Рассмотрим подробнее функции документа
Колледж
Н.А. Севрюшкина
Курс лекций по дисциплине
«Документационное обеспечение управления»
для специальностей 38.02.01 Экономика и бухгалтерский учет
(по отраслям) и 38.02.07 Банковское дело и
Самара, 2015
Содержание
Введение. 4
Нормативно-методическая база делопроизводства. 9
Раздел 1 ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ.. 12
Тема 1.1 ГОСУДАРСТВЕННЫЕ УНИФИЦИРОВАННЫЕ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИИ.. 12
1.1.1 ГОСУДАРСТВЕННАЯ СИСТЕМА ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ (ГСДОУ) 12
1.1.2 СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИИ.. 12
1.1.3 УНИФИКАЦИЯ И СТАНДАРТИЗАЦИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ.. 13
1.1.4 ГОСУДАРСТВЕННЫЕ УНИФИЦИРОВАННЫЕ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИИ.. 13
Тема 1.2 ОБЩИЕ ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ.. 14
1.2.1 ТИПОЛОГИЯ ДОКУМЕНТОВ.. 15
1.2.2 ЮРИДИЧЕСКАЯ СИЛА ДОКУМЕНТА.. 17
1.2.3 ВИД ДОКУМЕНТА.. 17
1.2.4 ФОРМАТЫ БУМАГИ И ПОЛЯ.. 17
1.2.5 ПОРЯДОК ОФОРМЛЕНИЯ И РАЗМЕЩЕНИЯ РЕКВИЗИТОВ. ФОРМУЛЯР ДОКУМЕНТА.. 18
1.2.6 ТРЕБОВАНИЯ К БЛАНКАМ ДОКУМЕНТОВ ПРЕДПРИЯТИЯ.. 27
1.2.7 ТРЕБОВАНИЯ К ТЕКСТУ ДОКУМЕНТОВ.. 30
1.2.8 ТРЕБОВАНИЯ К ИЗГОТОВЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ.. 33
Раздел 2 ОСНОВНЫЕ ДОКУМЕНТЫ УПРАВЛЕНИЯ.. 35
Тема 2.1 ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ... 35
2.1.1 УЧРЕДИТЕЛЬНЫЙ ДОГОВОР. 35
2.1.2 ПОЛОЖЕНИЕ.. 35
2.1.3 ДОГОВОР. 37
2.1.4 ИНСТРУКЦИЯ.. 37
2.1.5 ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ.. 38
2.1.6 ПРАВИЛА ВНУТРЕННЕГО ТРУДОВОГО РАСПОРЯДКА.. 38
Тема 2.2 РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ... 38
2.2.1 ПРИКАЗ. 39
2.2.2 РАСПОРЯЖЕНИЕ.. 40
2.2.3 РЕШЕНИЕ.. 41
2.2.4 ПРОТОКОЛ.. 41
Тема 2.3 СПРАВОЧНО – ИНФОРМАЦИОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ... 43
2.3.1 Акт. 43
2.3.2 ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА.. 44
2.3.3 ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА.. 45
2.3.4 СПРАВКИ.. 45
2.3.5 СЛУЖЕБНЫЕ ПИСЬМА.. 45
2.3.6 ТЕЛЕГРАММА (ТЕЛЕТАЙПОГРАММА) 46
2.3.7 ТЕЛЕФОНОГРАММА.. 47
2.3.8 ФАКСОГРАММА (ФАКС) 47
Тема 2.4 ДОКУМЕНТЫ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ ОРГАНИЗАЦИИ.. 48
2.4.1 ТРУДОВЫЕ КОНТРАКТЫ... 49
2.4.2 ПРИКАЗЫ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ.. 50
2.4.3 ТРУДОВЫЕ КНИЖКИ.. 51
2.4.4 ЛИЧНЫЕ КАРТОЧКИ.. 51
2.4.5 ЛИЧНЫЕ ДЕЛА.. 51
Тема 2.5 СОСТАВЛЕНИЕ ЛИЧНЫХ ДОКУМЕНТОВ.. 52
2.5.1 РЕЗЮМЕ.. 52
2.5.2 ЗАЯВЛЕНИЕ.. 52
2.5.3 АНКЕТА.. 52
Тема 2.6 ПЛАНОВАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ.. 52
Тема 2.7 ОТЧЕТНАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ.. 53
Тема 2.8 ДОКУМЕНТЫ ПО ФИНАНСОВО-РАСЧЕТНЫМ И СЛУЖЕБНО-СБЫТОВЫМ ОПЕРАЦИЯМ... 53
2.8.1 ДОКУМЕНТЫ ПО ФИНАНСОВО-РАСЧЕТНЫМ ОПЕРАЦИЯМ... 53
2.8.2 ДОКУМЕНТЫ ПО СНАБЖЕНЧЕСКИМ И СБЫТОВЫМ ОПЕРАЦИЯМ... 57
Раздел 3 ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ.. 59
Тема 3.1 ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ СЛУЖБЫ ДОУ.. 59
