Этапы формирования информационных потоков
| Этапы | Цель | Результаты |
| 1. Определение потребности в ресурсах. 2. Оценка и выбор поставщиков. 3. Согласование условий деловых сделок. 4. Финансовые отношения между партнерами. 5. Отработка технологии поставок. 6. Оперативное управление процессами. 7. Контроль результативности деятельности. | Удовлетворение потребности путем производства или закупок. Сопоставление качества, цены и условий поставок, степени надежности партнеров. Заключение взаимовыгодных договорных отношений. Надежность соблюдения договорных условий поставок. Согласование взаимодействия участников товародвижения. Слежение за положением транспортных средств с грузами. Учет выполнения обязательств и оценка эффективности товародвижения. | Объемы необходимых поставок ресурсов по времени и месту. Выбор одного или нескольких наиболее выгодных поставщиков. Разработка долгосрочных контрактов на поставки ресурсов. Своевременные расчеты за продукцию и услуги. Текущие договоры, графики поставок ресурсов по месту и времени. Эффективные и согласованные действия сил и средств. Своевременное выполнение обязательств, минимальные логистические издержки. |
Определение потребности в материальных ресурсах как составная часть материально-технического снабжения производства характеризуется высокой трудоемкостью, прежде всего, в связи с обширной номенклатурой сырья, материалов и комплектующих изделий.
Так, например, специалисты известной немецкой фирмы Mercedes Benz (41, с. 213) для производства автомобилей должны были бы учитывать необходимость иметь в наличии 240 000 разновидностей деталей. Они успешно справляются с комплексными расчетами потребности в материально-технических ресурсах при условии агрегирование данных по узлам, агрегатам и типам (маркам) продукции. Способствует сокращению трудоемкости расчетов потребности в ресурсах применение стандартных программ с использованием компьютеров.
В этих целях разработаны и успешно внедрены в практику отечественных и зарубежных предприятий автоматизированные программные продукты MRP (планирование потребности в материалах), MRP-II (управления технологическими процессами товародвижения).
Многие предприятия потребность в сырье материалах, полуфабрикатах, комплектующих изделиях на прогнозируемые заказы рассчитывают по статистическим данным за прошлые периоды времени и включают их в планы материально-технического снабжения производства.
В условиях динамичности поступления заказов и постоянного совершенствования выпускаемой продукции и появлением новых модификаций расчет потребности в ресурсах осуществляется в режиме корректировки номенклатуры и объемов заказываемых ресурсов.
При поступлении внеочередных или срочных заказов служба материально-технического снабжения оперативно решает вопросы определения необходимости поставок дополнительных ресурсов.
Трудоемкость материально-технического снабжения производства обусловила первоочередное внедрение автоматизации расчетов потребности в ресурсах с помощью быстродействующих компьютеров. Поэтому первые автоматизированные информационные системы управления технологическими процессами были разработаны для сферы материально-технического снабжения производства.
На втором этапе осуществляется оценка и выбор источников пополнения запасов. На основе сопоставления информации о качестве и цены ресурсов у потенциальных источников их пополнения, а также условий поставок и степени надежности будущих партнеров производится выбор одного или нескольких наиболее выгодных поставщиков.
Информационные процессы при выборе источников пополнения запасов включают определенную последовательность действий органов управления, в том числе:
изучение требований своих подразделений, прежде всего, по качеству продукции и рациональных размерах поставок с учетом наличия складских или торговых площадей;
обобщение информации о материально-технических ресурсах: характеристики новых видов сырья и материалов, тенденции изменений потребительских свойств, ценовая политика на ресурсных рынках;
формирование списка потенциальных поставщиков путем изучения рекламных материалов, посещения выставок и ярмарок, а также личных контактов по прежней совместной работе;
подготовка и ведение коммерческих переговоров по условиям поставок: размеры партий поставок, минимальная закупочная цена, возможность скидок, условия доставки, упаковка товара, транспортные расходы, длительность контрактов.
На третьем этапе осуществляется информационный обмен в целях согласования условий и оформления взаимовыгодных деловых сделок между партнерами на долгосрочный период. Процесс согласования условий взаимовыгодного сотрудничества носит характер деловых переговоров представителей сторон, которые завершают свою работу оформлением долгосрочных документов, к подписанию которых обычно привлекается руководящий состав предприятия. При подготовке деловых переговоров их инициатор определяет цели, может вырабатывать коммерческое предложения (оферту) и направлять ее будущему партнеру для изучения.
В процессе деловых переговоров представителями сторон осуществляется информационный обмен, который может включать:
обсуждение вариантов взаимодействия с учетом интересов сторон и имеющихся ресурсов;
обоснование необходимости привлечения к совместной работе коммерческих посредников;
выработка взаимных уступок по отдельным спорным вопросам, которые не затрагивают коренные интересы сторон;
разработка и подписание долгосрочных контрактов на поставки ресурсов в общих объемных и ценовых показателях.
