Тема 1.2 ОБЩИЕ ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ
Значение документа для предприятия трудно переоценить. Информация, зафиксированная в документах, является отражением деятельности организации и составляет основу любого бизнеса. Большую часть служебной информации работники предприятия получают посредством документов. В каждой организации на составление документов и на работу с ними в среднем уходит 60% рабочего времени.
Современное управление государственным предприятием или коммерческой организацией - это в значительной степени непрерывная череда процессов составления и перемещения документов. Осуществляются проекты, заключаются и расторгаются договоры, покупаются и продаются ценные бумаги, предприятия, недвижимость. За всем этим стоят документы.
На основе документов принимаются соответствующие управленческие решения. Документы во многих случаях являются главным аргументом в спорных ситуациях, подтверждая тем самым первичное определение термина «документ» как «способ доказательства». Сколько происходит заседаний арбитражного суда, сколько убытков несут предприятия из-за случайно или умышленно неправильно составленных документов! Вот как выглядит одна из современных рекомендаций российскому предпринимателю: «В деловой жизни бизнес часто соседствует с обманом. Не верьте обещаниям. Только грамотно составленный, имеющий юридическую силу документ является гарантом успешной сделки!»
Руководители предприятий несут персональную ответственность за состав, сохранность и правильное оформление документов. Беспорядок в хранении документов может обернуться риском потери ценной информации, что может негативно отразиться на деятельности предприятия. Ошибки при ведении кадровой документации, фиксирующей трудовые отношения работника с предприятием и подтверждающей его зарплату или стаж, не просто выражают неуважение к сотруднику, но и являются нарушением требований Трудового кодекса Российской Федерации.
Неправильно оформленные документы или их отсутствие может послужить причиной нареканий и штрафных санкций при различных проверках предприятия, проводимых аудиторами, налоговой инспекцией, ревизорами других государственных органов.
По подсчетам специалистов безвозвратно теряется около 15% бумажных документов и почти треть рабочего времени сотрудники тратят на их поиск.
Государственные органы управления требуют от руководителей предприятий всех видов собственности обеспечивать сохранность управленческих, финансово-хозяйственных и кадровых документов. Правила работы с документами стали непременной составной частью уставов вновь регистрируемых предприятий.
Под оформлением документов понимается соблюдение в ходе их составления в управленческих аппаратах учреждений (организаций и предприятий), а также при перепечатке, согласовании, удостоверении, упаковке и пересылке установленных в законодательных актах и нормативно-методических разработках норм и требований.
Требования к составлению и оформлению управленческих документов закрепляются в государственных стандартах, в частности ГОСТом на ОРД.
При внедрении требований ГОСТа рекомендуется распространить правила оформления на все документы, включенные в соответствующий класс Общероссийского классификатора управленческой документации (ОКУД): акты, анкеты, графики, договоры, докладные записки, должностные инструкции, записки, заявки, заявления, инструкции, объяснительные записки, письма, положения, постановления, правила, представления, приказы, протоколы, распоряжения, свидетельства, уставы, штатные расписания.
Выполнение единых правил оформления документов обеспечивает: юридическую силу документов, организацию быстрого поиска документов, оперативное и качественное составление и исполнение документов, более активное использование ПЭВМ при составлении документов.
На основе законодательных, нормативных и нормативно-методических документов каждое учреждение (организация, предприятие, фирма) устанавливает свои требования к работе с документами и закрепляет их в уставе (положении), регламентах, правилах, инструкциях.
При этом должны быть установлены:
o состав применяемых в управленческой системе документов;
o компетенция руководителя, его заместителей и руководителей среднего звена, их право на издание различных видов распорядительных документов;
o права и обязанности должностных лиц, отдельных сотрудников в процессах работы с документами;
o порядок подписания, согласования и визирования документов, их заверение печатью;
o виды применяемых бланков и порядок их использования;
o порядок движения основных видов документов;
o обязательные требования к оформлению и порядок работы с документами.
ТИПОЛОГИЯ ДОКУМЕНТОВ
Все многообразие документов, обслуживающих сферу управления, можно классифицировать по различным основаниям.
По происхождению различают документы личные и официальные:
o документы личного происхождения включают личную переписку, воспоминания личного характера, дневники. Они создаются вне сферы служебной деятельности человека или выполнения общественных обязанностей.
o официальные документы создается юридическим или физическим лицом с обязательным оформлением и удостоверением в установленном порядке. Среди официальных документов выделяют группу личных – удостоверяющих личность (паспорт), специальность, образование (диплом, аттестат), трудовой стаж (трудовая книжка) и др. Предприятия и организации, как правило, работают с официальными документами.
