він називається індивідуальним. Статути, розроблені для ряду однотипних установ, організацій (наприклад, вищих начальних закладів), вважаються типовими. Як правило, індивідуальні статути створюються шляхом конкретизації типових.
У деяких галузях народного господарства, з огляду на їх особливе значення, для окремих категорій робітників і службовців трудовий розпорядок регулюється статутами про дисципліну.
Статут містить такі реквізити: гриф затвердження вищестоящою організацією або органом управління, найменування виду документа (статут); заголовок; текст.
Текст містить такі розділи:
1. Загальні положення, де розкриваються головні завдання і мета, найважливіші функції, дія статуту по об'єктах і суб'єктах і т.д.
2. Основна діяльність, у чому вона полягає, її порядок.
3. Планування та облік роботи.
4. Призначення допоміжних служб.
5. Взаємодія з іншими органами, що здійснюють аналогічну діяльність (змішане перевезення вантажів).
6. Специфічні особливості діяльності.
7. Відповідальність організації за належне виконання зобов'язань і порядок розгляду спорів, висунення претензій, подання позовів.
Для чіткості викладу і зручності читання текст статуту членують на статті (пункти), котрі групують у розділи (позначаються арабськими цифрами).
Положення — правовий акт, який установлює основні правила організаційної діяльності державних підприємств та установ, їхніх структурних підрозділів — визначає порядок утворення, права, обов'язки та організацію роботи.
Бувають положення типові й індивідуальні. Типові розробляються для системи установ, підприємств і затверджуються вищими органами управління, індивідуальні — на основі типових і затверджуються керівниками підприємств, організацій, установ.
Реквізити положення: назва документа; назва установи, що видає документ; дата й місце видання; заголовок; 
текст; підписи вищої інстанції чи керівних осіб названої в Положенні установи.
Текст містить такі розділи:
1) загальні положення — преамбулу, або вступну частину, де зазначаються мета створення підприємства та його головні завдання;
2) майно й кошти підприємства, порядок їх використання;
3) організація праці — виробнича й господарська діяльність;
4) права та обов'язки установи та її керівних органів;
5) структура управління.
Інструкція — правовий акт, який створюється органом державного управління або утверджується його керівником та визначає правила організаційної, фінансової, науково-технічної діяльності підприємств, установ, організацій і певних підрозділів та служб, посадових осіб, окремих громадян чи поведінку працівників (посадові інструкції) під час виконання службових обов'язків.
Це приписи керівного органу або керівної особи організаціям чи службовцям, які є обов'язковими для виконання. Інструкція розрахована на тривалий строк дії або одноразове виконання.
Розрізняють інструкції організаційні, посадові, технологічні, фінансові, відомчі й міжвідомчі. Інструкції відомчі поширюються в системі одного відомства (міністерства) і є додатком до наказу. Міжвідомчі інструкції видаються спільно кількома організаціями різних систем, тому обов'язкові для їхніх організацій і систем.
Різновиди інструкцій — методичні рекомендації, рекомендації, правила. Інструкція містить спеціальні розділи за групами певних операцій. Відступи від дій, передбачених пунктами інструкцій, не дозволяються й кваліфікуються як порушення дисципліни.
Посадові інструкції визначають організаційно-правове становище працівника у структурному підрозділі й забезпечують умови його ефективної праці. Посадова інструкція призначена для службовців, інженерно-технічних працівників і має такі розділи: загальна частина, визначення функцій (перелік видів робіт), прав, взаємовідносин, відповідальності працівника; порядок обіймання посади, професійні вимоги до нього; його підпорядкування; основні документи, якими треба керуватися в 
роботі. Інструкція набуває юридичної сили з часу затвердження вищою інстанцією або підписання керівником установи.
Інструкції найчастіше викладають від третьої особи чи в безособовій формі. Викладаючи зміст, добирають розпорядчі слова: зобов'язаний, повинен, має право, забороняється, не дозволяється, слід.