3.1.1 ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ.. 59
3.1.2 СТРУКТУРА СЛУЖБЫ ДОУ.. 59
3.1.3 ЗАДАЧИ И ФУНКЦИИ СЛУЖБЫ ДОУ.. 60
3.1.4 ДОЛЖНОСТНОЙ И ЧИСЛЕННЫЙ СОСТАВ СЛУЖБЫ ДОУ.. 61
3.1.5 РЕГЛАМЕНТАЦИЯ СЛУЖБЫ ДОУ.. 61
Тема 3.2 ОБРАБОТКА ВХОДЯЩЕЙ, ИСХОДЯЩЕЙ И ВНУТРЕННЕЙ ДОКУМЕНТАЦИИ И КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ.. 61
3.2.1 ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА.. 61
3.2.2 ИНФОРМАЦИОННО-ПОИСКОВАЯ СИСТЕМА ПО ДОКУМЕНТАМ ОРГАНИЗАЦИИ.. 64
Тема 3.5 СИСТЕМАТИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ И ИХ ХРАНЕНИЕ.. 66
3.5.1 НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ.. 66
3.5.2 ФОРМИРОВАНИЕ И ТЕКУЩЕЕ ХРАНЕНИЕ ДЕЛ.. 68
3.5.3 ПОДГОТОВКА ДЕЛ К ПЕРЕДАЧЕ И ПОРЯДОК ПЕРЕДАЧИ ДЕЛ В АРХИВ ДЛЯ ДАЛЬНЕЙШЕГО ХРАНЕНИЯ 69
3.5.4 ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ.. 69
3.5.5 ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛ.. 70
3.5.6 ПОРЯДОК ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ НА ХРАНЕНИЕ В АРХИВ.. 71
Раздел 4 АВТОМАТИЗАЦИЯ ПРОЦЕССОВ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ.. 72
Тема 4.1 ИНФОРМАЦИОННЫЕ СИСТЕМЫ И ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ В ДОУ.. 72
Тема 4.2 УНИВЕРСАЛЬНЫЕ ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ.. 72
4.2.1 ТЕХНОЛОГИИ, ИСПОЛЬЗУЕМЫЕ ДЛЯ ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ.. 72
4.2.2 ТЕХНОЛОГИИ, ПРЕДНАЗНАЧЕННЫЕ ДЛЯ ХРАНЕНИЯ И ПОИСКА ДОКУМЕНТОВ.. 73
4.2.3 ТЕХНОЛОГИИ, ОБЕСПЕЧИВАЮЩИЕ БЕЗОПАСНОСТЬ ДОКУМЕНТОВ.. 73
4.2.4 ТЕХНОЛОГИИ СЖАТИЯ ИНФОРМАЦИИ.. 75
4.2.5 ТЕХНОЛОГИИ ПРЕДСТАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ В ЭЛЕКТРОННОМ ВИДЕ.. 75
4.2.6 ТЕХНОЛОГИИ БАЗ ДАННЫХ.. 75
4.2.7 ТЕХНОЛОГИИ СРЕДСТВ СВЯЗИ.. 76
Тема 4.3 КОМПЛЕКСНЫЙ ПОДХОД К ВНЕДРЕНИЮ ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ ВО ВСЕ СФЕРЫ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ.. 79
4.3.1 АКТУАЛЬНОСТЬ КОМПЛЕКСНОГО ПОДХОДА К АВТОМАТИЗАЦИИ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ.. 79
4.3.2 ТРЕБОВАНИЯ К АВТОМАТИЗИРОВАННОЙ СИСТЕМЕ.. 80
4.3.3 ТИПОВЫЕ ТЕХНОЛОГИИ КОМПЛЕКСНОЙ АВТОМАТИЗАЦИИ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ.. 80
Приложения. 84
Приложение №1 Реквизиты бланка. 85
Приложение №2 Бланк с продольным размещением реквизитов. 86
Приложение №3 Бланк с угловым размещением реквизитов. 87
Приложение №4 Общий бланк. 88
Приложение №5 Бланк для писем.. 89
Приложение №7 Штатное расписание. 91
Приложение №8 Правила внутреннего трудового распорядка. 92
Приложение №9 Акт. 93
Приложение №10 Платежное поручение. 94
Приложение №11 Договор. 95
Приложение №12 Исковое заявление. 96
Приложение №13 Протокол разногласий к договору. 97
Приложение №14 Претензия. 98
Введение
Дисциплина «Документационное обеспечение управления является общепрофессиональной дисциплиной и относится к профессиональному циклу учебного плана ППССЗ по специальностям СПО 38.02.01 Экономика и бухгалтерский учет (по отраслям) и 38.02.07 Банковское дело.
