ЮРИДИЧЕСКАЯ СИЛА ДОКУМЕНТА

Каждый управленческий документ является носителем информации, используется для ее сбора, анализа, разработки и принятия управленческого решения, его доведения до непосредственных исполнителей, заинтересованных организаций или граждан. Главные требования, предъявляемые к управленческим документам, – официальность, достоверность, объективность. Реализуются эти требования при наделении документа юридической силой, т. е. условием, при котором информация документа может быть использована в сфере управления без сомнения в ее достоверности для осуществления любых действий. В настоящее время бесспорность и обязательность документа также определяется понятием «юридическая сила документа».

Орган управления или должностное лицо, выпускающее документ, обязаны:

- соблюдать при его подготовке действующие нормы законодательства;

- издавать документы только в пределах своей компетенции;

- соблюдать действующие в определенное время общегосударственные правила составления и оформления документов.

Из этого следует понятие юридической силы, которое зафиксировано ГОСТом 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения:

Юридическая сила документа — это свойство, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

Таким образом, юридическая сила документа определяется и содержанием, и формой документа.

Для определенных видов документов в действующих правилах оформления разработаны требования к реквизитам, удостоверяющим их юридическую силу.

ВИД ДОКУМЕНТА

В соответствии с терминологическим государственным стандартом термин «вид документа» определяется как «принадлежность письменного документа к системе документации по признакам содержания и целевого назначения».

Вид документауказывается на каждом управленческом документе (кроме писем, в которых возможно отсутствие этого реквизита). В соответствии с определенным видом (наименованием) складывается его формуляр, правовая значимость, структура текста, порядок введения в действие.

Таким образом, наименования видов документов складываются исторически. С течением времени они претерпевают существенные изменения — перестают употребляться одни виды, им на смену приходят другие. Так, переписка, оформляемая в XVIII в. в виде отношений, доношений и рапортов, свелась к использованию только таких видов документов, как письмо, которым оформляются внешние связи организации, и докладная записка, используемая для внутренней переписки.

В ОКУД включено около 5000 унифицированных форм документов, в их названиях используется только 80 наименований видов документа.

Названия видов не произвольно формулируются их составителем, а выбираются из числа регламентированных нормативной базой.

Квалифицированный специалист, даже не являясь работником делопроизводственной службы должен иметь четкие представления о том, каким видом документа оформляется документирование того или иного вопроса или действия, и осуществлять контроль над правомочным применением названий видов документов в аппарате соответствующей административной структуры. В противном случае начинают применяться документы с названием «информация», «предложение», и т. д.

ФОРМАТЫ БУМАГИ И ПОЛЯ

Материальным носителем информации в управленческой практике чаще всего является бумага. Носитель информации должен быть прочным, легким, удобным в практике работы и доступным по своей стоимости. Бумага отвечает всем этим требованиям. Существующие способы документирования позволяют использовать бумагу для закрепления информации документа.

Для подготовки управленческой документации используются стандартные форматы бумаги в соответствии с действующим в настоящее время ГОСТ-9327-60 «Бумага. Потребительские форматы».Эти форматы приняты и Международной организацией по стандартизации ISO 216-1975. Бумага писчая и некоторые виды печатной продукции. Потребительские форматы рядов А и В.

Для измерения форматов принята метрическая система мер. Площадь основного формата АО (841 х 1189 мм) приблизительно равна квадратному метру. Каждый последующий формат получается из предыдущего делением большей стороны пополам. Все форматы геометрически подобны.

Форматы делятся на три основных ряда– А, Б, В.

В управленческой практике документы оформляются главным образом на бумаге форматовА4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм).

Таблица 1

Потребительские форматы бумаги(в мм)

Отдельные виды документов, содержащие таблицы, графики, ведомости, планы и прочее, оформляются на формате A3 (297 х 420 мм).

Любой документ должен иметь поля, т. е. определенное пространство между краем листа бумаги и текстом. Поля необходимы для подшивки документа, для проставления некоторых служебных отметок. Размеры полей должны быть не менее: левое – 20 мм; правое – 10 мм; верхнее – 20 мм; нижнее – 20 мм.