Типы формальных совещаний
Совещания различного типа различаются не только своими целями, но и ожиданиями по отношению к ним, которые в праве иметь участники; уровнями полномочий и ответственности, а также правилами проведения. Если совещание объединяет в себе признаки совещаний различных типов, могут возникнуть проблемы. Например, инструктивное совещание требует совершенно иной атмосферы и подхода, нежели производственные совещания. Аналогично совмещение на одном совещании консультаций и принятие решений может вызвать у участников сомнения по поводу их полномочий и влияния.
Инструктивные совещания (ИС). Цель ИС обычно заключается в том, чтобы проинструктировать людей об их работе и ответственности или передать информацию на нижние уровни крупной организации. Планы уже составлены, а решения приняты вышестоящими инстанциями, и на С нужно только сообщить людям, что от них ожидается. ИС типичны для централизованно управляемых иерархических организаций, но могут быть полезными для любой крупной организации, где политические и прочие решения руководства должны доводиться до рядовых исполнителей.
Деловые совещания (ДС).ДС обычно проводятся с целью принятия решений и имеют формальную повестку дня. Участники ДС делятся информацией, обсуждают вопросы повестки дня и принимают по ним решения. Типичным недостатком ДС является, как правило, большая продолжительность обсуждений.
Комитеты планирования и рабочие группы (КП и РГ).Заниматься детальным планирование на формальных ДС обычно не целесообразно. Проработка политики, планирование текущей работы, управление кружками качества и, наконец, планирование ежегодных общих С требуют много времени, и эти дела лучше поручить небольшим Г, снабдив их четкими инструкциями. Эти Г, часто именуемые РГ, регулярно собираются на менее формальные С.
Консультационные совещания (КС).Руководство организации может проводить КС с подчиненными, представителями профсоюзов, клиентами или потребителями и, наконец, с представителями общественности. Имея в виду возможное разнообразие точек зрения, важно с максимально возможной ясностью объяснить людям предел влияния на Вас их мнений – не путайте КС с С равноправных участников. КС могут оказаться очень полезными для планирования. Правильно организованные, они могут способствовать укреплению у работников чувства сопричастности и преданности организации.
Производственные совещания (ПС).Многие организации собирают работников на ПС для заслушивания отчетов о проделанной работе и коллективного обсуждения текущих проблем, например, кризис ситуации в какой-либо команде. Такие С требуют атмосферы доверия и массы времени, чтобы можно было открыто обсудить трудные вопросы без давления на необходимость принятия решений.
Итоговые совещания (ИС).ИС могут проводиться время от времени для оценки прогресса, достигнутого организацией, подразделением или отдельными работниками в продвижении к поставленным целям, для того чтобы быть результативным, такое С должно быть хорошо подготовлено и иметь ясные цели.