Установление очередности действий
Следующий шаг - установление очередности действий. Ваша основная задача - выяснить, какие дела не могут начаться до завершения других, - именно это будет основным фактором, от которого зависит очередность действий. Некоторые действия предпочтительно выполнять параллельно. Наконец, определенные действия можно осуществлять в любое время, и Ваша задача - найти наиболее подходящие промежутки между другими действиями для их выполнения.
Определение необходимых ресурсов
Пришло время, когда Вы должны определить потребности в ресурсах. Нередко к этому моменту Вы уже имеете грубые оценки необходимых ресурсов, сделанные на более ранних этапах планирования, например, во время оценки различных вариантов действий. После того как Вы определите требуемые действия и очередность их выполнения, Вы сможете оценить потребности в ресурсах более точно.
Типовой перечень необходимых ресурсов: персонал, помещения, оборудование, материалы, электроэнергия. Следует не забывать и о таких важных ресурсах как время, навыки Ваших сотрудников, требуемая информация. И, конечно, финансы! Деньги - это средство для приобретения при необходимости всех остальных ресурсов.
Если план простой, точное определение требуемых ресурсов больших трудностей не составит. Если план сложный, то этот этап может оказаться очень трудоемким, требующим детального расчета затрат. Часто бывает просто невозможно точно определить требуемые объемы ресурсов, и Вы вынуждены прогнозировать, делать предварительные оценки, иногда наугад.
Пересмотр плана
Теперь, когда Вы точно знаете, какие ресурсы потребуются, самое время подвергнуть Ваш план ревизии: не забыли ли Вы какие-нибудь важные действия? приведет ли реализация данного плана к изначально поставленным целям? не выйдут ли расходы за пределы бюджета? какова вероятность осуществления плана?
В процессе пересмотра плана могут быть подвергнуты ревизиям не только пути достижения цели (например, при нехватке ресурсов), но и пересмотрена сама цель, с тем, чтобы она стала достижимой при имеющихся ресурсных ограничениях. Некоторые менеджеры отказываются прибегать к этому варианту, видя в нем некую угрозу своей репутации, но совсем исключать "изменение целей" как вариант действий не следует. Сформулированные ранее цели могут оказаться непродуманными или просто недостижимыми, и тогда пересмотреть и переопределить цели абсолютно необходимо.
Подготовка плана действий и рабочего графика
На этом этапе Вы должны составить подробный план действий, точно устанавливающий, кто, что, как и в какие сроки должен сделать. Такой план должен содержать указания и инструкции, которые позволят исполнителям точно знать, что от них ожидается. Кроме того, такой план поможет Вам как менеджеру координировать действия и контролировать ресурсы, что часто бывает очень сложно сделать.
Мониторинг и контроль, коррекция плана в случае необходимости
Приемы составления рабочих графиков, столь полезные при составлении плана (этапы 4 и 5) и придающие плану наглядность (этап 7), также представляют собой одно из средств, с помощью которых на этапе 8 менеджеры смогут контролировать выполнение намеченных действий и добиваться того, чтобы все они осуществлялись в соответствии с планом. Мониторинг и контроль за исполнением очень важны и впоследствии будут рассмотрены подробнее в блоке "Контур управленческого контроля".
Проблемы и ограничения планирования
В процессе планирования могут возникнуть серьезные разногласия, которые, однако, лучше выявить на ранних этапах, иначе они могут привести к отклонению уже готового плана или неблагоприятно сказаться на его реализации.
Возможны объективные трудности, связанные с окружающей обстановкой и ограничениями. Типичными являются ограничения на использование финансовых и прочих ресурсов, а также недостаток времени, не позволяющий, например, провести необходимые консультации. Вполне вероятно, Вам потребуется согласовать свой план с другими планами и текущей деятельностью Вашей организации. Не исключено, что придется изменить план в направлении снижения рабочих нагрузок и уменьшения потребностей в оборудовании, рабочих площадях и других физических ресурсах.
Планирование почти всегда ограничено необходимостью соблюдения определенных сроков, будь то срок выпуска на рынок нового продукта, сроки поставок и т.п. В свою очередь, Ваши планы должны информировать исполнителей о сроках, в которые они должны выполнить свою часть работы.
Как правило, процесс планирования - это итерационный процесс, требующий многократного повторения одних и тех же этапов для уточнения и (при необходимости) изменения плана по мере прояснения ситуации, в силу чего Вам почти неизбежно придется регулярно оценивать сделанное и вносить коррективы.
На диаграмме представлены наиболее общие, типовые причины возникновения проблем: