Структурування листа вручну
· У підсумкових формулах посилання повинні вказувати на детальні дані в однаковому напрямку, тобто всі посилання повинні вказувати комірку вище чи нижче для підсумкових рядків, ліворуч або праворуч для підсумкових стовпчиків.
· Виділіть рядки чи стовпчики, що містять детальні дані. Детальні рядки чи стовпчики звичайно підлеглі рядку чи стовпчику, що містить відповідні підсумкові дані. Наприклад, якщо рядок 8 містить суми для рядків з 4 по 7, то виділіть рядки 4 - 7.
· Виберіть команду «Структура» у меню «Данные», а потім – «Сгруппировать». Поруч із групою на екрані повинні з'явитися символи структури.
· Продовжуйте виділення детальних рядків чи стовпчиків і виконуйте команду «Сгруппировать» доти, поки в структурі не будуть створені всі необхідні рівні (рис. 2.44).
 |
Рисунок 2.44 - Створення рівнів у структурі
Примітка. Структура може мати до 8 рівнів детальних даних, де кожен "внутрішній" рівень надає детальні дані для попереднього "зовнішнього". У наступному прикладі рядка для «Іванов разом:» і «Петров разом:» є першим рівнем. Детальні рядки, що складають кожну групу рівня 1, є рівнем 2.
За замовчуванням, підсумкові рядки і стовпці розташовані нижче чи праворуч відповідно від детальних рядків і стовпців. Якщо підсумкові рядки вище детальних, або підсумкові стовпці лівіше детальних даних, то необхідно зняти відповідні прапорці в групі прапорців «Расположение итогов» діалогового вікна «Структура документа». Щоб переглянути діалогове вікно «Структура документа», виберіть команду «Структура» у меню «Данные», а потім – «Параметры».
Структуру можна формувати як по вертикалі, так і по горизонталі.
· Відображення чи приховування символів структури без її видалення:
· Виберіть команду «Параметры» у меню «Сервис», а потім – вкладку «Вид».
· Щоб зробити символи структури видимими, установите прапорець «Символы структуры».
· Щоб сховати відповідні символи, зніміть цей прапорець.
Якщо на листі відсутні символи структури, то встановіть прапорець «Символы структуры» вкладки «Вид» діалогового вікна «Параметры» (меню «Сервис»).
Для розгрупування рядків і стовпчиків у структурі:
· Виділіть рядки чи стовпчики, які необхідно розгрупувати.
· Виберіть команду «Структура» у меню «Данные», а потім – команду «Разгруппировать».
· Щоб усередині структури виділити визначену групу даних, клацніть мишею символ «Показать детали» чи символ «Спрятать детали», утримуючи клавішу SHIFT.
При видаленні структури, дані в листі не змінюються.
Для видалення структури в цілому:
· Вкажіть будь-яку комірку на листі.
· Виберіть команду «Структура» у меню «Данные», а потім – «Удалить структуру».
Введення даних із зовні
Якщо за допомогою Excel необхідно зробити обробку даних, підготовлених іншими додатками, то сформовані файли можна відкривати за допомогою Excel. Наприклад, у текстовому файлі записаний ряд числових вимірів:
12 23 45 67 34 2 48 90 34 56
Тоді після запуску Excel необхідно дати команду «Открыть» і установивши тип файлів «Все файлы», знайти потрібний файл. При його відкритті запуститься майстер, що допоможе імпортувати необхідні дані (рис. 2.45 - 2.48).
Рисунок 2.45 – Майстер імпорту
Рисунок 2.46 – Встановлення розділювачів для текстових даних
Рисунок 2.47 – Встановлення формату даних
Рисунок 2.48 – Дані після імпортування
Після виконання цих дій на листі Excel у послідовних комірках будуть розміщені імпортовані дані.
Запитання для самоконтролю
1. Для чого служить "Панель інструментів" у вікні Microsoft Ехсеl?
2. Як позначені стовпчики на робочому полі програми Ехсеl?
3. Що відображає поле "Ім’я комірки"?
4. Що відображає "Рядок формул"?
5. Для чого служить горизонтальна "Смуга прокручування"?
6. Для чого служить вертикальна "Смуга прокручування"?
7. У якому місці вікна програми Excel знаходиться "Калькулятор" за замовчуванням?
8. Як можна перейменувати робочий аркуш?
9. Як визначається ім'я комірки електронної таблиці за замовчуванням?
10. Яким способом можна редагувати інформацію в комірці?
11. Як видалити один з аркушів електронної таблиці?
12. Як можна вставити аркуш в електронну таблицю?
13. Як розташувати текст у рядку вертикально?
14. Які імена можна давати аркушам електронної таблиці?
15. Як зробити активною потрібну комірку електронної таблиці?
16. Як швидко знайти в одному з рядків великої таблиці інформацію?
17. Як найкраще відновити вміст комірки, якщо Ви зробили помилку і вийшли з режиму редагування?
18. Чим відрізняються дії, необхідні для додавання декількох рядків замість одного?
19. Як швидше всього виділити весь аркуш електронної таблиці?
