Документация системы менеджмента качества (СМК)
Исходя из целей и задач документирования, можно сформулировать следующие принципы, положенные в основу создаваемой на предприятии документации системы качества.
1. Документация должна быть системной, то есть определенным образом структурированной, с четкими внутренними связями между элементами системы качества.
2. Документация должна быть комплексной, то есть охватывать все аспекты деятельности в системе качества, в том числе организационные, экономические, технические, правовые, социально-психологические, методические.
3. Документация должна быть полной, то есть содержать исчерпывающую информацию обо всех процессах и процедурах, выполняемых в системе качества, а также о способах регистрации данных о качестве. При этом объем документации должен быть минимальным, но достаточным для практических целей.
4. Документация должна быть понятной всем ее пользователям — руководителям, специалистам и исполнителям. Текст документа должен быть логически последовательным, не должен допускать различных его толкований.
5. Документация должна содержать только практически выполнимые требования. В ней нельзя устанавливать нереальные положения.
6. Документация должна быть адекватной рекомендациям и требованиям стандартов семейства ИСО 9000. С этой целью во вводной части каждого документа необходимо давать точную ссылку на конкретный раздел или пункт стандарта, в соответствии с которым разработан данный документ.
7. Документация должна быть легко идентифицируемой, то есть каждый документ должен иметь соответствующее наименование, условное обозначение и код, позволяющий установить его принадлежность к определенной части системы.
8. Документация должна быть адресной, то есть каждый документ системы качества должен быть предназначен для определенной области применения и адресован конкретным исполнителям.
9. Документация должна быть актуализированной. Это означает, что документация в целом и каждый отдельный документ должны своевременно отражать изменения, происходящие в стандартах семейства ИСО 9000 и изменения условий обеспечения качества на предприятии.
10. Документация должна иметь санкционированный статус, то есть каждый документ системы качества и вся документация в целом должны быть утверждены полномочными должностными лицами.
Поскольку стандарты ИСО не требуют какой-либо конкретной формы документации СМК, принятая в организации форма должна быть приспособлена к условиям и потребностям организации.
Подготовка, регистрация, хранение, актуализация нормативных документов по стандартизации системы менеджмента качества возлагается на службу стандартизации и менеджмента качества (или соответствующую организационную структуру организации), которая, как правило, является организационной основой системы менеджмента качества.
Нормативные документы системы менеджмента качества могут быть на любых носителях информации, должны включать:
¾ декларации о политике и целях в области качества;
¾ руководство по качеству и процедуры управления качеством;
¾ нормы, правила и технические регламенты на процессы;
¾ правила, субъекты и результаты подтверждения соответствия.
Виды документации системы менеджмента качества:
¾ Политика в области качества;
¾ Цели в области качества;
¾ Руководство по качеству;
¾ Документированные процедуры - последовательность выполнения действий и процессов (6 обязательных процедур);
¾ Рабочие инструкции, должностные инструкции, положения о подразделениях;
¾ Планы качества;
¾ Внешние документы – Законы, технические регламенты, ГОСТы, ГОСы и др.;
¾ Записи - объективные свидетельства выполненных действий или достигнутых результатов (22 вида записей)
Политика в области качества ориентирована на потребителя, должна:
¾ соответствовать целям организации;
¾ включать обязательства совершенствования системы менеджмента качества;
¾ включать гарантии аудита и сертификации системы менеджмента качества;
¾ обеспечивать основу для выделения и анализа целей в области качества;
¾ быть известна и понятна персоналу, потребителю, партнерам;
¾ актуализироваться по результатам аудита и сертификации.
Цели в области качества должны быть измеряемы и соответствовать политике в области качества. Высшее руководство (организации) должно обеспечить уверенность в том, что цели в области качества, включая те, которые необходимы для удовлетворения требований к продукции, установлены для всех соответствующих направлений деятельности и подразделений организации.
Руководство по качеству включает:
¾ область применения системы менеджмента качества;
¾ правила и технические регламенты системы менеджмента качества;
¾ описание субъектов и взаимодействий процессов системы менеджмента качества.