Для организаций сканирование документов позволяет решить целый ряд проблем, связанных с хранением бумажных документов.
Во-первых, это позволяет освободить архивные площади, заменив ряд документов на их электронные копии. Данный шаг также позволяет снизить издержки, возникающие в результате аренды дорогостоящих квадратных метров.
Во-вторых, сканирование документов обеспечивает сохранность единицы хранения, поскольку электронная информация не подвержена рискам порчи или изнашивания.
В-третьих, если на поиск сведений, содержащихся на бумажных носителях, может уходить много времени, то материалы, которые прошли процедуру сканирования документов, всегда доступны в оперативном режиме.
Сканирование документов представляет собой перевод документа в растровый формат с последующим сохранением в файл с одним из доступных расширений (tiff, bmp, jpeg и др.). При необходимости полученное изображение как картинка открывается практически в любом графическом редакторе.
На первой стадии проводится техническая подготовка бумажных материалов, которая предполагает непосредственную физическую работу с документами: разброшюровку, изъятие скрепок, скоб и др. Это позволит в дальнейшем сократить и автоматизировать процесс сканирования.
Сканеры, которые умеют сканировать сброшюрованные документы, есть на рынке, но они очень и очень дорогие, капризные, требуют постоянного администрирования. С точки зрения цены и качества гораздо рациональнее использовать универсальные сканеры, имеющие автоподачик и планшетное прижимное стекло, позволяющие отсканировать документы практически любого типа.
Вторым этапом подготовки документов к сканированию является систематизация, то есть работа с содержанием бумаг: отбор документов, упорядочивание документов в соответствии с определенными принципами. Одним из принципов может стать хронология, внешний вид документов, структурное подразделение, к которому они относятся, порядковые номера и др.
В зависимости от вида документа, его формата, содержания, качества бумаги и др. выбирают тип сканера. Диапазон возможностей достаточно широк. Самая дорогая техника, роботизированная, умеет сканировать сама. К такому типу относятся: Qidenus Pro TT; Kirtas Kabis I-III; Kirtas APT BookScan 2400 Gold; i2S Digitizing Line 3000; TREVENTUS ScanRobot). На нашем рынке известны сканеры трех ведущих производителей: Hewlett Packard, Mustek и Epson. Это не только отражение всемирной популярности перечисленных фирм, но и отчасти свидетельство активности их торговых партнеров, а также подтверждение того, что именно эти фирмы производят наиболее полный модельный ряд офисных и домашних сканеров. Фирмы Kirtas Technologies, Microtek и Umax, производящие более сложные и дорогие модели для специализированного применения, менее известны в нашей стране.
К среднему классу сканеров относится техника в ценовом диапазоне от 20 тыс. до 500 тыс. рублей. Те, что относятся к нижней границе, позволяют сканировать в поточном режиме. Загружая 10 - 20 листиков, можно получить 10 - 20 изображений. Для этого типа сканеров характерна небольшая скорость и отсутствие некоторых возможностей, например 2-х стороннего сканирования. Те, что относятся к верхней границе - универсальные, позволяют производить поточное и планшетное сканирование с достаточно высокой скоростью. При поточном методе сканирование 500 листов происходит за 5 минут, при книжном до 300 страниц в час.
Существуют широкоформатные сканеры, позволяющие сканировать документы вплоть до формата А 0, например чертежи, схемы.
После того как документы пройдут процесс оцифровки, необходимо верифицировать полученную информацию. Обычно специалисты по сканированию осуществляют визуальный контроль качества каждого изображения. Если правильно настроить режимы сканирования, то дополнительная обработка отсканированного будет сведена к минимуму. Полученное изображение необходимо атрибутировать и проиндексировать, чтобы его можно было найти, воспользовавшись поисковой системой. Можно провести процедуру распознавания текста документа, которая сделает возможными последующие манипуляции с ним в редакторах.
Как правило в мировой практике для достижения максимального качества используют формат TIFF (англ. Tagged Image File Format), который представляет собой формат хранения растровых графических изображений. Файлы с расширением TIFF применяют для документов постоянного обращения и долговременного архивного хранения. Однако документы, сохраненные в данном формате, занимают большой объем электронного пространства и по этой же причине их неудобно передавать во внутренней или внешней сети. Самый компактный графический формат, в котором сохраняются отсканированные изображения, – JPEG.
Для тех организаций, которые планируют частое обращение к электронным архивам и пересылку цифровых копий документов, оптимальным является применение формата PDF (англ. Portable Document Format).
Сегодня большую популярность имеют двухслойные документы PDF, в которых одновременно есть сканированный и распознанный вариант документа. Последний позволяет выполнять контекстный поиск в документах.
Для сканирования прозрачных оригиналов – пленок, диапозитивов, слайдов или негативов –необходимо воспользоваться специальными сканерами для фотолюбителей или, что проще,а даптером для слайдов, который прилагается к офисному сканеру или приобретается отдельно. Оптическое разрешение для такой операции должно быть не ниже 1200 dpi.
Наименьших искажений при сканировании можно добиться, если установленное разрешение кратно максимальному. Например, при максимальном разрешении 600 dpi результат будет лучше, если установить уровень разрешения 300, а не 400 dpi.
При сканировании следует использовать как можно более качественный оригинал. В этом случае экономится время на последующей доводке электронного изображения до хорошего уровня. При сканировании газетной статьи лучше подкладывать под нее лист черной бумаги, чтобы текст, напечатанный на обратной стороне газеты, меньше проступал.