По способу документирования различают документы:
o рукописные письменные (текстовые);
o изобразительные (документы, фиксирующие информацию посредством изображения объекта);
o графические (документы, выполненные графическим способом);
o фотодокументы (звуковые документы, зафиксированные на магнитной ленте);
o кинодокументы (документы, зафиксированные с помощью кино- и видеотехники);
o документы, созданные с помощью компьютерной техники.
В зависимости от отношения к аппарату управления различают документы:
o входящие (поступившие в организацию);
o исходящие (отправляемые из организации);
o внутренние (создаваемые в данной организации и используемые во внутренних связях). Совокупность этих документов образует документооборот организации.
По количеству затронутых вопросов документы делят на простые и сложные:
o простые документы содержат изложение одного вопроса. Примером простых документов является письмо.
o сложные документы включают несколько вопросов. Они могут касаться нескольких должностных лиц, структурных подразделений, учреждений. К таким документам относятся, как правило, приказы, протоколы, постановления решения.
По ограничению доступа документы разделяются на секретные, для служебного пользования и несекретные (простые):
o секретные документы снабжаются особой пометой и грифом секретности. Использование таких документов и работа с ними осуществляются по особой технологии и требуют специального разрешения.
o документы для служебного пользования, содержащие несекретные сведения, могут использоваться работниками данного учреждения. Такие документы помечаются грифом «Для служебного пользования».
По способу изложения текста документы могут быть индивидуальными, трафаретными и типовыми:
o виндивидуальных документах содержание излагается в виде связанного текста. Составитель (исполнитель) индивидуального документа готовит оригинальный текст, посвященный одному (или нескольким) вопросам для выполнения конкретной управленческой задачи. Эти документы пишутся традиционным литературным текстом;
o в трафаретных документах структура изложения текста формализована, в них используются заранее подготовленные стандартные фразы или отдельные части постоянно повторяющегося текста и пропуски для заполнения переменной информации. Наиболее известным видом таких документов являются анкета или справка. Такие документы, как правило, бывают напечатаны на бланке, содержащем постоянную информацию, а переменная вписывается от руки. Вариант использования трафаретных текстов – это введение его в память компьютера (шаблон текстовых редакторов);
o типовые документы используются для: документирования однотипных (повторяющихся) ситуаций, составляются на основе образца (например, типовыеписьма, типовыеинструкции, типовыедоговоры и др.). В документоведении метод типизации используется при разработке типовых форм документов и типовых текстов, т. е. образцов, или эталонов, на основе которых создаются конкретные документы. Типовой текст – это текст-образец, на основе которого создаются в последующем тексты аналогичного содержания.
По степени подлинности документы делятся на подлинники (оригиналы), копии и дубликаты:
o подлинникофициального документа это первый (или единичный) экземпляр документа, обладающий юридической силой. Документ, в котором содержатся сведения, подтверждающие его достоверность (об авторе, времени и месте создания), считается подлинным. Синонимом подлинника является оригинал. Составленные в нескольких экземплярах оригиналы называются умноженными. Все они обладают одинаковой юридической силой, составляются, как минимум, в двух экземплярах (например, договор). Оформление умноженных оригиналов является распространенной практикой;
Существует понятие черновой документ (он может быть изготовлен рукописным, машинописным способом или распечатан с компьютера) отражает работу автора над содержанием документа, может содержать только текст документа, и не обладает юридической силой;
o копиядокумента может быть факсимильной или свободной. Копии могут воспроизводить часть текста документа (выписки) или весь документ. Все официально незаверенные виды копий не имеют юридической силы;
o дубликат — это копия официального документа, имеющая юридическую силу подлинника и сопровождаемая отметкой «Дубликат».
По срокам хранения документы делятся на документы постоянного, долговременного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет) хранения. Сроки хранения документов определяются федеральной архивной службой и закрепляются в перечнях документов с указанием сроков хранения.
Документы можно классифицировать по их назначению:
o организационно-правовая документация;
o − плановая документация;
o − распорядительная документация;
o − информационно-справочная и справочно-аналитическая документация;
o − отчетная документация;
o − документация по обеспечению кадрами (по личному составу);
o − финансовая документация (бухгалтерский учет и отчетность);
o − документация по материально-техническому обеспечению;
o − договорная документация и т.д.
По способу передачи документов различают письма, телеграммы, телефонограммы, телексы, факсограммы и др.