Состав информационных потоков
| Вид потока | Содержание информации | Предназначение сведений |
| 1. Предвари-тельный. 2. Встречный. 3. Подтвер-ждающий. 4. Итоговый. | Рекламные сообщения. Заявки на продукцию или услугу. Договоры, контракты, спецификации. Счет, счет-фактура, платежное поручение. Распоряжение на выдачу или отгрузку продукции. Сопроводительные документы на груз. Оплаченное платежное поручение. Коммерческий акт. Претензия покупателя. Рекламации. Иски. Уведомление о получении продукции. Акты о недостаче, избытке или пересортице. Сведения о наличии и движении материальных ценностей. Акты сверок имущества. | Сведения о товарах различных производителей. Данные о количестве товара и сроках оказания услуг. Параметры взаимовыгодного долго-срочного делового сотрудничества. Платежный документ за продукцию и услуги. Основание на отпуск продукции или оказание услуг. Накладные, сертификаты, комплект перевозочных документов. Документ о перечислении денежных средств продавцу. Претензии к транспортной организации. Сообщение о нарушениях договорных отношений. Жалоба на некачественное изготовление продукции. Возмещение по решению суда материального и морального ущерба. Сообщение об успешном завершении сделки. Документальное подтверждение претензий получателя продукции. Учет запасов в службах снабжения (сбыта) и на складах. Соответствие фактического наличия имущества учетным данным. |
Предварительный информационный поток в товародвижении является наиболее обширным как масштабам, так по содержанию, включает опережающую грузопотоку информацию, в том числе многочисленное рекламное воздействие производителей и торгово-посреднических компаний на потенциальных потребителей продукции и услуг.
На основании информации о наличии нужного потребителям товара ведутся переговоры между владельцами товаров и потенциальными покупателями о качественных характеристиках предлагаемой продукции и условиях продаж. Согласие на покупку товара или пользование услугами компании может выражаться в заявке на поставки и желательных сроках оказания услуг.
Намерения о долгосрочном сотрудничестве стороны оформляют договорами или развернутыми контрактами, в которых отражаются параметры и условия поставок или оказания услуг. При необходимости договорные отношения сторон могут уточняться спецификациями, в которых отражаются детали: размеры, сорта, особые требования к качеству и дизайну продукции.
На основе согласованных условий взаимодействия сторон продавец оформляет и направляет покупателю счета и платежное поручение как платежный документ, подлежащий оплате покупателем за продукцию и услуги. После получения подтверждения о согласии на оплату или произведенной оплате, чаще всего, в виде ксерокопии платежного поручения со штампом банка об отправке платежа, отдается распоряжения на отпуск продукции со склада или оказании потребителю другой услуги.
Одновременно оформляются сопроводительные документы на груз, включая накладные и сертификаты качества, а при оказании транспортных услуг и комплект перевозочных документов как основание для организации отгрузки и начала движения материального потока.
Сопроводительные документы при перевозке отдельных грузов, кроме того, могут включать транспортные накладные, экспедиторские, санитарные и другие разрешительные документы, таможенные документы, сертификаты происхождения товара, упаковочные листы, страховые документы.
Встречный информационный поток содержит платежное поручение как основание для перечисления денежных средств уполномоченным банком на счет поставщика продукции. Это поручение со штампом уполномоченного банка является официальным отчетным документом всех трех сторон сделки: продавца, покупателя и банковского учреждения о списании денежных средств с банковского счета покупателя и их получения на счет продавца.
При приеме груза получателем проверяется целостность пломб на вагонах или контейнерах. Если пломбы нарушены или отсутствуют, то формируется трехсторонняя комиссия для проверки соответствия фактического наличия груза товарно-транспортной накладной или повагонной ведомости загрузки.
В состав комиссии включаются представители транспортной организации, получателя груза и государственной транспортной инспекции или органа местной исполнительной власти. Несоответствие наличия груза сопроводительным документам отражается в коммерческом акте, который оформляется в трех экземплярах. Иногда при серьезных претензиях для участия в работе комиссии вызывается представитель отправителя груза.
Навстречу материальному потоку также может направляться информация в виде претензии покупателя о нарушениях договорных условий. К нарушениям могут относиться:
несвоевременная доставка продукции, вызвавшая нарушения плановости работы покупателя или упущенную им прибыль из-за отсутствия товара в продаже;
несоответствие фактического состояния продукции представленным сертификатам качества;
пересортица по количеству и качеству продукции согласованным ранее спецификациям, включая сорт, размеры, цвет и стоимость изделий;
некачественная упаковка продукции, повлекшая нарушение формы и целостности изделий.
Частные претензии к продавцу разрешаются в ходе переговоров с добровольным согласием продавца устранить выявленные недостатки в процессе последующих поставок.
Более сложные претензии являются предметом споров с участием представителей общества защиты прав потребителей, споров в арбитражном суде и, как правило, прекращением деловых отношений.
Жалобы покупателя на некачественное изготовление продукции являются предметом рекламаций продавца к производителю, который обязан устранить выявленный производственный брак или поставить взамен качественную продукцию.
В тех случая, когда не удается добровольно достичь удовлетворения претензии или рекламации покупателю приходится обращаться с иском в судебные органы для возмещения нанесенного материальных потерь и морального ущерба.
Подтверждающий информационный поток состоит в направлении получателем груза уведомление о получении продукции, которое обычно является жестом желания продолжать дальнейшие деловые связи. Нередко приходится напоминать получателю о необходимости своевременно сообщать отправителю об успешном завершении сделки.
Официальным юридическим документом, подтверждающим претензии покупателя к продавцу, является акт о недостаче, избытке или пересортице, который составляется комиссией в составе не менее трех должностных лиц покупателя в тех случаях, когда не удается добровольно устранить претензии. Акт составляется в нескольких идентичных экземплярах и может использоваться при разрешении административных споров или исков в судебных инстанциях.
Завершение каждого отдельного процесса товародвижения вносит изменения в состоянии запасов продукции как у отправителя, так и получателя грузов. Сведения о наличии и движении материальных ценностей формируются на основании учета по накладным, который осуществляется в службах сбыта продавца и службе закупок (снабжения) покупателя, а также на их складах. Периодически проводится сверка фактического наличия имущества учетным данным. Результаты оформляются актами сверок. При несоответствии данных проводится административное расследование и возмещение нанесенного ущерба.
В современных условиях в крупных торговых сетях успешно работает стандартная программа автоматизированного учета наличия и движения материальных ценностей на основе штрихового кода на товарах и упаковке.