Базові варіанти схем управління проектами
Розрізняють наступні варіанти схем управління проектом:
1. Основна система – менеджер проекту є представником замовника і фінансової відповідальності за прийняті рішення не несе. Ним може бути будь-яка юридична або фізична особа – учасник проекту має ліцензію на професійне управління проектами. Менеджер забезпечує координацію і управління ходом розробки і реалізації проекту, в контрактних відносинах з іншими учасниками проекту (окрім замовника) не виступає. Перевага – об'єктивність менеджера, недолік – ризик і відповідальність цілком покладаються на замовника.
2. Система розширеного управління – менеджер проекту приймає на себе відповідальність за проект в межах фіксованої (кошторисної) ціни. Менеджер забезпечує управління і координацію процесів проекту за угодами (контрактам) між ним замовником і учасниками проекту. Як і при основній системі, ним може бути будь-яка юридична або фізична особа - учасник проекту, що має ліцензію на професійне управління проектами і здатен відповідати за своїми зобов'язаннями перед замовником. В цьому випадку ризик покладається на менеджера проекту в межах контрактних умов.
3. Система «під ключ» – менеджером проекту є проектно-будівельна фірма, з якою замовник укладає контракт «під ключ» з оголошеною вартістю проекту.
Життєвий цикл проекту
Менеджери проекту або організація-виконавець можуть розбивати проект на окремі фази для кращого контролю за виконанням проекту.Життєвий цикл проекту – проміжок часу між моментом появи проекту і моментом його ліквідації. Життєвий цикл є початковим поняттям для дослідження проблем фінансування за проектом.
Життєвий цикл– це проміжок часу між моментом, коли проекту «ще немає» і до того часу, коли проекту «вже немає».
Універсального підходу до розділення процесу реалізації проекту на фази не існує. Вирішуючи для себе цю задачу, учасники проекту повинні керуватися своєю роллю в проекті і конкретними умовами його реалізації. Отже, на практиці розподіл проекту може бути найрізноманітнішим, лише б виділялися контрольні крапки («віхи»), під час проходження яких оцінюються можливі напрями розвитку проекту.
Фази проекту не слід плутати з 5 групами проектних процесів (ініціації, планування, виконання, моніторингу та контролінгу, а також закриття проекту).
Не існує загальноприйнятих стандартів щодо назви та кількості фаз життєвого циклу проекту. У кожному разі життєвий цикл визначається виходячи з потреб управління конкретним проектом. Деякі компанії встановлюють організаційну політику щодо уніфікації життєвого циклу усіх проектів, які вони виконують, у той час як інші дозволяють менеджерам проектів щоразу обирати найбільш прийнятну структуру розбиття проекту на фази. У багатьох країнах існують також галузеві рекомендації з організації життєвого циклу проектів, специфічних для цих галузей.
Існує декілька варіантів структур життєвого циклу проекту.
Початком проекту можуть вважатися:
- поява задуму;
- попереднє ТЕО;
- момент початку робіт за проектом;
- момент початку фінансування і т.д.
Закінченням проекту можуть вважатися:
- введення в експлуатацію об'єктів, початок використання результатів проекту;
- вивід об'єктів проекту з експлуатації;
- досягнення проектом заданих результатів;
- модернізація проекту (початок внесення змін в проект);
- припинення фінансування проекту;
- переведення персоналу проекту на іншу роботу і т.д.
Більшість життєвих циклів проектів мають спільні характеристики:
1. Зазвичай фази виконують послідовно; від попередньої фази до наступної передаються проміжні результати.
2. Витрати і рівень залучення персоналу невеликі на початку проекту, поступово зростають впродовж його життєвого циклу і різко падають під час завершення.
3. На початкових фазах рівень невизначеності і, відповідно, ризик недосягнення цілей проекту найвищі.
4. Можливості учасників впливати на кінцеві характеристики продукту проекту та витрати найвищі на початку, а впродовж життєвого циклу спадають.
5. Вартість змін і корегування помилок упродовж життєвого циклу прогресивно збільшується.
Життєвий цикл проекту визначає:
1. Які технічні роботи виконують на кожній фазі (наприклад, на якій фазі повинні бути виконані архітектурні роботи).
2. Коли проміжні результати повинні бути отримані на кожній фазі і як кожний з цих результатів перевіряється та приймається.
3. Хто залучений до роботи на кожній фазі.
4. Як контролюють і затверджують результати кожної фази.
Однією з основних ознак виділення етапу проектних робіт в окрему фазу є розробка та затвердження одного або кількох проміжних результатів. Такими результатами можуть бути специфікації, звіт про аналіз технічних можливостей, технічне завдання, робочий прототип. Деякі з цих проміжних результатів стосуються самого процесу управління проектом, інші ж можуть бути компонентами кінцевого продукту, задля якого проект започатковано.
У деяких випадках фази життєвого циклу проекту можуть бути розбиті на підфази (з огляду на розміри проекту, його складність, рівень ризиків, обмеження у грошових потоках та ін.).
Іноді менеджер проекту приймає рішення про відкриття нової фази до завершення попередньої. Найчастіше це робиться для прискорення проекту, хоча і підвищує рівень ризиків. В інших випадках (наприклад, в ІТ-індустрії) обирають ітеративний життєвий цикл, коли водночас виконується більше однієї фази.
Будь-який проект проходить через певні фази в своєму розвитку. У свою чергу, кожна фаза може ділитися на фази (етапи) наступного рівня (підфази).
Стадії життєвого циклу проекту можуть розрізнятися залежно від сфери діяльності та прийнятої системи організації робіт. Не дивлячись на те, що вся діяльність по проекту взаємозв’язана, виділити і забезпечити однозначний розподіл фаз і етапів в логічній і тимчасовій послідовності практично неможливо.
Проте, у кожного проекту можна виділити початкову (передінвестиційну) стадію, стадію реалізаціїпроекту і стадію завершення робіт за проектом.
Це може здатися очевидним, але поняття життєвого циклу проекту є одним з найважливіших для менеджера, оскільки саме поточна стадія визначає задачі і види діяльності менеджера, методики та інструментальні засоби, що використовуються.
Керівники проектів розбивають цикл життя проекту на етапи різними способами. Наприклад, в проектах по розробці програмного забезпечення часто виділяються такі етапи як усвідомлення потреби в інформаційній системі, формулювання вимог проектування системи, кодування, тестування, експлуатаційна підтримка. Проте, найбільш традиційним є розбиття проекту на чотири великі етапи: формулювання проекту, планування, здійснення і завершення.
Принципова структура життєвого циклу традиційного інвестиційного проекту (відповідно до діючих в Україні нормативних вимог):
Таблиця 1