Реквізити інструкції: назва, заголовок, текст; посада, підпис і прізвище службової особи, яка склала інструкцію; підпис особи, для якої складена інструкція, ініціали і прізвище, дата ознайомлення; вгорі праворуч — позначка про затвердження — гриф, місце і дата, підпис відповідної особи. Рубрикація для інструкції обов'язкова: у ній нумеруються розділи (римськими чи арабськими цифрами), яким іноді дають підзаголовки, і параграфи (позначають арабськими цифрами).
Текст документа має бути точним, зрозумілим і коротким.
Тема 5.5. Укладання фахових документів (відповідно до напряму підготовки)
Студенти повинні:
знати основні документи свого фаху, структуру їх тексту, правила оформлення;
вміти складати тексти документів свого фаху, бездоганно застосовувати орфографічні та пунктуаційні норми літературної мови.
Організація документообігу. Класифікація бухгалтерських документів
Бухгалтерський облік як упорядкована система узагальнення інформації про фінансово-господарську діяльність суб'єкта господарювання, на відміну від оперативно-технічного і статистичного обліку, базується на методі суцільного і безперервного документування всіх без винятку господарських операцій, які здійснюються у процесі господарської діяльності підприємства.
Документообіг на кожному підприємстві встановлюється головним бухгалтером, а за його відсутності - особою (юридичною або фізичною), яка веде бухгалтерський облік на договірних засадах, і є обов'язковим для виконання для всіх працівників підприємства.
Керівник підприємства зобов'язаний створити необхідні умови для правильного ведення бухгалтерського обліку, забезпечити неухильне виконання всіма підрозділами, службами та працівниками, причетними до бухгалтерського обліку, правомірних вимог бухгалтера щодо дотримання порядку оформлення та подання до обліку первинних документів.
Документообіг - це рух документів від моменту їх складання або одержання від інших підприємств, організацій до використання для бухгалтерських записів і наступної передачі до архіву.
Основні етапи документообігу:
1) складання й оформлення документа;
2) прийняття документа бухгалтерією (обліковим центром підприємства);
3) рух документів по відділах і робочих місцях до бухгалтерії (облікового центру), їх обробка і використання для бухгалтерських записів;
4) передача документів на засоби обчислювальної техніки (машинно-облікові станції) і повернення їх назад (при ручному веденні бухгалтерського обліку);
5) передача документів до архіву.
З одного боку, жодна господарська операція, здійснювана на підприємстві, не повинна бути невідображеною в обліку. З другого - документи оформлюють не тільки і не стільки працівники бухгалтерської служби підприємства. Таку роботу, передусім, виконують працівники, які провадять господарські операції, а також ті, хто дає дозвіл на проведення таких операцій. Це, як правило, керівники виробничих, організаційно-технологічних, інженерно-технічних і розпорядчих служб підприємства. Тому на підприємстві необхідно чітко розмежувати відповідальність за оформлення і подання первинних документів до місць їх обробки та зберігання.
Порядок документообігу залежить від характеру й особливостей господарських операцій та їх облікового оформлення, а також від структури підприємства і його облікового апарату. Як уже говорилося вище, такий порядок розробляє бухгалтерська служба підприємства і затверджує керівник підприємства при визначенні облікової політики підприємства.
При цьому керівник підприємства з метою упорядкування документальної фіксації господарської діяльності затверджує перелік посадових осіб, яких він наділяє правом видачі дозволу (підпису первинних документів) на проведення господарських операцій, пов'язаних з відпуском (витратою) коштів, товарно-матеріальних цінностей, нематеріальних активів тощо; а також конкретних посадових осіб, які мають право підписувати документи на видачу бланків суворої звітності. Кількість таких осіб повинна бути обмеженою.
Для кожного виду або роду документів (накладних, вимог, рахунків-фактур тощо) розробляється особлива схема документообігу у формі графіка руху документів. У графіку, який затверджується наказом керівника підприємства, зазначаються строки оформлення документів або одержання таких документів від інших підприємств, організацій, час перебування документів у різних підрозділах або службах підприємства, крайні строки передачі первинних документів для обробки, до бухгалтерської служби.