Дисциплина «ДОУ», опираясь на знания, умения и навыки, полученные студентами при изучении общих гуманитарных и социально-экономических (отечественная история, русский язык и культура речи), естенственнонаучных дисциплин (математика и информатика), взаимодействуя с профессиональными дисциплинами, формирует базовые знания, необходимые для подготовки квалифицированных специалистов, деятельность которых будет тесно связана с формированием и использованием информации, закрепленной на материальных носителях, т.е. представленной в виде различных документов.
В условиях становления современных рыночных отношений меняется не только характер правовой и экономической деятельности организаций, предприятий, но и методы управления ими.
Надлежащее оформление, правильная организация работы с документами в учреждениях, организациях, на предприятиях, фирмах, обеспечение хранения архивных документов - непременные условия, которые обеспечивают законность и правопорядок в обществе, стабильность и защиту общественных интересов, прав и свобод граждан, наконец, нормальную деятельность государства. От организации делопроизводства зависят оперативность, надежность, экономичность управленческого труда, культура работы, возможность использования в будущем информации, зафиксированной в документах. Поэтому знание документационного обеспечения управления, как одной из основных дисциплин при подготовке бухгалтеров, экономистов, работников банков, управленцев, всегда поможет найти стоящую работу в любой ситуации.
При существующей смешанной системе делопроизводства, когда все документопотоки в организации рассредоточиваются по структурным подразделениям для их обязательного исполнения, знания в области ДОУ необходимы всем. Молодому специалисту, впервые пришедшему на работу, помимо знаний и навыков составления документов необходимо иметь представление об особенностях взаимодействия и движения документов на предприятии. Руководителям, которые не являются, как правило, конкретными исполнителями оформления документов, важно знать не только структуру самого документа, но и иметь представление, посредством издания какого документа и как можно разрешить ту или иную административную ситуацию.
Таким образом, в наши дни все служащие являются участниками единого делопроизводственного процесса, поэтому, наряду с профессиональными навыками, работник должен уметь создавать документы в соответствии с существующими нормами.
Не стоит забывать также, что под созданием и исполнением документа, как правило, подразумевается выполнение работником конкретного производственного задания, а информация, содержащаяся в том или ином документе, подчас предопределяет развитие производственного или управленческого процесса. Документ, оформленный должным образом, обеспечивает не только оперативность работы, но и создает имидж серьезного, делового партнера.
В связи с внедрением в делопроизводство новых технологий очень важны знания об организации безбумажного делопроизводства, организация которого требует не только применения современных технических средств (компьютеров, компьютерных сетей и программ), приобретения дополнительных знаний о создании, использовании, хранении документов на машинных носителях. Самое главное – это выработка принципиально новых подходов к организации документоведения, повышение культуры и выработка моральных норм работы сотрудников в локальной сети предприятия. Необходимо всем работникам предприятия усвоить общие правила, порядок и нормы, которые во многом предстоит еще создать и внедрить.
Иными словами, ДОУ – это «игра по правилам», и эти правила должны не только знать, но и соблюдать все ее участники!
В связи с этим актуальной задачей является изучение основных норм делопроизводства.
