Правила оформлення службових записок
Доповідна записка – це письмове повідомлення на ім’я керівника установи, організації, у якому описується певний факт, певна подія, повідомляється про виконання завдань, службових доручень.
Доповідна записка складається з ініціативи її автора або за вказівкою керівника. Розрізняють внутрішні доповідні записки, що адресуються керівникові установи або підрозділу, де працює укладач, і зовнішні, що адресуються керівникові вищої організації. Доповідні записки бувають також інформаційного, звітного й ініціативного характеру.
Зміст доповідної записки повинен бути точним і лаконічним; найкраще поділити його на частини. У кінці додаються чітко сформульовані висновки й пропозиції. Доповідні записки пишуть від руки чи передруковують.
Різновидом доповідної записки є пропозиція. Це документ, у якому особа (установа) висловлює конкретні пропозиції з певних питань. Текст пропозиції містить лише вступ (обґрунтування) та висновки (перелік пропозицій).
Пояснювальна записка – це письмове пояснення ситуації, що склалася, фактів, дій або вчинків працівників (найчастіше порушення дисципліни, невиконання роботи) на вимогу керівника. Інколи це вступ до якогось документа(плану, звіту, проекту). У такій пояснювальній записці автор обґрунтовує мету, актуальність, новизну певного документа, викладає структуру, зміст та функціональне його призначення.
За формою доповідна, пояснювальна записки та пропозиція близькі та містять такі реквізити:
1. Посада, прізвище та ініціали керівника, якому подається службова записка.
2. Назва документа.
3. Заголовок.
4. Зміст записки.
5. Посада, прізвище та ініціали особи, яка подає записку, її підпис.
6. Дата складання записки.
Якщо ці документи не виходять за межі установи, то вони можуть оформлятися на звичайному аркуші паперу, а якщо скеровуються до іншої установи, то їх пишуть на бланку та звичайно реєструють.
Зразки службових записок:
Кафедра гуманітарних наук
Директорові професійно-
технічного училища
№ 46 доц. Савчуку О. П.
Доповідна записка 25.09.95 № 34- 12/243
Про збільшення кількості годин
Мовна культура – один із найважливіших показників нашої духовної культури. Усне й писемне мовлення кожної людини свідчить про рівень її освіченості, інтелігентності.
Щоб грамотно говорити й писати, потрібно передусім постійно вивчати рідну мову, удосконалювати знання, здобуті в середній школі. Писемне мовлення учнів першого курсу хибує численними відхиленнями від орфографічних та пунктуаційних норм української мови. Заняття з практичного курсу допомагають повторити й удосконалити знання студентів з орфографії та пунктуації української мови, виробити навички грамотного письма. Значна частина занять з української мови зорієнтована на вдосконалення зв’язного мовлення. На жаль, таких занять лише дві години на тиждень. Просимо навчальну частину училища розглянути це питання та збільшити кількість тижневих годин на вивчення рідної мови. Адже мова – генетичний код нації, який поєднує минуле з сучасним, програмує майбутнє й забезпечує буття нації у вічності.
Завідувач кафедри (підпис) М. С. Стельмах
Директорові загальноосвітньої
середньої школи № 56
Матвієнку Р.М.
Пояснювальна записка
21.05.2003 № 13
Про порушення навчальної дисципліни
Учні 10-В класу не з’явилися на урок біології тому, що відвідували виставку комп’ютерів. Виставку організувала науково-виробнича фірма «Інтеграл» і запросила учнів на 11-ту годину.
Керівник класу (підпис) В.І. Гнатевич
Програма курсу «Ділова українська мова»
Пояснювальна записка
У добу творення незалежної української держави, коли прийнято закон про надання українській мові статусу державної, питання культури мови набувають особливої ваги.
Ширшає коло тих, хто пише, читає та розмовляє українською мовою як рідною. Писемне спілкування в державному, суспільному, політичному, господарському житті, у ділових відносинах між організаціями та установами, в органах управління переходить на українську мову. Часто недосконале володіння українською мовою спричиняє появу чималої кількості типових помилок, хибних висловлювань, слів-покручів і знижує рівень культури мовлення в загальнонаціональному вимірі. За таких умов важливо озброїти знаннями про ділові папери студентів вищих закладів освіти, адже саме за допомогою ділових документів, листів установлюються офіційні, службові, ділові, партнерські контакти між закладами, підприємствами, інституціями, державами, а також налагоджуються приватні стосунки між людьми.
Ділова українська мова – одна з дисциплін, що вивчається на першому курсі. Вона передбачає вивчення різних видів ділових документів, набуття студентами навичок їх укладання засвоєння етикету ділової кореспонденції. Програмою також передбачено оволодіння нормами літературної мови: графічними, орфографічними, лексичними, морфологічними, синтаксичними, стилістичними та пунктуаційними.