Графік документообігу може бути оформлений у вигляді схеми або переліку робіт зі створення, перевірки та обробки документів, що здійснюються кожним підрозділом підприємства, а також кожним виконавцем, із зазначенням їх взаємозв'язку і термінів виконання робіт. Він має забезпечити оптимальну кількість підрозділів і виконавців, через яких проходить конкретний первинний документ, визначити мінімальний термін його перебування у підрозділах, а також сприяти поліпшенню облікової роботи, посиленню контрольних функцій бухгалтерського обліку, підвищенню рівня його механізації.
Працівники підприємства створюють і подають первинні документи, які належать до сфери їхньої діяльності, за графіком документообігу. Для цього кожному виконавцю надається витяг із графіка. У ньому наводяться перелік документів, створення яких належить до функціональних обов'язків виконавця, термін їх подання та підрозділи підприємства, до яких подаються документи.
З метою дотримання належного порядку в системі документообігу, а за потреби - встановлення слабких місць у графіку повинні бути зазначені прізвища конкретних посадових осіб, які виписують, підписують, передають окремо взятий документ до бухгалтерії для обробки і подальшого зберігання. При цьому здають первинні документи на підставі складеного реєстру.
Зберігання бухгалтерських документів, видача документів у тимчасове користування, вилучення та порядок їх знищення
Зберігання документів є заключним етапом у системі становлення та розвитку бухгалтерського обліку на підприємстві. Добре відпрацьований документообіг, швидка обробка та раціональна система зберігання документів забезпечують своєчасне отримання облікової інформації відповідними управлінськими структурами, надійний контроль за фінансово-господарською діяльністю, дозволяють користуватися документацією у будь-який час, гарантують цілісність зберігання документів протягом встановлених законом термінів.
Первинні документи, на підставі яких зроблено записи в облікових реєстрах, називаються використаними. Документи та облікові реєстри, бухгалтерські баланси і звіти, складені на підставі використаних документів, до передачі їх до архіву мають зберігатися в бухгалтерії у спеціально відведених приміщеннях або шафах, які замикаються. Наразі на великих підприємствах можуть бути створені проміжні архіви. Як правило, документація поточного року зберігається у бухгалтерії чи проміжному архіві не більше одного року. Після здачі річного звіту така документація за актом передається на постійне зберігання до головного архіву підприємства.
Відповідальність за стан зберігання та цілісність документації несуть особи, уповноважені головним бухгалтером чи особою (юридичною або фізичною), яка здійснює бухгалтерський облік на підприємстві.
Бланки суворого обліку повинні зберігатися у недоступних для сторонніх осіб місцях (у сейфах, металевих шафах або спеціально відведених для цього приміщеннях), які можуть забезпечити їх надійне зберігання.
Згідно із законодавством, керівник підприємства створює необхідні умови для належного зберігання первинних документів та реєстрів бухгалтерського обліку протягом встановленого чинним законодавством терміну. Порядок роботи з документами з метою складання номенклатури справ регулюється Примірною інструкцією з діловодства, яка затверджена постановою КМ України №1153 від 17.10. 97 р. (далі - Примірна інструкція).
Згідно з цією інструкцією, номенклатура справ - це систематизований порядок найменувань справ, створюваних у діловодстві підприємства, оформлений у відповідному порядку із зазначенням строків зберігання справ.
Розрізняють три види номенклатури справ: типова, примірна та індивідуальна. Номенклатуру справ на підприємстві розробляє посадова особа, відповідальна за діловодство на підприємстві із залученням фахівців архівної справи.
Безперечним є те, що порядок зберігання бухгалтерського архіву повинен забезпечити можливість швидкого знаходження документів за будь-яким записом в облікових реєстрах. Одним із способів досягнення цієї мети є порядок, при якому на первинних документах (у верхньому правому куті документа) яскравим чорнилом проставляються порядкові номери, які повинні відповідати порядковому номеру запису господарської операції, яку відображає даний документ, у відповідному бухгалтерському реєстрі. Такий спосіб нумерації документів дозволить досить легко користуватися підшивкою, за потреби швидко знаходити їх.
Первинні бухгалтерські документи підшиваються у місячні папки окремо від бухгалтерських реєстрів. Кожна така папка, що стосується якогось одного бухгалтерського реєстру, включає в себе тільки ті документи (основні і допоміжні), які відображені у даному бухгалтерському реєстрі. При цьому документи оправляються в папку в такому порядку, в якому вони записані у відповідному бухгалтерському реєстрі, з обов'язковим дотриманням хронології. Кожна папка супроводжується архівною довідкою.