Терминологический стандарт определяет делопроизводство как отрасль деятельности, обеспечивающую документирование и организацию работы с документами. В соответствии с ГОСТ Р51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М.: Госстандарт России, 1998 термин «делопроизводство» синонимичен термину «документационное обеспечение управления», который вошел в научный оборот более 10 лет назад в связи с изменением организационно-технической основы делопроизводства и методологических подходов к его совершенствованию.
Совершим небольшой экскурс в историю делопроизводства или ДОУ.
Традиционно сфера деятельности, связанная с обработкой документов, называется делопроизводством. Термин «делопроизводство» в России возник во второй половине XVIII века и образован от сочетания «производство дела». Значение его становится понятным, если иметь в виду, что термин «дело» первоначально обозначал вопрос, решаемый органом управления. Следовательно, делопроизводством, прежде всего, называлось рассмотрение и решение дел (вопросов). Термин дело в значении собрание документов, относящихся к какому-либо вопросу, стал употребляться позже.
В истории делопроизводства России выделяют три периода: история дореволюционного делопроизводства и делопроизводства в советскую эпоху, делопроизводство после 1991 года.
Делопроизводство дореволюционной России, в свою очередь, включает три этапа развития, каждый из которых получил свое название по центральным органам управления соответствующего периода:
первый этап – приказное делопроизводство (XVI-XVII);
второй этап – коллежское делопроизводство (XVIII);
третий этап – министерское делопроизводство (XIX – начало XX в.).
Государственное делопроизводство советской эпохи начинается в октябре 1917 г. и заканчивается в 1991 г.
Система государственного делопроизводства начала формироваться в период создания русского централизованного государства - с середины XV века. По мере превращения Московского княжества в великорусское государство усложнялись его административные задачи, отдельные части управления, находившиеся по приказу князя в введении того или иного лица, превращались в постоянные присутственные места – избы и приказы. Деятельность приказов (Большой казны, посольского, разбойного, холопского и др.) определялась высшим правительственным учреждением – Боярской Думой; эти учреждения выполняли все важнейшие функции административного управления, поэтому этот период становления и развития делопроизводства принято называть приказным.
В введении приказов находились воеводы, управлявшие территориями и выполнявшие предписания центральных властей. Воеводы имели свою “канцелярию” – приказную избу- и помощников – “меньших” воевод и дьяков. В приказной избе хранились государственная городская печать, денежные суммы и велось делопроизводство. Приказная изба имела подразделения столы.
В XV веке дорогостоящий пергамент вытеснила бумага, которую первоначально привозили из западноевропейских стран. А со второй половины XVII века стали изготавливать отечественную бумагу.
В делопроизводстве приказов продолжала использоваться столбцовая форма документа – свиток из подклеенных друг к другу узких листов бумаги. Важные государственные акты достигали громадных размеров, так Соборное уложение от 1649 г. насчитывает 309 м. Текст в столбцах писался только с одной стороны – оборотная сторона использовалась лишь для проставления пометок, резолюций, адресата.
Наряду со столбцовой формой документа в приказах начала применяться тетрадная форма. Тетрадь – это лист бумаги, сложенный вдвое. Тетради собирались вместе переплетались по мере необходимости и составлялись книги. В форме книг велись списки, финансовые, учетные и др. записи.
Одним из основных признаков официального документа является формуляр – совокупность устойчивых информационных элементов (реквизитов, языковых формул) документа, расположенных в определенной последовательности. В документах приказного делопроизводства большинство реквизитов еще не выделялось из текста, т.е. обращение, адресат, обозначение автора и собственно содержание документа составляли сплошной текст.
Коллежское делопроизводство значительно отличается от приказного. В результате административных реформ Петра I были созданы учреждения бюрократического типа, и сложилась новая система учреждений: Сенат, Синод, Кабинет и коллегии (в центре), губернатор, воевода, комиссары и другие органы на местах. Всего за 1718-1720 вместо упраздненных приказов было создано 12 коллегий: Военная, Иностранных дел, Юстиц-коллегия, Главный магистрат и др.
В 1699 г. Петр I ввел в обращение гербовую бумагу, в 1700 г. издал указы об отмене столбцовой формы документа и замене на листовую. Переход на листовую форму ведения делопроизводства внес значительные изменения в формуляр документа. Все реквизиты выделялись из текста и занимали определенные места. Генеральный регламент ввел обязательную регистрацию документов в соответствующих журналах, поэтому на документах появились регистрационные номера – входящий и исходящий.
