Менеджмент жүйесіндегі бақылау
4.1. Басқарудың маңызды функциясының бірі ұйымдастыру.
Ұйымдастыру дегеніміз – мақсаттарға жету үшін адамдарға бірге тиімді жұмыс істеу мүмкіндігін беретін кәсіпорын құрылымын таңдау және оны құру процесі.
Ұйымдастыру функциясы жоспарлау функциясымен байланысты. Ұйымдастырудың басты компаненті адам болатын жұмыс құрылымын құрастыруға бағытталады. Басқарудың ұйымдастырушылық құрлымы сызықтық, функционалдық және аралас белгі бойынша құрылуы мүмкін. Сонымен қатар қазіргі кезеңде матрицалық және дивизионалдық құрылымдар қолданылады.
5.Сызықтық басқару құрылымы бойынша басқарушы басқаруға байланысты барлық функцияларды өзі орындайды. Бұл құрылым абсолютті түрде орталықтандырылған және дара басшылық қағидасы мен шешімдер үшін жауапкершілікке негізделген.
Сызықтық басқару құрылымы кішігірім ұйымдарда қолданылады, сатылар саны төртеуден аспайды.
3. Функционалды басқару құрылымында мамандар жеке топ болып бөлінбеген. Олар функционалды бөлімшелердің басшылары болады. Орындаушылар олардың тікелей қарамағында болады. Функционалды басқару орталықтандыру және дара басшылық қағидаларына негізделген. Әр осындай тізбек сызықтық басқару құрылымына кіреді.
4. Сызықтық – функционалдық құрылымда толық билікті сызықтық басшы өз мойынына алады. Оған нақты мәселелерді шешуге, жоспарлауда, басқару шешімдерін дайындауда арнайы аппарат көмектеседі. Ол бас сызықтық басшының қарамағындағы функционалды бөлімшелерден түрады. Функционалды бөлімшелер өз шешімдерін жүзеге асыруда бас басшы арқылы немесе тікелей орындаушылар қызметтерінің басшылары арқылы орындайды.
5. Матрицалық құрылым кәсіпорында бір мезгілде бірнеше жобалар жасалынған кезінде қолданылады. Басқарудың матрицалық құрылымы екі түрлі басқару құрылымын біріктіру арқылы құрылады:
1. Сызықтық – функционалдық құрылым шеңберінде (тік бағыт бойынша) басқару ұйымының жеке қызметтері бойынша құрылады (өндіріс, өткізу, жабдықтау және т. Б. ).
2. Бағдарламалық мақсаттық құрылым шеңберінде (көлденең бағыт бойынша) бағдарламаларды басқару ұйымдастырылады.
Жобаның мерзімдері мен сапасы үшін жоба басшысыжауап береді, ал арнайы мәселерді шешу үшін функционалды бөлімшелер басшылары жауап береді. Матрицалық құрылым мамандарды ең тиімді пайдалануға, жобаларды жасау мерзімдерін қысқартуға, олардың сапасын жақсартуға және оларды жасауға жұмсалатын шығындарды азайтуға мүмкіндік береді.
6.Дивизионалдық құрылымның негізін салушылар Пьер С. Дюпон мен Альфред П. Слоун болды.
Дивизионалдық құрылым бойынша ұйымды элементтер мен блоктарға бөлу тауарлар мен қызметтер түрлері, тұтынушылар тобы және географиялық аймақтарға байланысты болды. Бұл құрылым фирманың көлемі, диверсификациясы, технология мен сыртқы орта өзгерісі сияқты мәселелердің шешімі ретінде пайда болды.
7.Басқарудың ұйымдастырушылық құрылымы басқарудың мақсаттары мен міндеттерін ұйымның бөлімшелері мен қызметкерлері арасында бөліп берумен сипатталады. Осыған байланысты өкілеттіліктерді делегирлеу маңызды орын алады.