Якщо за якимось реєстром кількість документів незначна, допускається зберігання таких документів у річних папках. При цьому документи одного місяця відділяються від іншого аркушами із назвою місяця.
Розрахункові відомості з нарахування заробітної плати зберігаються в окремих папках, місячних або річних, залежно від їх кількості. Облікові реєстри (журнали-ордери, меморіальні ордери, відомості по синтетичних рахунках, допоміжні відомості та журнали) - також в окремих папках, які відкриваються на рік для кожного з них. Реєстри складаються у папку в хронологічному порядку. Для зручності її слід виготовити так,щоб кожен реєстр розміщувався у ній зверху вниз.
Порядок зберігання первинних та вихідних документів на машинозчитуваних носіях визначається вказівками щодо організації бухгалтерського обліку з використанням обчислювальної техніки.
Термін зберігання первинних документів, облікових реєстрів, бухгалтерських балансів, звітів у архіві підприємства визначається згідно з Переліком типових документів, що створюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів.
Перелік, побудований за функціональним принципом, включає розділи, які відображають основні напрями діяльності фондоутворювачів (підприємств, які здають документи національного фонду), характерні для них, як правило, незалежно від рівня у системі управління і галузевої належності. Розділи мають підрозділи з вужчим колом питань. Документи в розділах і підрозділах Переліку розміщено за ступенем значущості їх видів та питань, що в них відображаються.
Особливістю підрахунку термінів зберігання документації є те, що підрахунок строку зберігання починається з 1 січня року, наступного за роком завершення справи. Наприклад, обчислення терміну зберігання справ, завершених у діловодстві у 2000 році, розпочинається з 1 січня 2001 року.
Після закінчення терміну зберігання документи, які підлягають здачі до Державного архіву, здають до нього, а ті, що залишилися, знищують.
Необхідно пам'ятати, що знищувати можна тільки ті бухгалтерські документи (термін зберігання яких закінчився), за якими державна податкова інспекція провела перевірку з питань дотримання податкового законодавства і які не стосуються слідчих або судових справ у разі виникнення спорів. У першому випадку документи зберігаються до проведення ревізії. У другому - до ухвалення остаточного вироку.
Підготовка документів для передачі до архівного підрозділу або їх знищення передбачає:
- експертизу цінності документів;
- оформлення справ;
- складання описів справ;
- передача справ до архівного підрозділу установи і забезпечення схоронності документів.
Для проведення експертизи документів підприємство створює експертну комісію (далі - комісія). До її складу включаються як працівники підприємства, так і працівники Держархіву. Головою комісії здебільшого призначають заступника керівника підприємства.
Свої засідання комісія провадить не менше одного разу на рік. Рішення комісії вважається правомірним, якщо на її засіданні були присутні не менш як дві третини її складу і за таке рішення проголосувала більшість її членів, присутніх на засіданні. Комісія є дорадчим органом. Її рішення обов'язкові для виконання всіма структурними підрозділами підприємства після затвердження керівником підприємства.
У своїй діяльності комісія керується законами України та Типовим положенням про експертну комісію, яке затверджене наказом Головного архівного управління України №9 від 13.03.96 р. Завдання комісії - організація і проведення спільно з діловодною службою та архівним підрозділом підприємства (на малих підприємствах - відповідальним за діловодство працівником) щорічного добору документів для подальшого зберігання або знищення, здійснення контролю за організацією документообігу. Комісія затверджує опис справ, віднесених попередньою експертизою цінності документів до Національного архіву, номенклатури справ поточного діловодства, акти про вилучення документів, не віднесених експертизою до Національного архіву.
Після завершення експертизи цінності документів складають описи справ постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання та акт про виділення для знищення документів, що не підлягають зберіганню. Усі ці документи подаються на затвердження керівнику підприємства.
Після затвердження акта про виділення документів для знищення працівники діловодної служби здають зазначені документи на знищення.