Генеральный регламент ввел также систему производства, получившую название “коллежской”, поскольку доминирующим в новых учреждениях стал коллегиальный способ принятия решений присутствием коллегии, в состав которой входили президент, вице-президент, два-три советника и асессоры.
Генеральный регламент окончательно ограждает присутствие как орган, принимающий решение, от делопроизводственной деятельности, которая становится обязанностью канцелярии. А в конторах велся бухгалтерский учет и финансовая отчетность.
Начало XIX в. было ознаменовано новой реформой государственного управления и делопроизводства, которая, главным образом, затронула верхний уровень управления – высшие и центральные учреждения, и вместе с реформами, проведенными Екатериной II в последней четверти XVIII в., завершила формирование новой системы центральных и местных учреждений.
Новая система управления – министерская, основанная на принципе единоначалия, - зародилась в недрах старой коллежской системы; в коллегиях конца XVIII в. президенты имели более широкие права, чем ранее, некоторые из них назывались уже не президентами, а министрами. Создание министерств с единолично управляющими министрами было необходимо для повышения оперативности системы управления, тем не менее, коллегиальный принцип принятия решения не был полностью исключен из новой системы: сначала коллегии были введены в состав вновь созданных министерств, а позже при министрах были созданы советы, имевшие статус коллегиального совещательного органа. Однако отношение к министрам, как к единоличным исполнителям воли царя, и определило делопроизводство министерств как “исполнительное”.
Значительное влияние на процессы составления документов в XIX в. оказало введение бланков, узаконенное “Общим учреждением министерств”.
С середины XIX в. неоднократно предпринимались попытки сокращения числа документов. Об этом свидетельствуют законодательные акты, названные “сокращение документоооборота”, “сокращение переписки”, изданные в 1831, 1852, 1860 г.
В последней четверти XIX в. повышается культура составления, оформления и размножения документов. Документы печатают на пишущих машинах, размножают с помощью гектографов. В некоторых учреждениях ускоряют обработку документов, используя механические нумераторы и штампы.
Государственное делопроизводство советской эпохи охватывает более 80 лет: 1917-1991 гг.
Отметим здесь важные исторические этапы.
После октябрьского переворота необходимо было законодательно оформить деятельность властных структур, упорядочить процессы документационного обеспечения. 30 октября 1917 г. Совнарком издает декрет “О порядке утверждения и опубликования законов”. Для установления порядка оформления административных документов было принято постановление Совнаркома от 2 марта 1918 года “О форме бланков государственных учреждений”. В этом постановлении перечислялись обязательные реквизиты бланка документов. Организационно-научная деятельность в сфере управления в 20-е г. была закреплена нормативными документами и созданием целой сети общественных организаций, институтов и лабораторий, занимавшихся вопросами научной организации труда и делопроизводства.
В 30-е г. формируется и укрепляется жесткая централизованная командная система управления. Система органов по рационализации управления и делопроизводства (институты, центры, лаборатории) была ликвидирована, что привело к значительному сокращению в этих областях.
Интерес к проблеме рационализации делопроизводства вновь возник лишь в начале 60-х г. Важным этапом стало издание 25 июля 1963 г. постановления Совета Министров СССР “О мерах по улучшению архивного дела в СССР”, которое поручало архивному управлению и ряду государственных комитетов и институтов разработку единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД). Реализация этой идеи началась с подготовки в 1965 г. “Материалов к единой государственной системе делопроизводства”, а в сентябре 1973 г. “Основные положения ЕГСД” были одобрены Госкомитетом Совета Министров СССР по науке и технике и рекомендованы министерствам и ведомствам.
Итак, с конца XIX в. с изобретением пишущей машины возник и достаточно быстро стал повсеместно применяться машинописный способ создания документов. Механическая пишущая машина постоянно совершенствовалась в течение XX в. за счет появления новых моделей пишущих и организационных автоматов и создания электронных моделей пишущих машин различного назначения.
