Стили совещаний
Совещания могут различаться по стилю. От стиля зависят характер и объем работы, с которой совещание может успешно справиться, характер решений, которые могут быть приняты, способы, которыми могут пользоваться участники, чтобы влиять на ход и результаты совещания, и степень удовлетворенности участников. Понимание стиля совещания, в котором Вы участвуете, может помочь Вам: лучше использовать имеющиеся возможности для активного участия; изменить стиль совещания, если Вы чувствуете, что он неподходящий, т.е. неприятен для участников и препятствует достижению целей организации.
Стили совещания можно классифицировать с помощью представленной двухмерной модели.
При этом следует дать определения двум возможным стилям их ведения:
- Состязательный стиль (чаще всего характерен для совещаний, участники которых представляют группы с различающимися интересами и взглядами. Обычно участники таких совещаний руководствуются в своем поведении следующими соображениями: лучший способ уяснения проблемы заключается в открытой дискуссии по всем спорным вопросам; каждый волен лоббировать и отстаивать свою точку зрения; консенсус маловероятен; ограниченное доверие: не слишком доверяйте тем, кто декларирует Вам поддержку!).
- Согласительный стиль (наиболее вероятен, когда участники совещания имеют сходные ценности, взгляды и цели. Обычно участники совещаний этого стиля руководствуются в своем поведении следующими соображениями: лучший способ уяснения проблемы заключается в обмене мнениями и обсуждении различных точек зрения в атмосфере взаимопонимания и доверия; от индивидуумов ожидается подчинение их личных интересов интересам группы в целом, а индивидуумы, в свою очередь, ожидают, что их мнения будут должным образом учтены; завоевание голосов не практикуется как занятие ненужное и отнимающее время у продуктивного обсуждения; принимаемые решения отвечают интересам как группы в целом, так и отдельных ее членов.).
Подумайте, в какие из квадрантов Вы занесли бы совещания, в которых Вам пришлось участвовать в последнее время ?
Что делает совещания неэффективными?
Возможные причины: отсутствие или несоблюдение регламента, несоблюдение регламента, отсутствие уверенности, неподготовленность, плохая тактика, необязательность присутствия, слабое руководства, отсутствие контроля за исполнением, неэффективность общения, отсутствие повестки дня, избыточное число участников, отсутствие протокола, неясные или ложные цели.
Способы устранения причин неэффективности совещаний достаточно очевидно следуют из самих их формулировок.
Основной же вывод, который можно сделать из рассмотрения и осмысления диаграммы, такой: большинство проблем можно решить, если все (от председателя до рядового участника) будут серьезно относиться к совещаниям и своим обязанностям.
Совещания должны быть хорошо подготовлены, результаты их - заранее спланированы, должны быть определены число и состав участников, регламент и повестка дня. Председатель должен обладать соответствующими навыками и способностями, организовывать общение участников, вести совещание в нужном направлении. Решения совещания должны фиксироваться, и должен быть налажен контроль за их исполнением.
При таком подходе эффективность совещаний гарантирована.