Видача первинних документів, облікових реєстрів, балансів, фінансових звітів із архіву підприємства працівникам інших структурних підрозділів може здійснюватися тільки з дозволу головного бухгалтера (або особи, яка виконує його обов'язки). При цьому на місце виданого документа прикріпляють розписку особи, яка взяла його в тимчасове користування.
Справи у тимчасове користування стороннім особам (юридичним або фізичним) видаються з дозволу керівника підприємства. Вилучати документи зі справи постійного строку зберігання заборонено. Як виняток це допускається з дозволу керівника підприємства з обов'язковим залишенням у справі засвідченої копії документа. Копія засвідчується підписом посадової особи, відповідальної за зберігання документів, та печаткою підприємства.
Первинні документи та реєстри бухгалтерського обліку можуть бути вилучені у підприємства тільки за рішенням відповідних органів, прийнятих у межах їх повноважень, передбачених законами. Порядок вилучення документів працівниками податкових служб регламентується Інструкцією про порядок вилучення документів, що пов'язані з обчисленням і сплатою податків та інших обов'язкових платежів до бюджету, які свідчать про приховування (заниження) доходу (прибутку) або приховування інших об'єктів від оподаткування у підприємств, установ, організацій і громадян, затвердженою листом Міністерства фінансів України від 19 травня 1992 р. №7.
Посадова особа підприємства має право у присутності представників органів, які здійснюють вилучення, зняти копії документів, що вилучаються. Обов'язковим є складання реєстру документів, що вилучаються, у порядку, встановленому законодавством.
Якщо вилучають недооформлені томи документів, то з дозволу і в присутності представників органів, які здійснюють вилучення, працівники підприємства можуть дооформити ці папки (зробити опис, пронумерувати аркуші, прошнурувати, опечатати, засвідчити своїм підписом та печаткою). Вилучення оформляється протоколом (актом). Вилучення оформлюється протоколом (актом), копія якого вручається під розписку відповідній посадовій особі підприємства.
Органи, які вилучили документи, зобов'язані забезпечити підприємствам, за їх письмовим звертанням, можливість зробити виписку, витяг, копію документів для видачі довідок за обставинами відповідно до чинного законодавства. У разі повернення зазначеними органами документів, раніше вилучених, такі документи приймаються під розписку відповідною посадовою особою підприємства та разом із рішенням про повернення підшиваються до тих же томів, з яких були вилучені та в яких знаходяться постанови про вилучення, реєстр і копії таких документів.
У разі пропажі або знищення первинних документів, облікових реєстрів або звітів керівник підприємства письмово повідомляє про це правоохоронні органи та письмовим розпорядженням (наказом) призначає комісію для встановлення переліку відсутніх документів та розслідування причин їх пропажі або знищення. Для участі у роботі комісії запрошуються представники слідчих органів, охорони та державного пожежного нагляду.
Результати роботи комісії оформляються актом, який затверджується керівником підприємства. Копія акта надсилається органу, в сфері управління якого перебуває підприємство, а також державній податковій інспекції у 10-денний строк.
Список літератури
Основна
1. Мацюк З., Станкевич Н. Українська мова професійного спрямування: Навчальний посібник. — К.: Каравела, 2008.
2. Український правопис / НАН України, Інститут мовознавства ім. О.О.Потебні; Інститут української мови. — К., 1997.
3. Глущик С.В., Дияк О.В., Шевчук С.В. Сучасні ділові папери: Навчальний посібник. — К.:Арій, 2009.
4. Гриценко Т.Б. Українська мова та культура мовлення: Навчальний посібник. — Вінниця: Нова книга, 2003.
5. Шевчук С.В. Ділове мовлення: Модульний курс: Підручник. — К.Арій, 2009.
6. Шевчук С.В. Українське ділове мовлення: Підручник. — К.:Арій, 2009.
7. Шевчук С.В., Кабиш О.О. Практикум з українського ділового мовлення: Навчальний посібник. — К.: Арій, 2009.
8. Шевчук С.В., Лобода Т.М. Практикум з української мови: Модульний курс: Навч. посіб. — К.:Алєрта, 2009.