С изобретением телефона и телеграфа в конце XIX в. возникла возможность передачи информации по каналам связи, что привело к появлению новых видов документов — телеграммы, телефонограммы, которые фиксировали информацию, переданную этими техническими средствами. В конце XX в. с появлением и распространением факсимильных аппаратов к этим документам прибавилась факсограмма.
В 1980-е гг. началось внедрение в управленческую деятельность персональных компьютеров. Очень быстро они стали основным способом документирования, применяемым повсеместно различными управленческими системами. В настоящее время практически все компьютеры имеют программное обеспечение, позволяющее автоматизировать процессы составления, корректировки, редактирования, оформления, хранения, изготовления и пересылки текстовых документов. Основным способом получения данных из компьютера является вывод на принтерную печать. Принтер в настоящее время является основным способом получения документов на бумажной основе. Естественно, что и в этом случае документы на бумажной основе обязательно должны быть оформлены в соответствии с установленными правилами.
После развала СССР в 1991 году начался последний, третий этап ДОУ, который продолжается в настоящее время.
По мере распространения локальных сетей, объединяющих отдельные компьютеры в единую систему обработки информации, все большее распространение получает электронная почта, позволяющая передавать текстовые сообщения, графические фотографические изображения, звуковые и видеофайлы. Электронная почта является эффективным способом передачи информации, который может принципиально изменить делопроизводство за счет оперативности передачи информации, временной независимости взаимодействия пользователей, высокой надежности.
Таким образом, современное документирование включает использование всех перечисленных способов фиксации и передачи информации. В управленческой практике преобладающим способом документирования на сегодняшний день является их принтерная или машинописная печать. Однако такие документы, как заявления, объяснительные записки и докладные записки, создаются и рукописным способом.
Перейдем к современной трактовке понятия «документирование».
Статья 2 Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», принятого ГД ФС РФ 08.07.2006, устанавливает: «Документированная информация - зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный носитель».
Итак, документирование–это запись информации на различных носителях по установленным правилам.
Тот же закон (Ст.11) гласит, что «В федеральных органах исполнительной власти документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом Правительством Российской Федерации. Правила делопроизводства и документооборота, установленные иными государственными органами, органами местного самоуправления в пределах их компетенции, должны соответствовать требованиям, установленным Правительством Российской Федерации в части делопроизводства и документооборота для федеральных органов исполнительной власти».
Средства документирования делятся на:
o простые (карандаш, ручка);
o механические (пишущие машины);
o электромеханические (магнитофоны, диктофоны, фото-, кино-, видеотехника);
o электронные (электронные пишущие машины, персональные компьютеры).
Документирование в аппарате управления может осуществляться:
o на естественном языке (рукопись, машинопись, телеграмма, телефонограмма, факсограмма, машинограмма, видеограмма);
o на искусственных языках с использованием соответствующих носителей (магнитные диски, ленты, карты, кристаллы, лазерные диски, дискеты и др.).
Делопроизводство включает:
o обеспечение своевременного и правильного создания документов (документирование);
o организацию работы с документами, направленную на создание в рамках отдельной организации системы норм, обеспечивающих движение документов в аппарате управления, их использование в справочных целях;
o выполнение определенного цикла операций с документами (получение, передача, обработка, учет, регистрация, контроль);
o хранение, систематизацию, подготовку документов длительных сроков хранения для сдачи в архив, уничтожение документов с истекшими сроками хранения).
Современное делопроизводство представляет собой не набор технических операций, производимых с документами, а систему информационного обеспечения управленческого аппарата.
Итак, мы выяснили, что итогом документирования является документ. Согласно стандартному определению «Документ (документированная информация) это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать».
Согласно «ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования» (утв. Приказом Ростехрегулирования от 12.03.2007 N 28-ст): Документ (record): зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или физическим лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности.
Документ является результатом отображения фактов, событий, предметов, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности человека. Документы являются основанием для принятия управленческих решений, служат доказательством их исполнения и источником для обобщений и анализа, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда.
Рассмотрим подробнее функции документа
1. Документ, зафиксировав (отобразив) информацию, тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, повторное и неоднократное возвращение к информации во времени. Таким образом, первая функция любого документа – информационная.
2. Важнейшей информацией, которую содержит документ, является социальная, т. е. информация о процессах, происходящих в обществе. Это позволяет выделить социальную функцию документа в качестве его самостоятельной функции. На изучении социальной информации базируются такие науки, как история, источниковедение и др.