Основная операция – распознавание – происходит быстро и наглядно: в отдельном окошке программа прокручивает отсканированную картинку, отмечая так называемые неуверенно опознанные символы. Обычно процент распознавания довольно высок – до 99 %, но в зависимости от конкретного текста и условий он может быть меньше.
Программе необходимо указать, какой язык следует распознать. В современных деловых текстах могут встречаться иностранные слова, обычно английские, поэтому оптимальным будет выбор русского и английского языков одновременно.
По окончании распознавания можно вручную подправить эти места, а можно для ускорения процесса принять текст, каким он получился, чтобы впоследствии его обработала программа проверки орфографии.
В программах распознавания есть собственная система проверки орфографии – Spellchecker. Этот этап можно опустить и просто сохранить текст в формате, например, Word, а затем открыть его, отредактировать и исправить орфографию.
Современные версии программ распознавания позволяют сохранять результат не только в формате, пригодном для текстового редактора (DOC или RTF), но и в других, в том числе в PDF (формат для просмотра популярной программой Acrobat) и HTML.
МФУ
МФУ (многофункциональное устройство) – устройство, объединяющее в себе несколько устройств, среди которых:
- Сканер;
- Принтер;
- Факс (далеко не во всех моделях).
Такие устройства способны выполнять функции копировального аппарата.
МФУ различают по принципам печати – их делят на лазерные МФУ и струйные МФУ. Кроме того они делятся по цветности – многофункциональные устройства могут быть цветными, черно-белыми, а также иметь функцию цветного сканирование, а печать осуществлять исключительно монохромно.
Само название указывает на то, что такой принтер может выполнять множество функций, в число которых, кроме непосредственной печати, входит сканирование, копирование и отправление/приём факсов. Сканирование необходимо и для отправки факса, поэтому в МФУ имеются встроенные функции сканирования в дополнение к операциям отправки/приёма факсов. Сканирование и печать в совокупности выполняют функцию копирования, которая может очень пригодиться в условиях дома и офиса. И, наконец, добавление телекоммуникационных функций - таких, как модем - завершает набор функциональных возможностей, необходимых для поддержки операций отправки/приёма факсов. Таким образом, имеет смысл рассматривать МФУ как обычный принтер, но с возможностями сканирования и отправки/приёма факсов.
Диктофонная техника
Диктофонная техника предназначена для записи и воспроизведения речевой информации.
Термин "диктофон" образован от латинского слова dicto (диктую) и греческого фсоут (речь).
Диктофоны представляют собой специализированные виды магнитофонов.
Виды диктофонов
· аналоговый;
· цифровой.
Аналоговый диктофон
Запись звуков осуществляется на магнитную пленку.
Общие особенности аналоговых диктофонов:
• встроенные микрофон и громкоговоритель;
• высокая чувствительность и хорошее качество звука;
• малое время непрерывной записи (не более 90 минут, если предусмотрен автореверс, то есть автоматический переход на вторую сторону);
• несколько режимов записи, как правило, два – SP (англ. shortplay – быстрая запись) и LP (англ. longplay – медленная запись); при втором режиме скорость движения ленты в два раза ниже, то есть запись может длиться в два раза дольше, правда, и качество записи будет почти в два раза хуже.
Цифровой диктофон
В них используются технологии записи голоса на микросхему, и запись звука производится не на магнитную ленту, а на микрочип (встроенную микросхему) или мини-карты (заменяемые карты с флэш-памятью).
Главное, чем отличаются цифровые диктофоны, – это очень маленькие (со спичечный коробок) размеры и огромное время непрерывной записи – десятки часов. Их другие общие особенности таковы:
• высокая надежность в связи с отсутствием механических узлов: нет подвижной ленты –нет и проблем с ней;
• возможность сбрасывать записи на компьютер: компактный формат аудиофайлов (MP3 или WAV) позволяет быстро распространить их среди участников конференции или совещания и даже пересылать по электронной почте;
• возможность сортировки записей по папкам: обычно три-четыре папки по 200 файлов, чтобы их потом легко было найти;
• жидкокристаллический дисплей показывает все необходимые данные (время записи, номер/имя файла и т. д.);
• активизация записи от голоса работает лучше, чем в аналоговых диктофонах, почти не глотая слова;
• встроенный микрофон имеет регулятор уровня чувствительности, что полезно для различных условий записи;
• качество записи чаще всего хуже, чем у аналоговых диктофонов, из-за компрессии файлов;
• при воспроизведении можно использовать систему шумоподавления, правда, она не только гасит шумы, но и снижает качество полезного сигнала.
Функции цифровых диктофонов
· присвоение каждой записи порядкового номера;
· датирование сообщений;
· запись секретных сообщений и доступ к ним по паролю;
· мгновенный доступ к нужной записи,
· перемещение или удаление записей;
· воспроизведение записей в указанное время и др.
Преимущества цифровых диктофонов
Отсутствие ленты и лентопротяжного механизма позволяет «делать цифровые диктофоны особенно легкими и миниатюрными, а совместимость с компьютером — перспективными».
Для аналоговых кассетных, получивших в нашей стране наибольшее распространение, основные производители - Panasonic, Sony и Olympus. Именно Olympus более других признается в нашей стране в качестве производителя цифровых диктофонов. Распространены также диктофоны Samsung.
Человек пишет со скоростью 20—30 слов в минуту, диктует текст с учетом обдумывания — 60—70 слов в минуту.
Для записи на диктофон одной страницы текста требуется около трех минут, а для рукописи или машинописи — не менее 9 минут.
Очевидно, что устройство, ускоряющее изложение информации, всегда будет востребовано людьми, ценящими свое время.