Додаткова
1. Бацевич Ф.С. Основи комунікативної лінгвістики: Підручник. — К.: Видавничий центр «Академія», 2004.
2. Культура фахового мовлення: Навчальний посібник/ За ред..Н.Д.Бабич. — Чернівці: Книги –ХХІ, 2005.
3. Мацько Л.І., Кравець Л.В. Культура фахової мови: Навч. посіб. — К.: ВЦ «Академія», 2007.
4. Панько Т.І., Кочан І.М., Мацюк Г.П. Українське термінознавство: Підручник для студентів гуманітарних спеціальностей. — Львів: Світ, 1994.
5. Радевич-Винницький Я. Етикет і культура спілкування: Навчальний посібник. — К.: Знання, 2006.
6. Токарська А.С., Кочан І.М. Українська мова фахового спрямування для юристів. — Львів: Світ, 2008.
7. Українська мова: Енциклопедія. — К.: Видавництво «Українська енциклопедія» ім.. М.П.Бажана, 2004.
8. Універсальний довідник-практикум з ділових паперів / С.П. Бибик, І.Л. Михно, Л.О.Пустовіт, Г.М. Сюта. — К.: Довіра; УНВЦ «Рідна мова», 1999.
9. Хміль Ф.І. Ділове спілкування: навчальний посібник. — К.: «Академвидав», 2004.
10. Шевчук С.В., Кабиш О.О., Клименко І.В. Українська мова. Комплексна підготовка до тестування: Навчальний посібник. — К.: Арій, 2008.
Словники
1. Ганич Д.І., Олійник С.І. Русско-украинский и украинско-русский словарь. — К., 1990.
2. Ганич Д.І., Олійник С.І. Словник лінгвістичних термінів. — К., 1985.
3. Головащук І.С. Словник-довідник з правопису та слововживання. - К., 1989.
4. Головащук І.С. Російсько-український словник сталих словосполучень. - К., 2001.
5. Головащук І.С. Складні випадки наголошення. Словник-довідник. — К., 2001.
6. Головащук І.С. Словник наголосів. — К., 2000.
7. Головащук І.С. Українське літературне слововживання: Словник-довідник. — К., 1995.
8. Єрмоленко С.Я. Новий російсько-українській словник-довідник. — К., 1999.
9. Караванський С. Практичний словник синонімів української мови. — К.: Видавництво «Українська книга», 2004.
10. Караванський С. Російсько-український словник складної лексики. — Львів: БаК, 2006.
11. Олійник О., Сидоренко М.М. Російсько-український словник наукової термінології. — К., 1994.
12. Олійник О., Сидоренко М.М. Українсько-російський і російсько-український тлумачний словник. — К., 1991.
13. Орфографічний словник української мови / Уклад. Головащук І.С. — К., 1994.
14. Орфоепічний словник української мови. — К., 1995.
15. Російсько-український словник: Сфера ділового спілкування / За ред. Тараненко А.А. — К., 1996.
16. Російсько-український фразеологічний словник: Фразеологія ділової мови / Уклад. Підмогильний В., Плужник Є. — К., 1993.
17. Словник іншомовний слів. / За ред. О.Мельничука. — К., 1985.
18. Словник скорочень української мови. — К., 1982.
19. Словник труднощів української мови / За ред. Єрмоленко С.Я. — К., 1989.
20. Словник української мови: У 11 т. — К., 1971 — 1981.
21. Словник-довідник з культури української мови / Д.Гринчишин, А. Капелюшний, О.Сербенська, З.Терлак. — К.: Знання, 2006.
22. Словник-довідник труднощів української мови. — К., 1992.
23. Тараненко А.А., Брицын В.М. Русско-украинский словарь для деловых людей. — К., 1992.
24. Великий тлумачний словник сучасної української мови (з дод. і допов.)/ Уклад. і голов. ред. В.Т.Бусел. — К., Ірпінь: ВТФ «Перун», 2005.
25. Український орфографічний словник: Близько 165 тис.слів / За ред. В.М.Русанівського — К.: Довіра, 2006.
26. Шевчук С.В. Російсько-український словник ділового мовлення = Русско-украинский словарь деловой речи. — К.: Вища школа, 2008.