В принципе каждый документ может выполнять социальную функцию, так как он возникает в силу определенной общественной потребности. Однако значение того или иного документа, выполняющего социальную функцию, может быть различным. Распорядительные документы (постановления правительства, например) имеют большее значение, чем справка с места работы, выданная гражданину.
Государственные стандарты по оформлению документов также выполняют социальную функцию.
3. Политическая функция документа тесно связана с социальной функцией. Так, первые Декреты Советской власти выполняли не только социальную, но и политическую функцию, так как оказали влияние и на политические, и на социальные процессы. Документы, фиксируя и сохраняя информацию о политическом процессе, т. е. о внутренней и внешней политике государства, о деятельности политических партий, оппозиции, лидерах, выполняют свою политическую функцию.
4. Документ в переводе с латинского – доказательство, свидетельство. Чрезвычайно важна для любой, в том числе для управленческой деятельности, юридическая значимость документа. Документ служит основой для принятия управленческих решений, фиксирует принятые решения, подтверждает факт их исполнения. Правовая функция документа также его необходимое свойство. Им обладают, прежде всего, документы, фиксирующие правовые нормы. Но любой управленческий документ несет в себе эту функцию, т. к. обладает определенной юридической силой.
5. В управленческой функции документ выступает как средство управленческой деятельности. Эту функцию выполняют документы, созданные для целей управления и в процессе его реализации, для обеспечения процесса принятия решения. Документы, обладающие управленческой функцией, являются основным источником информации, играют большую роль в информационном обеспечении управления. С их помощью производится сбор первичных данных, информации о фактическом положении дел. Затем эти данные подвергаются систематизации и обобщению, что реализуется в различных сводках, справках, отчетах. Результатом являются документы, содержащие анализ и оценку положения дел, варианты возможных решений.
6. Коммуникативная функция документа – это его свойство служить средством связи, коммуникации между различными должностными лицами, структурными подразделениями, между государственными организациями, управляющей и управляемой системой и т. д. Документ обладает этой функцией, т. к. служит средством передачи информации и во времени, и в пространстве.
7. Учетная функция документа характеризует прежде всего количественную сторону содержащейся в документе информации. С помощью учетной информации, представленной в формализованном цифровом выражении, систематизируются и отражаются все явления хозяйственной деятельности государства, его органов власти и управления.
Основные виды учета - статистический, бухгалтерский, оперативный - находят свое выражение путем составления статистических, финансово-экономических, плановых, отчетных и некоторых информационно-справочных документов.
Учетные документы могут быть первичными, сводными.
8. Культурная функция документа проявляется в том случае, когда документ выступает в качестве средства закрепления и передачи культурной традиции, культурного наследия. В документах отражается информация о знаниях, традициях, обычаях, ритуалах, навыках, моральных нормах, менталитете (образе мышления), ценностных ориентациях и др. В этом смысле документ может быть определен как культурный образец, фиксирующий информацию.
9. Документ также выполняетфункцию исторического источника.
Качество документа для исторической науки будет определяться точностью, конкретностью, новизной и полнотой информации, а также юридической, политической и культурной значимостью документа.
Таким образом, документ сочетает в себе сразу несколько функций, которые взаимосвязаны между собой, но роль каждой из них различна, т.е. можно сделать вывод, что любой документ полифункционален.
В управленческих документах преобладает управленческая функция, но в то же время эти документы выполняют и другие функции - информационную, правовую, коммуникативную и социальную, исторического источника. Роль функций документа может изменяться во времени, когда содержащаяся в нем информация теряет оперативность и актуальность и превращается в ретроспективную, а действенность, нормативное и регулятивное значение утрачиваются. Происходит как бы вытеснение одних функций другими.
Функции, носящие оперативный характер, время действия которых ограничено (политическая, коммуникативная, управленческая, правовая, учета), вытесняются функциями, имеющими постоянный характер (информационная, культурная, социальная, исторического источника).
Понятие «документ» нельзя смешивать с понятием «информация».
Законодательно закреплено следующее определение «Информация — сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления. Из этого определения следует, что понятие «информация» много шире понятия «документ».
Заметным явлением делопроизводства стало издание государственных стандартов (ГОСТ) на управленческие документы.