20. Що відбудеться після того, як Ви ввели в комірку якийсь текст, натиснули Enter і в наступній комірці ввели літеру, що збігається з першою літерою попереднього тексту?
21. Як зробити, щоб уведений Вами текст було розташовано в центрі обраного діапазону в рядку?
22. Чи можна в системі Excel під час роботи з одним документом відкрити інший документ?
23. Яка дія виконується при натисканні на клавішу "Автодобуток" на "Панелі інструментів"?
24. Як ввімкнути та вимкнути смугу прокрутки?
25. Як створити нову порожню книгу?
26. Як відкрити вже існуючу книгу?
27. Яким чином можна виділити весь рядок?
28. Яким чином можна виділити суміжні стовпчики?
29. Яким чином здійснюється очищення рядків?
30. Як здійснюється видалення стовпчиків?
31. Яка виконається операція при переміщені виділених комірок натиснути клавішу CTRL?
32. Що таке формула?
33. Яким чином визначається абсолютна адреса?
34. Що таке адреса комірки?
35. Якою є адреса (посилання) без знака долара, наприклад D6 або B3?
36. В чому полягає різниця між відносними посиланнями й абсолютними посиланнями?
37. Яким чином можна включити таблицю Excel в інші документи?
38. У якому вікні можна налаштувати поля сторінки?
39. Яким чином можна роздрукувати колонтитули?
40. Для чого використовують операцію попереднього перегляду документу?
3 СТВОРЕННЯ ПРЕЗЕНТАЦІЙ В СЕРЕДОВИЩІ POWERPOІNT
Призначення PowerPoint
Останніми роками велика кількість людей бере участь в презентаціях – виступах з наочною демонстрацією текстового матеріалу, таблиць, графіків, діаграм, малюнків, аудіо- і відеокліпів. Презентації широко використовуються на виставках і конференціях.
Слайди можна роздрукувати на папері і використати як роздатковий матеріал для доповіді. В презентаціях можна використовувати «прозрачки», одержувані при друці слайдів на прозорій плівці в чорно-білому або кольоровому режимі.
У кожній презентації звичайно використовується декілька основних компонентів: слайди, титульні слайди, замітки доповідача, сторінки роздачі. Якщо презентація зберігається як веб-сторінка, то можна вивести замітки, що з'являються на екрані з відповідним слайдом. Замітки допомагають аудиторії вникнути в передумови і деталі, про які звичайно розказує доповідач в ході звичної презентації.
Автоматична презентація дозволяє показувати матеріали без ведучого. Відеозображення дозволяє передавати сервер Microsoft NetShow. Для перегляду презентації достатньо мати оглядач Internet Explorer версії 4.0 і вище.
Можливість зберігати відразу декілька зразків розмітки в одному шаблоні презентації або документі полегшує роботу тих, кому потрібно створювати трохи відмінні версії презентацій, або для корпоративних користувачів, прагнучих об'єднати презентації, одержані з декількох джерел. Спеціальні конвертери дозволяють відкривати в PowerPoint презентації, створені в додатках Harvard Graphics і Lotus Freelance. При відкритті таких презентацій зберігається більшість їх початкового змісту і форматування.
Вікно PowerPoint
Після запуску PowerPoint створюється порожній титульний слайд, який відображається у вікні програми (рисунок 3.1). Як і в інших додатках Microsoft Office 2003, уздовж верхньої межі вікна PowerPoint розташований рядок заголовка, нижче - головне меню і панелі інструментів. Головне меню містить пункт «Показ слайдов» (Slide Show), якого немає у вікнах інших додатків. Він дозволяє переглянути, як проходитиме показ слайдів. Внизу вікна знаходиться рядок стану. В ньому відображаються написи пояснень: номер поточного слайду, кількість слайдів, вид презентації.
Настройки параметрів відображення програми PowerPoint після запуску визначаються установками, зробленими на вкладці «Вид» (View) діалогового вікна команди «Параметры» (Options) в меню «Сервис» (Tools). На цій вкладці можна встановити прапорець «Область задач при запуске» (Startup Task Ропі), що забезпечить показ у правій частині вікна зони задач «Приступая к работе»(Getting Started). Нижче розглянуто призначення посилань, що полегшують роботу з PowerPoint, в цій зоні.
Слайди можуть мати альбомну або портретну орієнтацію. Для переходу між слайдами можна використовувати смугу прокрутки або розташовані на ній кнопки: «Следующий слайд» (Next Slide) і «Предыдущий слайд» (Previous Slide). Для цих же цілей служать клавіші Page Up і Page Down. В нижній лівій частині вікна презентації розташовані кнопки (6), що дозволяють змінювати режим перегляду вашої презентації.
Пояснення до рисунку 3.1: 1 - ярличок вкладки «Структура»; 2 - ярличок вкладки «Слайды», 3 - зона слайду, 4 - зона задач «Приступая к работе», 5 - зона«Заметки», 6 - кнопки перемикань у різні режими перегляду презентації.
Рисунок 3.1 - Вікно PowerPoint, що відображається на екрані після запуску програми