Делегирлеу дегеніміз – басшыға заңсыз көп міндеттерді қызметкерлер арасында бөлуге мүмкіндік беретін құрал оны ұйым мақсатына жету үшін пайдалану қажет, олай болмаса міндеттерді басшының өзі шешуіне тура келеді. Бұл көп жағдайда мүмкін емес.
Делегирлеу дегеніміз – міндеттер мен өкілеттіліктерді олардың орындалуына жауапты болатын адамдарға беру.
Өкілеттілік дегеніміз – ұйымның ресурстарын пайдалануға және белгілі бір міндеттерді орындауға қызметкерлердің күш жігерін бағыттауға шектелген құқық. Өкілеттілік белгілі бір жеке адамға байланысты емес, лауазымға сәйкес белгіленеді.
Жауапкершілік дегеніміз – делегирленген міндеттердің қанағаттанарлық орындалуына жауап беру.
Міндеттеме дегеніміз – лауазымды тұлғаның қызметкерлерге жүктеген әрекет жиыны. Көптеген жағдайда сол қызметкерлердің келісімі бойынша.
5.2.1. Жоспарлау – ұйымның мақсатын және сол мақсаттарға жету үшін қажетті іс-әрекеттерді белгілейді. Жоспарлау функциясы келесі сұрақтарға жауап беру керек: 1) қазір қай жерде тұрмыз? 2) қайда болғымыз келеді? 3) сол мақсатқа жету үшін қазіргі кезеңде қандай әрекеттер жасауымыз керек?
2. Жоспарлау қағидалары:
- орталықтандыру мен орталықсыздандыруды үйлестіру (басқарушы және басқарылушы жүйелердің арақатынасы)
- жоспар құруда жеке тұлға мақсаттарына емес, ұжым мақсатына бағытталуы;
- жоспардың ғылыми негізделуі;
- жоспарлаудың икемділігі, бейімділігі;
- жоспарлау ұйым қызметіне қажет етілетін қызметкерлердің б.б. типін қабылдауға мүмкіндік береді.
3. Жоспарлау түрлері:
1) Индикативті жоспарлау – өз дамуында 3 негізгі формада жүзеге асқан:
- конъюктуралық форма
- құрылымдық форма
- стратегиялық форма
2) Стратегиялық жоспарлау – ол объектінің келешектегі сапалық жағдайын анықтайтын жоспар түрі (ұзақ мерзімді).
3) Тактикалық жоспар – стратегиялық мақсатқа жету барысында құрылатын орта мерзiмдi жоспар.
4) Оперативтік жоспарлау – күнделікті іс-әрекеттерді орындауға мүмкіндік береді.
5) Ұйым ішіндегі жоспарлау
Бизнес жоспар екі мақсатта құрылуы мүмкін:
а) несие алу үшін
б) өз ішінде қолдану үшін
Уақыт мерзіміне байланысты жоспар 3-ке бөлінеді:
- ұзақ мерзімді;
- орта мерзімді;
- қысқа мерзімді
8.Стратегиялық жоспарлау – ол басшылықтың іс-әрекеттері мен қабылданған басқару шешімінің жиынтығы. Бұл іс-әрекеттер мен шешімдер ұйым мақсатына қол жеткізетін арнаулы стратегияларды құрастыруға әкеліп соғады. Питер Лоранж бойынша, стратегиялық жоспарлау шеңберінде 4 негізгі басқарушылық қызмет орын алады:
- ресурстарды, қорларды бөлу;
- сыртқа ортаға бейімделу;
- ішкі координация: ұйымның ішкі күшті және әлсіз жақтарын анықтау
- ұйымдық стратегияларды танып білу.
Стратегия ерекше «генерал өнері» дегенді білдіреді. Стратегия – ұйым миссиясы мен мақсатардың орындалуын қамтамасыз ететін жан-жақты, кешенді жоспар.
Стратегиялық жоспарлау процесі:
1. Ұйымның миссиясы
2. Ұйым мақсаттары
3. Сыртқы ортаны талдау және бағалау
4. Ішкі күшті және әлсіз жақтарды басқарушылық зерттеу
5. Стратегиялық баламаларды зерттеу