На четвертом этапе формируются финансовые отношения между поставщиками, посредниками и получателями продукции как условие надежности выполнения долгосрочных взаимных обязательств. Финансовая информация при подготовке, заключении и реализации деловых сделок может включать следующие направления:
предварительная проверка платежеспособности деловых партнеров, ведение их покупательской и платежной истории;
использование предоплаты или авансовых платежей при согласовании условий деловых сделок с новыми партнерами;
стимулирование деловых партнеров в предоплате или в своевременном погашении задолженности привлекательной системой скидок и льгот за платежи наличными или за оплату ранее согласованного срока (от 1 до 5%), а также путем взыскания пени за просрочку платежа;
согласование с постоянными поставщиками способов оплаты продукции, наиболее удобных по срокам и с минимальными надбавками за пользование кредитами;
периодическая проверка задолженностей групп деловых партнеров по оплате, ограничение допустимого размера товарного кредита для хронических должников по оплате продукции и услуг;
поиск способов изменения условий выплаты имеющейся задолженности - отсрочка платежа, дробление крупных платежей и оплата долга по частям, снижение процентной ставки банком или рефинансирование другим банком возврата кредитов, реализация неликвидов за бесценок;
прогноз финансового состояния предприятия на перспективу с учетом условий деловых сделок, периодическое получение данных о наличии финансовых средств предприятия в реальном масштабе времени с использованием набора типовых шаблонов для выполнения финансовых расчетов.
Проверку кредитоспособности деловых партнеров рекомендуется проводить (9, с. 422) при помощи неформальных контактов с банками и другими клиентами, а также неформальных мнений знакомых профессионалов, работающих в данной отрасли, рекомендаций независимых аналитиков, новостей и отчетов специализированных агентств деловой информации.
На пятом этапе уточняется технология взаимодействия участников товародвижения путем разработки текущих договоров и графиков поставок продукции по месту и времени. На основе информации долгосрочных контрактов, результатов реализации планов на предыдущий период и реальных условий рыночной ситуации уточняются задачи следующий период совместной работы.
Информационный обмен осуществляется на уровне специалистов и лишь при необходимости к принятию ответственных решений они обращаются к руководству с соответствующими обычно предварительно согласованными между собой предложениями.
Отработка технологии текущих поставок включает:
разработку заказчиком заявки на очередную поставку и спецификации с конкретизацией номенклатуры, количества и качества необходимых ресурсов;
конкретизацию условий ближайших поставок в текущих договорах на поставки ресурсов, доработку документов с устранением возникших технических и технологических недостатков;
организацию пробных поставок для проверки технологии согласованной работы отправителей, логистических посредников и получателей продукции, особенно при существенных изменениях условий поставок;
внедрение стандартных программ автоматизированного формирования заказов поставщикам. Для этого может использоваться стандартная информационная программа ОРТ (оптимизированная производственная технология), которая позволяет выявить проблемы в поставках сырья и материалов, технологических процессах и оснащении оборудованием.
На шестом этапе осуществляется оперативное управление действиями сил и средств путем слежения за положением транспортов с грузами и состоянием складских процессов. Фактические сведения о состоянии товародвижения накапливаются в диспетчерских службах, обобщенная информация представляется руководству при завершении этапов работ, а также при угрозах срыва поставок по объективным или субъективным причинам.
В частности в системе ОРТ (оптимизированная производственная технология) в автоматизированном режиме решается ряд информационных задач краткосрочного и оперативного планирования производства, в том числе формирование графиков работ с использованием критерия обеспеченности заказов сырьем и материалами, эффективности использования ресурсов.
Диспетчерское руководство при отклонениях товародвижения от планов и графиков может включать:
получение от должностных лиц графиков движения транспортов с грузами, донесений от других диспетчеров информации о положении транспортов в пути следования и пунктах перегрузки, ведение фактического выполнения графиков товародвижения;
предоставление в установленное время руководству сведений о состоянии грузопотоков на путях сообщения и пунктах перевалки грузов;
переадресовку транспортов с материальными ресурсами по месту и времени в случаях длительных перерывов работы путей сообщения из-за технических неисправностей или аварийных ситуаций;
информирование грузополучателей о прибытии в их адрес грузов с отражением времени передачи, должности и фамилии лица, принявшего сообщение;
передачу должностным лицам сведений о времени и месте происшествий на маршрутах перевозок с необходимостью оказания помощи пострадавшим и ликвидации последствий.
На седьмом этапе проводится контроль результативности взаимодействия сил и средств путем учета выполнения участниками принятых взаимных обязательств и оценка результативности товародвижения. Основными критериями оценки эффективности товародвижения являются своевременное выполнение поставленных руководством задач и минимизация логистических издержек. Итоги аналитической работы по подведению итогов текущей работы становятся исходным данными для планирования товародвижения на следующий период времени.
Таким образом, товародвижение по своему содержанию представляет собой органическое сочетание информационных, финансовых и материальных потоков.